Відповідно до Положення про проведення атестації державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 року N 1922, та Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань, затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 31 жовтня 2003 року N 122,

1. Затвердити Порядок проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Державної судової адміністрації України покладених на них обов'язків і завдань (далі - Порядок проведення щорічної оцінки), що додається.

2. Запровадити у Державній судовій адміністрації України щорічну оцінку виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань.

Першу щорічну оцінку виконання державними службовцями Державної судової адміністрації України покладених на них обов'язків і завдань провести у квітні 2004 року за підсумками роботи у 2003 році.

3. Заступникам Голови, керівникам структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України:

3.1 ознайомити всіх державних службовців із Порядком проведення щорічної оцінки та забезпечити проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань згідно із затвердженим Порядком проведення щорічної оцінки;

3.2 забезпечити передачу управлінню кадрової роботи та державної служби заповнених форм бланка щорічної оцінки виконання державним службовцем посадових обов'язків і завдань (далі - Форма бланка щорічної оцінки) до 10 травня 2004 року для зберігання в особових справах працівників.

4. Управлінню кадрової роботи та державної служби (Рибак І.О.) господарському відділу (Онопрієнко П.І.) забезпечити Формою бланка щорічної оцінки структурні підрозділи в паперовому та електронному варіантах.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації України Гашицького О.В.

Цей Порядок визначає правові і організаційні засади проведення оцінки виконання державними службовцями Державної судової адміністрації України покладених на них обов'язків і завдань під час щорічного підбиття підсумків, що здійснюється відповідно до Положення про проведення атестації державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 року N 1922, із змінами, унесеними постановою Кабінету Міністрів України від 25 грудня 2002 року N 1979, та Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань, затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 31 жовтня 2003 року N 122 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 19 листопада 2003 року N 1063/8384.

1.1. Метою щорічної оцінки виконання державними службовцями апарату Державної судової адміністрації України покладених на них обов'язків і завдань (далі - щорічна оцінка) під час підбиття підсумків виконання ними своїх обов'язків є здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців шляхом перевірки якості їхньої діяльності відповідно до посадових інструкцій, особистих планів роботи.

1.2. Щорічна оцінка проводиться з метою поліпшення добору й розстановки кадрів, розвитку ініціативи і творчої активності державних службовців апарату Державної судової адміністрації України, визначення їх потенціалу, потреб у підвищенні кваліфікації та особистому розвитку; планування кар'єри, вдосконалення процесу планування та організації діяльності як державного службовця, так і державного органу в цілому, виявленні організаційних проблем та оперативного реагування на них, аналізу виконання посадових інструкцій.

1.3. Щорічна оцінка проводиться безпосередніми керівниками у січні - лютому за підсумками роботи у минулому році:

- керівників самостійних структурних підрозділів - Головою, першим заступником Голови, заступниками Голови Державної судової адміністрації України, які здійснюють координацію та контроль діяльності структурних підрозділів за розподілом обов'язків;

- заступників керівників самостійних структурних підрозділів, керівників структурних підрозділів, які входять до складу самостійних структурних підрозділів, - керівниками відповідних самостійних структурних підрозділів;

- державних службовців структурних підрозділів - керівниками структурних підрозділів.

1.4. У разі відсутності безпосереднього керівника (хвороба, довготривале відрядження тощо) або якщо безпосередній керівник працює неповний звітний рік, щорічну оцінку може проводити заступник керівника структурного підрозділу, у разі відсутності такої посади - керівник вищого рівня.

1.5. Заповнені Форми бланка щорічної оцінки передаються до управління кадрової роботи та державної служби Державної судової адміністрації України до 27 лютого поточного року.

1.6. Не підлягають щорічному оцінюванню вагітні жінки, державні службовці патронатної служби та державні службовці, призначені на посаду у звітному періоді.

1.7. При проведенні щорічної оцінки виконання державними службовцями обов'язків (згідно з посадовими інструкціями) та покладених на них планових і позапланових завдань (відповідно до плану діяльності Державної судової адміністрації України, відповідного структурного підрозділу, доручень, які отримані в оперативному порядку структурним підрозділом) необхідно використовувати особисті плани роботи державних службовців, які формуються ними за дорученнями безпосереднього керівника на початку року відповідно до планів роботи структурного підрозділу та доповнюються протягом року за дорученнями (резолюціями) керівника в разі покладання на підрозділ нових завдань, а також надходження доручень органів вищого рівня.

1.8. Протягом року до особистого плану роботи можуть вноситися зміни і доповнення на підставі документів, за якими Державній судовій адміністрації України, структурному підрозділу спрямовуються позапланові завдання (доручення органу вищого рівня, накази (розпорядження), доручення керівників Державної судової адміністрації України, рішення колегії тощо).

1.9. Оцінювання виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань - є процедурою перевірки діяльності державних службовців відповідно до посадових інструкцій, особистих планів роботи та порівняння якості їх роботи із визначеними критеріями і показниками, що здійснюється безпосереднім керівником шляхом спостереження та контролю.

1.10. Щорічна оцінка проводиться у відповідності до критеріїв та показників якості роботи державних службовців, які поділяються на загальні (характерні для усіх державних службовців) та спеціальні (залежать від особливостей роботи кожного структурного підрозділу). Зазначені критерії та показники пов'язуються з конкретною діяльністю та очікуваними результатами. Примірний перелік загальних критеріїв та показників якості роботи державного службовця визначено додатком 1.

1.11. Процедура щорічної оцінки, критерії та показники якості роботи повинні постійно вдосконалюватися, а тому підлягають систематичному перегляду.

1.12. Щорічна оцінка має здійснюватися в атмосфері довіри і справедливості, на засадах законності, прозорості, гласності, об'єктивності, неупередженості, рівноправності.

