Відповідно до Закону України "Про публічні закупівлі" та з метою забезпечення дотримання правових та економічних засад під час планування та здійснення централізованих закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти для потреб Збройних Сил України

1. Затвердити Інструкцію з проведення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти в Міністерстві оборони України за централізованими розрахунками, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністра оборони України від 19 січня 2011 року № 37 "Про затвердження Інструкції з проведення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти в Міністерстві оборони України за централізованими розрахунками" (зі змінами).

3. Рядок 415 Переліку наказів Міністерства оборони України (Міністра оборони України), які втратили чинність (додаток до наказу Міністерства оборони України від 31 березня 2016 року № 174 "Про визнання такими, що втратили чинність, деяких наказів Міністерства оборони України"), виключити.

4. Наказ розіслати згідно з розрахунком розсилки.

1.1. Інструкція з проведення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти в Міністерстві оборони України за централізованими розрахунками (далі - Інструкція) розроблена відповідно до законодавства України.

1.2. Ця Інструкція визначає порядок організації та проведення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти в Міністерстві оборони України за централізованими розрахунками, зокрема: планування закупівель і затвердження річного плану закупівель Міністерства оборони України (далі - річний план); проведення відкритих торгів, конкурентного діалогу та переговорної процедури закупівлі.

1.3. Голова тендерного комітету Міністерства оборони України, директор Департаменту державних закупівель та постачання матеріальних ресурсів Міністерства оборони України (далі - Департамент) забезпечують організацію та проведення тендерним комітетом (далі - Комітет) закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти за централізованими розрахунками за напрямами діяльності структурних підрозділів Міністерства оборони України, Генерального штабу Збройних Сил України та підпорядкованих їм органів військового управління, Головного квартирно-експлуатаційного управління Збройних Сил України.

Склад та положення про Комітет затверджується наказом Міністерства оборони України.

1.4. Посадові особи укладають від імені Міністерства оборони України договори (угоди) за результатами централізованих процедур закупівель з учасниками - переможцями відкритих торгів, конкурентного діалогу, переговорної процедури закупівель у межах кошторисних призначень на підставі довіреності, що видається Міністром оборони України.

1.5. Організація та проведення закупівель продукції та послуг оборонного призначення, включених до основних показників державного оборонного замовлення на відповідний рік та відомості, що не становлять державної таємниці, здійснюється Комітетом відповідно до законодавства України.

1.6. Для організації та проведення Комітетом процедур закупівель документи надаються до Департаменту структурними підрозділами Міністерства оборони України, Генерального штабу Збройних Сил України та підпорядкованими їм органами військового управління й Головним квартирно-експлуатаційним управлінням Збройних Сил України, які відповідними наказами Міністерства оборони України визначені відповідальними за формування та виконання бюджетних програм (підпрограм) Міністерства оборони України (далі - відповідальні виконавці).

1.7. Організація та проведення централізованих процедур закупівель пально-мастильних матеріалів покладається на Департамент.

1.8. Для організації та проведення централізованих процедур закупівель товарів, робіт і послуг, необхідних для забезпечення відновлення боєздатності, утримання, експлуатації, ремонту озброєння і військової техніки, документи до Комітету надаються структурними підрозділами Міністерства оборони України, Генерального штабу Збройних Сил України та органів військового управління Збройних Сил України, у віданні яких знаходиться відповідна номенклатура товарів, робіт і послуг.

1.9. Погодження заявок та документів щодо організації та проведення процедур закупівель на відповідність законодавству за бюджетними програмами (підпрограмами) Міністерства оборони України, закріпленими за Головним квартирно-експлуатаційним управлінням Збройних Сил України, дозволяється проводити фахівцям юридичної служби зазначеного управління.

Погодження заявок та документів щодо проведення процедур закупівель на відповідність законодавству за бюджетними програмами (підпрограмами) Генерального штабу Збройних Сил України дозволяється проводити фахівцям юридичної служби Генерального штабу Збройних Сил України та підпорядкованих йому органів військового управління, визначених відповідальними виконавцями бюджетних програм (підпрограм).

1.10. Погодження заявок та документів щодо організації та проведення процедур закупівель визначеними посадовими особами Міністерства оборони України та Генерального штабу Збройних Сил України проводити у строк не пізніше трьох робочих днів.

