Керуючись Законом України "Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти", постановами Кабінету Міністрів України "Про затвердження Типового положення з планування, обліку і калькулювання собівартості науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт" від 20.07.96 N 830, "Про затвердження переліку обов'язкових етапів робіт під час проектування, впровадження та експлуатації систем і засобів автоматизованої обробки та передачі даних" від 04.02.98 N 121, ДСТУ 3008-95 ("Документація. Звіти у сфері науки і техніки"), ГОСТ 34.602-89 "Інформаційні технології. Технічне завдання на створення (передачу) автоматизованої системи", ДСТУ 3973-2000 "Правила виконання науково-дослідних робіт. Загальні положення", методичними рекомендаціями щодо застосування Положення (стандарту) бухгалтерського обліку N 16 "Витрати" при визначенні вартості науково-дослідних робіт, іншими чинними нормативно-правовими актами

1. Затвердити Положення про порядок планування, фінансування і контролю за виконанням та впровадженням науково-дослідних робіт (далі - Положення).

2. Управлінню стратегічного розвитку та ефективності державної служби (Станкевич Т.В.) в тижневий термін довести зазначене Положення до керівників структурних підрозділів Головдержслужби та виконавців науково-дослідних робіт.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Начальника Головдержслужби Оболенського О.Ю.

1.1. Положення про порядок планування, фінансування і контролю за виконанням та впровадженням науково-дослідних робіт (далі - Положення) розроблено відповідно до вимог чинного законодавства України.

1.2. Положення спрямоване на реалізацію завдань Головдержслужби в області розвитку державної служби і визначає єдині вимоги та правила щодо формування планів, фінансування і контролю за виконанням та впровадженням науково-дослідних робіт (далі - НДР).

1.3. Суб'єктами Положення є Головдержслужба, її структурні підрозділи, Центр сприяння інституційному розвитку державної служби та організації, установи і підприємства усіх форм власності, які беруть участь у виконанні НДР.

1.4. Підставою для включення НДР до проекту плану є реалізація: законів України, актів Президента України, постанов Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, національних, державних, галузевих і регіональних наукових та науково-технічних програм у сфері розвитку державної служби, заходів з основної діяльності Головдержслужби.

1.5. Формування планів НДР здійснюється за визначенням їх як прикладних наукових досліджень.

1.6. Усі звітні матеріали надаються виконавцями державною мовою у друкованому вигляді (два примірники) та на магнітних носіях в узгодженому із замовником форматі.

1.7. Визначення кошторисної вартості НДР здійснюється відповідно до обсягу та складності роботи на підставі Типового положення з планування, обліку і калькулювання собівартості науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20.07.96 N 830, та не може перевищувати заплановані видатки з державного бюджету.

2.1. Джерелами фінансування НДР є:

- Державний бюджет України;

- інші, не заборонені чинним законодавством України, кошти.

2.2. Фінансування робіт по створенню (передачі) продукції здійснюється на умовах, що визначені в договорах.

2.3. Можливі схеми фінансування:

- авансова оплата;

- одноразова оплата за результатами виконання повного обсягу робіт за договором;

- поетапна оплата за результатами виконання окремих етапів, що передбачені календарним планом виконання робіт за договором, з можливим частковим авансуванням.

Конкретна схема фінансування визначається договором з урахуванням вимог Головного управління Державного казначейства України.

2.4. Управління справами у триденний строк після надходження до Головного управління державної служби Державного бюджету України на відповідний рік доводить до управління стратегічного розвитку та ефективності державної служби інформацію про заплановані та фактичні обсяги фінансування робіт щодо створення (передачі) продукції, про наявні та очікувані фінансові ресурси.

2.5. Розрахунки між Замовником та Виконавцем за виконані за договором роботи проводяться лише в межах фактичних надходжень бюджетних коштів до Замовника або інших джерел фінансування, не заборонених законодавством.

2.6. Відповідальне управління за погодженням з управлінням стратегічного розвитку та ефективності державної служби готує службову записку з пропозицією щодо черговості та обсягу фінансування робіт за договорами в межах отриманих Замовником коштів та подає її Начальнику Головдержслужби через першого заступника чи заступника Начальника Головдержслужби, який відповідно до розподілу обов'язків координує Відповідальне управління.