2.1. Відповідно до Типового положення про кадрову службу органу виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 серпня 1996 року N 912 (із змінами та доповненнями), організаційне забезпечення проведення щорічної оцінки покладається на управління кадрової роботи та державної служби Державної судової адміністрації України.

2.2. До початку проведення оцінювання управління кадрової роботи та державної служби забезпечує керівників структурних підрозділів Порядком проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Державної судової адміністрації України покладених на них обов'язків і завдань та критеріями і показниками якості роботи, а також разом з Господарським відділом забезпечує підрозділи Формою бланка щорічної оцінки виконання державним службовцем посадових обов'язків і завдань (дані - Форма бланка щорічної оцінки), зразок якої додається (додаток 2). Зазначена Форма бланка щорічної оцінки доводиться до структурних підрозділів у паперовому або електронному варіантах.

2.3. Процедура проведення щорічної оцінки складається з таких етапів: підготовчий період, оцінювання, співбесіда та підписання результатів обговорення, затвердження керівником вищого рівня результатів оцінювання, заключний етап.

2.4. Підготовчий період включає аналіз безпосереднім керівником та державним службовцем виконання завдань та обов'язків, визначених у посадових інструкціях, положеннях про структурні підрозділи, особистих планах роботи, наданих окремих дорученнях у звітний період, а також установлення безпосереднім керівником дати проведення співбесіди.

2.5. Оцінювання здійснюється державним службовцем через сомооцінювання та оцінювання безпосереднім керівником, результати якого заносяться до Форми бланка щорічної оцінки та додатка до неї.

2.6. Самооцінка забезпечує активну конструктивну участь державного службовця в процедурі щорічної оцінки. Державний службовець має висловити свою точку зору, визначити проблемні питання, а також встановити для себе конкретну мету в удосконаленні професіоналізму.

Безпосередній керівник оцінює виконання державним службовцем посадової інструкції, особистого плану роботи, визначеного на початку звітного періоду (усіх завдань, окремих доручень, своєчасність, якість, результативність їх виконання), з'ясовує причини продовження термінів виконання завдань, змін до плану тощо.

2.7. Оцінювання безпосереднім керівником має бути обгрунтованим, спиратися на конкретні приклади з відзначенням позитивних показників роботи державного службовця, рівня його знань, умінь, професійних та ділових якостей, недоліків у роботі, а також шляхів їх подолання.

За результатами оцінювання і самооцінювання керівником виставляється підсумкова оцінка.

2.8. Підсумкова оцінка може бути:

низька - державний службовець повинен поліпшити свою роботу, щоб уникнути постійного втручання керівника для корекції результату його роботи;

задовільна - державний службовець досяг певних результатів, володіє певним обсягом навичок, необхідних для виконання своїх посадових обов'язків, і повинен спрямовувати свою діяльність на ті складові, які примушують керівника часом вносити корективи в результати роботи;

добра - державний службовець досяг результатів володіння навичками й уміннями, унеможливив необхідне втручання керівника в результати роботи, спрямував зусилля на запровадження інноваційного стилю пошуку рішень;

висока - державний службовець перевищив очікувані результати, виявив грунтовні знання і навички, застосував інноваційний стиль виконання своїх обов'язків і доручень.

2.9. Заповнену Форму бланка щорічної оцінки безпосередній керівник у тижневий термін передає держслужбовцю для ознайомлення.

2.10. Співбесіда безпосереднього керівника з державним службовцем проводиться з метою обговорення результатів оцінки його роботи за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо виконання завдань, визначення необхідності підвищення кваліфікації та складання особистих планів роботи на наступний рік з огляду на пріоритети діяльності структурного підрозділу або Державної судової адміністрації України.

2.11. Обговорення повинно бути структурованим, неформальним і мати рекомендаційний та роз'яснювальний характер з урахуванням самооцінки державного службовця.

2.12. При проведенні співбесіди необхідно дотримуватися балансу між позитивною оцінкою роботи і критикою окремих напрямів з відповідним обгрунтуванням.

2.13. Співбесіда має закінчуватися підписанням безпосереднім керівником і державним службовцем Форми бланка щорічної оцінки на підтвердження того, що результати оцінювання обговорені та складений особистий план роботи на наступний рік, зразок якого наведено в додатку 3.

2.14. Затвердження керівником вищого рівня результатів щорічної оцінки здійснюється після ознайомлення з результатами оцінювання. Керівник вищого рівня при цьому може висловити свої зауваження та пропозиції (розділ 5 додатка 2), а також провести, у разі необхідності, відповідні співбесіди.

2.15. Заключний етап включає в себе перевірку заповнення Форми бланка щорічної оцінки управлінням кадрової роботи та державної служби і долучення її до особової справи державного службовця.

2.16. Управління кадрової роботи та державної служби аналізує та узагальнює результати щорічної оцінки і готує проекти відповідних рішень з питань кадрового менеджменту. Вказані висновки враховуються при складанні річних планів роботи з кадрами, визначенні щорічної та перспективної потреби в кадрах, формуванні державного замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації державних службовців, плануванні їх кар'єри.

3.1. Результати щорічної оцінки враховуються при атестації державних службовців, розгляді питань просування по службі, присвоєнні чергового рангу, установленні передбачених законодавством грошової винагороди, надбавок, премій або змін їх розміру, при вирішенні питання щодо продовження терміну перебування на державній службі, формуванні кадрового резерву та інших питань проходження державної служби.

4.1. У разі незгоди з оцінкою керівника державний службовець у десятиденний термін може звернутися із заявою до керівника вищого рівня, висловивши зауваження та обгрунтувавши їх. Рішення керівника вищого рівня є ухвальним.