1.11. Під час здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг, якщо вартість предмета закупівлі складає від 50 до 200 тисяч гривень (1,5 мільйона гривень для робіт), відповідальний виконавець може використовувати електронну систему закупівель з метою відбору постачальника товару (товарів), надавача послуги (послуг) та виконавця робіт для укладення договору.

У разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг без використання електронної системи закупівель відповідальний виконавець обов'язково оприлюднює звіт про укладені договори в системі електронних закупівель.

2.1. Попереднє планування закупівель здійснюється на підставі показників Плану утримання та розвитку Збройних Сил України, який щорічно затверджується Міністром оборони України, та розподілу коштів за напрямами (об'єктами, заходами) бюджетної програми КПКВ 2101190 "Будівництво (придбання) житла для військовослужбовців Збройних Сил України", що затверджується розпорядженням Кабінету Міністрів України на відповідний рік.

Відповідальними виконавцями визначаються номенклатура та обсяг товарів, робіт і послуг, придбання яких планується здійснити за централізованими розрахунками в наступному бюджетному році, предмет закупівлі, його очікувана вартість, вид процедур закупівель тощо.

Предмет закупівлі товарів і послуг визначається на основі Державного класифікатора продукції та послуг ДК 016:2010 (далі - Класифікатор) (діє до 31.12.2016 року) за показником п'ятого знака із зазначенням у дужках предмета відповідно до показників третьої - п'ятої цифр основного словника та національного класифікатора України ДК 021:2015 "Єдиний закупівельний словник", за показником дев'ятого знака із зазначенням у дужках конкретної назви товару чи послуги.

У разі потреби поділу предмета закупівлі на лоти його окремі частини (лоти) визначаються за показниками шостої-восьмої цифр основного словника національного класифікатора України ДК 021:2015 "Єдиний закупівельний словник".

У разі закупівлі робіт визначення предмета закупівлі здійснюється за об'єктами будівництва з урахуванням Правил визначення вартості будівництва ДСТУ Б Д.1.1-1:2013.

Визначення предмета закупівлі товарів і послуг, необхідних для проведення інспекційної діяльності представниками інших держав за міжнародними договорами та угодами в галузі контролю над озброєнням на території України, здійснюється за обсягом, номенклатурою та місцем поставки товарів або надання послуг окремо для кожного заходу з контролю над озброєнням.

2.2. Порядок підготовки і затвердження річного плану.

Після доведення Департаментом фінансів Міністерства оборони України (далі - Департамент фінансів) відповідальним за формування та виконання бюджетних програм (підпрограм) Міністерства оборони України витягів із затвердженого кошторису Міністерства оборони України (далі - кошторис) та помісячного розпису асигнувань Міністерства оборони України відповідальні виконавці у двадцятиденний термін готують і надають до Департаменту пропозиції до річного плану (додатка до річного плану).

Під час підготовки пропозицій до річного плану (додатка до річного плану) враховуються всі зобов'язання, взяті в попередні періоди, та кредиторська заборгованість; після цього планується проведення закупівель на суму залишку бюджетних призначень, у тому числі закупівель, які планується провести без застосування процедур.

Пропозиції до річного плану (додатка до річного плану) погоджуються відповідальним виконавцем з Департаментом фінансів та Департаментом внутрішнього аудиту та фінансового контролю Міністерства оборони України (далі - Департамент внутрішнього аудиту та фінансового контролю).

Підготовка, погодження та надання пропозицій до річного плану за напрямом закупівель пально-мастильних матеріалів покладається на Департамент.

Разом із пропозиціями до річного плану (додатка до річного плану) надається пояснювальна записка, яка повинна містити інформацію щодо змісту пропозицій до річного плану та згідно з якими заходами запланована відповідна закупівля (Державна програма, рішення Міністра оборони України тощо). Пропозиції до річного плану (додатка до річного плану) надаються в друкованому вигляді та на магнітних носіях.

Друкований варіант пропозицій до річного плану (додатка до річного плану) підписується керівником відповідального виконавця та начальником його фінансового органу. За відсутності в штаті відповідального виконавця фінансового органу пропозиції підписуються начальником фінансового органу вищого рівня.

Департамент узагальнює отримані пропозиції, готує і надає проект річного плану (додатка до річного плану) до Комітету, який розглядає та затверджує його на своєму засіданні.