2.7. Відповідальне управління спільно з управлінням стратегічного розвитку та ефективності державної служби готує необхідні матеріали для проведення розрахунків з Виконавцями за виконані за договором роботи (етапи).

2.8. Управління справами за поданням управління стратегічного розвитку та ефективності державної служби проводить розрахунки за виконані за договором роботи (етапи) згідно з актом здачі-приймання продукції, звітом про виконання кошторису робіт з розшифруванням статей витрат та службовою запискою з резолюцією Начальника Головдержслужби при надходженні бюджетних коштів або коштів з інших джерел фінансування, не заборонених законодавством.

2.9. Кошти, виділені з Державного бюджету України на створення (передачу) продукції, є цільовими асигнуваннями і не можуть бути використані з будь-якою іншою метою.

3.1. Формування плану НДР здійснюється управлінням стратегічного розвитку та ефективності державної служби з урахуванням пропозицій інших структурних підрозділів відповідно до поставлених перед Головдержслужбою завдань та на підставі нормативно-правових актів.

3.2. Пропозиції обов'язково повинні містити:

1) назву НДР; анотацію до НДР; проект технічного завдання на виконання НДР; пропозиції щодо обсягу фінансування кожної НДР; кваліфікаційні вимоги до виконавців НДР; прізвище, ім'я та по батькові відповідальних за проведення НДР керівників структурних підрозділів;

2) якщо пропонується застосування процедури закупівлі в одного виконавця, - обґрунтовані пропозиції щодо застосування такої процедури з детальною інформацією про потенційного виконавця НДР, яка підтверджує відповідність його кваліфікаційним вимогам;

3) якщо пропонується застосування процедури торгів з обмеженою участю, - перелік потенційних виконавців НДР з детальною інформацією про кожного, яка підтверджує відповідність їх кваліфікаційним вимогам.

3.3. Анотація до НДР обов'язково повинна включати в себе:

1) актуальність НДР;

2) перелік документів, на виконання яких пропонується проведення НДР (закони України; укази, розпорядження та доручення Президента України; постанови, розпорядження та доручення Кабінету Міністрів України та ін.);

3) кінцевий результат роботи з обов'язковим зазначенням впровадження та використання в майбутньому.

3.4. Узагальнені пропозиції у вигляді проекту Плану проведення НДР погоджуються з першим заступником Начальника Головдержслужби, який відповідно до розподілу обов'язків координує питання проведення наукових досліджень.

Проект Плану проведення НДР на наступний рік виноситься на розгляд Колегії Головдержслужби до 25 листопада поточного року.

3.5. Для визначення обсягів фінансування на наступний рік Головдержслужба щорічно подає до Мінекономіки та Мінфіну запит на фінансування НДР з визначенням обсягів фінансування. З цією метою структурні підрозділи Головдержслужби у терміни та за формою, визначеними вказаними міністерствами, надають відповідну інформацію для узагальнення управлінню стратегічного розвитку та ефективності державної служби.

3.6. Виконання робіт всіх рівнів проводиться на конкурентній основі за процедурами державних закупівель на роботи (послуги), які проводяться згідно із Законом України "Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти" від 22.02.2000 р. N 1490-III.

Організація проведення закупівель покладається на тендерний комітет Головдержслужби.

3.7. Щороку за результатами Колегії Головдержслужби управління стратегічного розвитку та ефективності державної служби надає схвалений проект Плану проведення НДР на затвердження Начальникові Головдержслужби до 15 лютого року виконання досліджень.

Цим же наказом визначаються структурні підрозділи Головдержслужби, які безпосередньо будуть контролювати хід виконання кожної роботи, відповідати за їх якість та впровадження.

3.8. Затверджений Головдержслужбою План проведення НДР з визначеним обсягом фінансування та очікуваними результатами робіт подається до Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України.

3.9. Внесення змін до Плану проведення НДР можливе лише на підставі обґрунтування, відповідно до чинних нормативно-правових актів та після розгляду їх на Колегії Головдержслужби.

Структурні підрозділи, відповідальні за виконання НДР, погоджують пропозиції щодо внесення змін до Плану проведення НДР з першим заступником Начальника Головдержслужби, який відповідно до розподілу обов'язків координує питання проведення наукових досліджень, та вносять свої пропозиції до порядку денного проведення Колегії Головдержслужби.

4.1. Виконання робіт згідно з Планом проведення НДР здійснюється на підставі договору на виконання (передачу) науково-дослідної роботи між замовником в особі Головдержслужби (далі - Замовник) та організаціями, підприємствами, установами - виконавцями робіт (далі - Виконавець), які є переможцями торгів.

4.2. Виконавець оформлює згідно з формами, що наведені у додатках (Розділ 8) цього Положення, проекти договірних документів у такому складі:

- договір на виконання (передачу) науково-дослідної роботи;

- технічне завдання (додаток 1);

- протокол погодження кошторисної вартості продукції (додаток 2);

- календарний план виконання робіт за договором (додаток 3);

- калькуляція кошторисної вартості (додаток 4);

- розрахунок витрат за статтею "Витрати на оплату праці" (додаток 5);

- розрахунок витрат за статтею "Матеріали" (додаток 6);

- розрахунок витрат за статтею "Витрати на службові відрядження" (додаток 7);

- розрахунок витрат за статтею "Витрати на роботи, які виконуються сторонніми організаціями" (додаток 9);

- розрахунок витрат за статтею "Спецустаткування для наукових (експериментальних) робіт" (додаток 8);

- розрахунок витрат за статтею "Інші витрати" (додаток 10);

- пояснювальна записка до калькуляції кошторисної вартості робіт (додаток 11);

- перелік спеціального, стандартного устаткування та матеріалів, що передається Замовнику після завершення робіт за договором (додаток 13).

4.3. Виконавець разом з Відповідальним управлінням проводить підготовчу роботу з формування проекту договору, яка складається з:

- формування та узгодження технічного завдання; узгодження етапів та термінів виконання роботи і формування календарного плану виконання робіт за договором;

- узгодження переліку спеціального, стандартного устаткування та матеріалів, що передається Замовнику за результати роботи за договором;

- узгодження інших умов виконання роботи.

4.4. Договірні документи підписуються відповідальними особами Виконавця. Договірні документи скріплюються печатками Виконавця та подаються у офіційному порядку Замовнику у двох примірниках.

У випадку наявності у Виконавця організацій-співвиконавців обов'язково подаються усі документи, які стосуються договорів, що укладаються між ними. Склад документів за цими договорами такий самий, як і основного договору.

Всі документи оформлюються державною мовою. Матеріали в електронному вигляді мають бути подані у форматі *.rtf.

4.5. Всі договірні документи з проекту договору передаються до управління стратегічного розвитку та ефективності державної служби, яке за участю Відповідального управління та Виконавця здійснює підготовку до підписання договору Замовником, а саме:

- перевірку відповідності оформлення договірних документів цьому Положенню;

- візування та підписання відповідних договірних документів примірника Замовника при відсутності зауважень, в тому числі розгляд та узгодження договірних документів з урахуванням роботи літредактора, управлінням справами, юридичним управлінням, іншими структурними підрозділами - співвиконавцями;

- візування відповідних договірних документів примірника Замовника першим заступником начальника Головдержслужби, який відповідно до розподілу обов'язків координує питання проведення наукових досліджень;

- передачу договірних документів на доопрацювання Виконавцю при виявленні зауважень.

4.6. Договірна ціна на створювану продукцію, яка затверджена договірними документами, не підлягає перегляду протягом всього терміну дії договору, крім випадків зміни Технічного завдання (що викликає зміну обсягів робіт).

4.7. Усі зміни умов договору, вимог технічного завдання та календарного плану, потреба в яких виникла у процесі роботи, мають оформлятися додатковою угодою (додаток 14) з доданням до неї додаткового Технічного завдання, протоколу погодження договірної ціни на продукцію до додаткової угоди (додаток 15), якщо вона змінюється, календарного плану виконання робіт за договором до додаткової угоди (додаток 16), калькуляції кошторисної вартості до додаткової угоди (додаток 17). Зазначені документи додаються до договору як його невід'ємна частина.