Рішенням Комітету предмет закупівлі, вид процедури закупівлі та орієнтовний початок її проведення, зазначені у наданих пропозиціях до річного плану (додатка до річного плану), можуть бути змінені за погодженням з відповідальним виконавцем.

Затверджений рішенням Комітету річний план підписується головою та секретарем Комітету. Витяги із затвердженого річного плану (додатка до річного плану) протягом трьох робочих днів надаються Департаментом відповідальним виконавцям у частині, що їх стосується.

2.3. Затверджений річний план є підставою для надання відповідальними виконавцями заявок на проведення процедур закупівель (далі - заявка) (додаток 1 до Інструкції). На підставі затвердженого річного плану та заявок Департамент готує і надає Комітету документи щодо проведення процедур закупівель.

2.4. До річного плану (додатка до річного плану) протягом року за пропозиціями відповідальних виконавців можуть бути внесені зміни в разі затвердження в установленому порядку змін до Плану утримання та розвитку Збройних Сил України, кошторису і помісячного розпису асигнувань Міністерства оборони України та/або змін пріоритетів закупівель.

Для внесення змін до річного плану (додатка до річного плану) відповідальні виконавці надають до Департаменту пропозиції разом з пояснювальною запискою у друкованому вигляді та на магнітних носіях для винесення цього питання на розгляд Комітету і прийняття ним рішення. Пояснювальна записка повинна містити розширену інформацію щодо необхідності та обґрунтованості внесення змін до річного плану (додатка до річного плану).

Пропозиції щодо внесення змін до річного плану (додатка до річного плану) та пояснювальна записка підписуються керівником відповідального виконавця та начальником його фінансового органу. У разі збільшення очікуваної вартості (у тому числі за одиницю товару) пропозиції щодо внесення змін до річного плану (додатка до річного плану) погоджуються з Департаментом фінансів та Департаментом внутрішнього аудиту та фінансового контролю.

Одночасно з пропозиціями щодо внесення змін до річного плану може надаватися заявка та документи і матеріали, необхідні для організації та проведення відповідної процедури закупівлі.

2.5. Для організації роботи за відповідним напрямом закупівель товарів (робіт, послуг) керівник відповідального виконавця визначає уповноважену компетентну посадову особу, про що письмово повідомляє Департамент.

Зазначена посадова особа відповідає за заходи з організації та проведення процедур закупівель у структурному підрозділі відповідального виконавця.

Відповідальний виконавець бюджетних програм забезпечує цільове та ефективне використання бюджетних коштів протягом усього строку реалізації відповідних бюджетних програм у межах визначених бюджетних призначень.

2.6. Річний план, додаток до річного плану та зміни до них безоплатно оприлюднюються в порядку, встановленому статтею 4 Закону України "Про публічні закупівлі" (далі - Закон).

3.1. У разі застосування процедури закупівлі відкритих торгів.

Відповідно до затвердженого річного плану відповідальні виконавці надають до Департаменту заявку на проведення процедури закупівлі, яка супроводжується окремим супровідним листом із зазначенням переліку документів, які додаються.

Заявка підписується керівником відповідального виконавця та начальником його фінансового органу і погоджується Юридичним департаментом Міністерства оборони України (далі - Юридичний департамент). За відсутності в штаті відповідального виконавця фінансового органу заявка підписується начальником фінансового органу вищого рівня.

Одночасно із заявкою на проведення процедури закупівлі надаються пропозиції до тендерної документації, які включають:

інструкцію з підготовки тендерних пропозицій;

один або декілька кваліфікаційних критеріїв до учасників відповідно до статті 16, вимоги, встановлені статтею 17 цього Закону , та інформацію про спосіб підтвердження відповідності учасників установленим критеріям і вимогам згідно із законодавством. Замовник не вимагає документального підтвердження інформації про відповідність вимогам статті 17 у разі, якщо така інформація міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним;

інформацію про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідну технічну специфікацію (у разі потреби - плани, креслення, малюнки чи опис предмета закупівлі). При цьому технічна специфікація повинна містити: детальний опис товарів, робіт, послуг, що закуповуються, у тому числі їх технічні та якісні характеристики; вимоги щодо технічних і функціональних характеристик предмета закупівлі в разі якщо опис скласти неможливо або доцільніше зазначити такі показники; посилання на стандартні характеристики, вимоги, умовні позначення та термінологію, пов'язану з товарами, роботами чи послугами, що закуповуються, передбачені існуючими міжнародними або національними стандартами, нормами та правилами. Технічна специфікація не повинна містити посилання на конкретну торговельну марку чи фірму, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника. У разі якщо таке посилання є необхідним, воно повинно бути обґрунтованим, а специфікація повинна містити вираз "або еквівалент". Технічні, якісні характеристики предмета закупівлі повинні передбачати необхідність застосування заходів із захисту довкілля;