Формування, подання Виконавцем Замовнику, узгодження та затвердження додаткових договірних документів здійснюється у тому ж порядку, що й для основних договірних документів.

4.8. Договори на створення (передачу) продукції при відсутності обґрунтування впровадження (використання) не укладаються.

4.9. Договори та відповідні додатки підписуються безпосередньо Начальником Головдержслужби. Підпис засвідчується печаткою.

4.10. Після реєстрації один примірник договору залишається у Замовника, а другий примірник передається Виконавцю.

4.11. Підписані договори в установленому порядку реєструються та зберігаються в управлінні стратегічного розвитку та ефективності державної служби.

5.1. Супроводження виконання робіт за договором здійснюється Відповідальним управлінням на всіх етапах їх виконання.

5.2. Відповідальне управління здійснює організаційно-методичне супроводження виконання робіт:

- надає Виконавцям пакет методичних матеріалів щодо укладання договору на паперових та електронних носіях;

- доводить до Виконавців нормативні документи Замовника стосовно змін в порядку укладання договорів на виконання (передачу) науково-дослідної роботи, фінансування та супроводу виконання робіт, звітності та впровадження (використання) продукції;

- запитує від Виконавців необхідні довідки щодо стану роботи за договором. Готує поточні узагальнені довідки щодо стану робіт за договорами та їх фінансування.

5.3. Управління стратегічного розвитку та ефективності державної служби разом з Відповідальним управлінням протягом усього часу виконання робіт за договором здійснюють контроль за термінами та якістю робіт, за їх відповідністю вимогам Технічного завдання, переліку обов'язкових етапів робіт, а також за термінами подання звітних матеріалів Виконавцем Замовнику. Організує приймання кожного етапу роботи, передбаченого календарним планом виконання робіт за договором, та роботи в цілому.

5.4. Перевірку економічної частини договірних документів здійснює управління справами.

5.5. Відповідальне управління готує наказ щодо складу Приймальної комісії з розгляду результатів виконаних НДР та організовує її роботу, готує висновки щодо впровадження результатів роботи та доцільності її продовження.

5.6. Оцінювання результатів НДР здійснюється Приймальною комісією, призначеною наказом Головдержслужби, із залученням відповідального представника Виконавця протягом 10 робочих днів від дня подачі результатів на розгляд.

5.7. До складу Приймальної комісії входять:

- Голова приймальної комісії - перший заступник Начальника Головдержслужби або заступник Начальника Головдержслужби, який відповідно до розподілу обов'язків координує роботу Відповідального управління;

- представник управління стратегічного розвитку та ефективності державної служби;

- представник Відповідального управління;

- представники структурних підрозділів, визначених планом проведення НДР як співвиконавці Відповідального управління;

- представник управління справами;

- представник Виконавця.

5.8. Приймальна комісія заслуховує доповідь наукового керівника роботи за договором, розглядає надані звітні документи та результати виконаних робіт. Рішення Приймальної комісії оформлюється протоколом із зазначенням відповідності результатів виконаних робіт вимогам Технічного завдання, викладенням пропозицій щодо затвердження акта здачі-приймання продукції.

5.9. Датою виконання зобов'язань Виконавця по роботі (етапу) є дата затвердження Замовником акта здачі-приймання продукції.

5.10. Спецустаткування та матеріали за актом передаються Замовнику. Додаються копії первинних документів щодо його придбання, документи про гарантійні обов'язки та інші документи.

5.11. Право власності на створену за договором продукцію належить Замовнику. Використання створеної продукції Виконавцем може здійснюватися лише за погодженням із Замовником.

5.12. Відповідальне управління контролює впровадження (використання) створеної за договором продукції.

5.13. Заключні та проміжні звітні матеріали з результатів роботи за рішенням Колегії Головдержслужби, науково-методичної ради Головдержслужби, Приймальної комісії Замовника, за пропозиціями структурних підрозділів можуть направлятися до зацікавлених міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, організацій для їх рецензування, підготовки пропозицій щодо використання результатів робіт, доцільності їх продовження. Результати окремих робіт можуть розглядатися на науково-технічних конференціях, семінарах.

5.14. Результати етапів виконання робіт всіх рівнів та заключні звіти після розгляду їх Приймальною комісією виносяться на засідання Колегії Головдержслужби.

5.15. У разі необхідності Замовник має право організувати проведення незалежної експертизи результатів виконаної роботи.

6.1. Звітність за укладеними договорами визначається умовами договору.

6.2. За результатами виконання робіт кожного етапу та роботи в цілому згідно з Технічним завданням та календарним планом виконання робіт за договором Виконавець подає Замовнику в офіційному порядку наступні звітні документи:

- заключний (проміжний) науковий звіт, оформлений згідно з ДСТУ 3008-95;

- акт здачі-приймання продукції за етапом (додаток 18) або акт здачі-приймання продукції за договором (додаток 19);

- звіт про виконання кошторису роботи (етапу) (додаток 20) з розшифруванням статей витрат.

Крім того, за результатами виконаних робіт за договором в цілому подаються:

- продукція згідно з переліком, що додається до договору (додаток 12);

- програми та протоколи випробувань продукції, створеної при виконанні договору;

- спеціальне, стандартне устаткування та матеріали згідно з переліком, що додається до договору (додаток 13), та відповідні товарно-супровідні документи;

- копія протоколу Наукової ради Виконавця з висновками про відповідність виконаної роботи Технічному завданню (тільки для наукових установ);

- копії реєстраційної та облікової карток;

- акт випробування науково-технічної продукції (додаток 21);

- акт здачі-приймання устаткування та матеріалів (додаток 22);

- акт впровадження продукції (додаток 24).

6.3. Звітні документи подаються Замовнику для приймання в 2-х примірниках. Науковий звіт і науково-технічна документація подаються у друкованому вигляді і на магнітному носії. Усі документи оформлюються державною мовою, а в електронному вигляді мають бути подані у форматі *.rtf. Один примірник наукового звіту після затвердження Замовником передається Виконавцю, другий - зберігається у Відповідальному управлінні.

6.4. Звітні матеріали, передбачені договором, із супровідним листом на ім'я Замовника подаються Виконавцем у офіційному порядку до Відповідального управління у визначені договором терміни, де вони реєструються у спеціальному журналі.

6.5. Відповідальне управління проводить розгляд звітних документів щодо вимог даного Положення.

7.1. Це Положення вводиться в дію наказом Головдержслужби і є обов'язковим для виконання суб'єктами з моменту його підписання.

2.1. Термін здачі робіт по Договору: _____________ року.

2.2. Перелік наукової, технічної та іншої документації, що підлягає оформленню та здачі Виконавцем Замовнику за окремими етапами, визначені Технічним завданням та Календарним планом (додаток 2), що є невід'ємними частинами цього Договору.

2.3. Передача оформленої у встановленому порядку документації Договору здійснюється за супроводжувальними документами Виконавця.

2.4. По завершенні виконання робіт за відповідними етапами Виконавець подає Замовнику акт здачі-приймання науково-дослідної роботи з додатками до нього:

- супроводжувального листа;

- звіту про виконання науково-дослідної роботи;

- науково-дослідної роботи, яка передбачена Технічним завданням, Календарним планом та умовами Договору;

- звіту про виконання кошторису з розписом за статтями витрат.

2.5. Приймання та оцінка науково-дослідної роботи здійснюється Приймальною комісією, призначеною наказом Головдержслужби, із залученням відповідального представника Виконавця протягом 10 робочих днів.

2.6. Приймання та оцінка завершується складанням Протоколу з висновком про відповідність (невідповідність) виконаної роботи Технічному завданню, а також пропозиціями щодо подальшої реалізації Договору з переліком необхідних доопрацюван і термінами їх виконання.

2.7. Використання науково-дослідної роботи здійснюється Замовником шляхом впровадження результатів у Головдержслужбі України та органах виконавчої влади.

2.8. Створена за Договором науково-технічна продукція передається замовнику відповідно до чинного законодавства.

3.1. За виконану науково-дослідну роботу згідно з цим Договором Замовник перераховує Виконавцю відповідно до Протоколу узгодження ціни на науково-дослідну роботу (додаток 3) ___________ (_______ прописом _____) гривень, ПДВ не передбачається згідно з пунктом 5.1.22 Закону України "Про податок на додану вартість", що діє з 01.08.97 року.

3.2. Планова калькуляція кошторисної вартості робіт та розрахунки витрат за статтями наведені у додатку 4.

3.3. Оплата проводиться ____________________________________.

3.4. Фінансування Договору виконується у строки та по статтях, які визначаються Головдержказначейством України.

3.5. Джерело фінансування - державний бюджет (код програмної класифікації - _________________). Підстава - Закон України "Про державний бюджет на 200__ рік" від _____________ N __________.

4.1. Замовник за Договором має право:

- використовувати передані йому результати робіт у межах і на умовах, встановлених Договором;

- здійснювати контроль за ходом та якістю виконаних робіт;

- передавати Виконавцеві необхідну для виконання робіт інформацію.

4.2. Замовник протягом 15 робочих днів з дня отримання акта здачі-приймання та звітних документів, що перелічені в п. 2.4 цього Договору, зобов'язаний надіслати Виконавцю підписаний акт здачі-приймання науково-дослідної роботи або мотивовану відмову від прийняття робіт. У разі підписання акта здачі-приймання науково-дослідної роботи він передається на оплату.

4.3. У разі мотивованої відмови Замовника від прийняття робіт Сторонами складається двосторонній акт з переліком необхідних доопрацювань і термінів їх виконання.

4.4. У разі дострокового виконання робіт Замовник має право достроково прийняти та оплатити їх за ціною, що вказана в Договорі (з узгодженням змін в калькуляції кошторисної вартості).

4.5. Використання отриманих результатів роботи Виконавцем може проводитись лише за погодженням із Замовником.

4.6. При використанні результатів, отриманих під час реалізації Договору, Виконавець у друкованих виданнях, при демонстрації експонатів на виставках і ярмарках, у проспектах, рекламі та іншій документації, пов'язаній із введенням зазначених результатів у господарський обіг, зобов'язаний зазначити, що робота виконувалась за рахунок бюджетних коштів державних науково-дослідних програм тощо.

5.1. За невиконання або неналежне виконання зобов'язань за цим Договором Виконавець та Замовник несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

5.2. В разі невиконання робіт по Договору з вини Виконавця останній повертає Замовнику всі раніше сплачені кошти з виплатою відсотків в розмірі діючих на той час ставок для кредитів.

5.3. В разі неприйняття Замовником виконаної Виконавцем роботи в цілому через невідповідність її Технічному завданню, Календарному плану Виконавцю сплачується тільки вартість робіт, прийнятих Замовником.

5.4. Виконавець несе відповідальність за цільове використання коштів державного бюджету відповідно до чинного законодавства.

6.1. Сторони звільняються від відповідальності за невиконання або неналежне виконання зобов'язань за цим Договором, якщо це є наслідком обставин непереборної сили (форс-мажор), що виникли після підписання цього Договору та не залежать від волі Сторін.

6.2. В разі виникнення форс-мажорних обставин Замовник зобов'язаний надіслати письмове повідомлення Виконавцю не пізніше 15 днів.

7.1. Цей Договір набирає силу з моменту його підписання обома Сторонами та діє до повного виконання ними своїх зобов'язань за цим Договором протягом календарного року.

7.2. Будь-які доповнення, зміни до цього Договору дійсні і мають юридичну силу, якщо вони здійснені в письмовій формі та підписані Сторонами.

7.3. Додатки, що є невід'ємною частиною Договору:

1. Технічне завдання на виконання науково-дослідної роботи - додаток 1.

2. Календарний план - додаток 2.

3. Протокол узгодження ціни на науково-дослідну роботу - додаток 3.

4. Планова калькуляція кошторисної вартості науково-дослідної роботи з розрахунком за статтями витрат, обґрунтуванням статей планової калькуляції - додаток 4.

5. інші необхідні додатки;

......

7.4. Договір складено у 2-х оригінальних примірниках, які мають однакову юридичну силу і зберігаються у кожної із Сторін.