кількість товару та місце його поставки (індекс, місто, вулиця; будівля, телефон, e-mail, тощо);

місце, де повинні бути виконані роботи чи надані послуги, їх обсяги;

строки поставки товарів, виконання робіт, надання послуг (календарна дата);

проект договору про закупівлю (далі - проект договору) разом із специфікацією та додатками, що є невід'ємною частиною договору, з обов'язковим зазначенням порядку змін його умов, погоджені начальником фінансового органу відповідального виконавця (у разі його відсутності - начальником фінансового органу вищого рівня) та представником Юридичного департаменту. У разі закупівлі послуг із ремонту озброєння та військової техніки, матеріально-технічних засобів за номенклатурою речової служби проект договору погоджується Управлінням військових представництв Міністерства оборони України (далі - Управлінням військових представництв);

опис окремої частини або частин предмета закупівлі (лота), щодо яких можуть бути подані тендерні пропозиції, у разі якщо учасникам дозволяється подати тендерні пропозиції стосовно частини предмета закупівлі (лота);

перелік критеріїв та методику оцінки тендерних пропозицій із зазначенням питомої ваги критеріїв. Опис методики оцінки за критерієм "ціна" повинен містити інформацію про врахування податку на додану вартість (ПДВ);

строк, протягом якого тендерні пропозиції вважаються дійсними, але не менше ніж 90 днів з дати розкриття тендерних пропозицій;

інформацію про валюту, в якій повинна бути розрахована і зазначена ціна тендерної пропозиції;

інформацію про мову (мови), якою (якими) повинні бути складені тендерні пропозиції;

розмір, вид та умови надання забезпечення тендерних пропозицій (якщо відповідальний виконавець пропонує його надання);

розмір, вид, строк та умови надання, умови повернення та неповернення забезпечення виконання договору про закупівлю (якщо відповідальний виконавець пропонує його надання);

у разі закупівлі робіт - вимогу про зазначення учасником у тендерній пропозиції інформації (повне найменування та місцезнаходження) щодо кожного суб'єкта господарювання, якого учасник планує залучати до виконання робіт як субпідрядника в обсязі не менше ніж 20 відсотків від вартості договору про закупівлю;

розмір мінімального кроку пониження ціни під час електронного аукціону у відсотках або грошових одиницях та математичну формулу, яка буде застосовуватися під час проведення електронного аукціону для визначення показників інших критеріїв оцінки.

Залежно від предмета закупівлі та вимог законодавства стосовно обраної процедури закупівлі пропозиції щодо тендерної документації можуть містити й іншу інформацію відповідно до законодавства, яку відповідальний виконавець вважає за необхідне включити.

Пропозиції щодо тендерної документації не повинні містити вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації учасників.

Пропозиції щодо тендерної документації надаються до Департаменту в друкованому вигляді та на магнітних носіях. Друкований варіант пропозицій щодо тендерної документації підписується керівником відповідального виконавця та начальником його фінансового органу й погоджується з Юридичним департаментом.

На запит Департаменту, Департаменту фінансів відповідальний виконавець у строки, зазначені в запиті, зобов'язаний надати й іншу інформацію (документи, матеріали тощо), необхідну для організації та проведення процедури закупівлі.

Відповідальність за зміст та достовірність інформації (документів, матеріалів), що подається до Департаменту, покладається на відповідального виконавця.

Департамент на підставі заявки на проведення процедури закупівлі та наданих пропозицій щодо тендерної документації розробляє проект тендерної документації і погоджує його з відповідальним виконавцем та Юридичним департаментом та надає на розгляд та затвердження Комітету.

Відомості щодо предмета закупівлі, його конкретної назви і очікуваної вартості в пропозиціях до річного плану, заявці на проведення процедури закупівлі, пропозиціях до тендерної документації та інших документах повинні бути ідентичними.

Заявки та документи щодо проведення закупівель, не передбачених річним планом або поданих з порушенням цієї Інструкції, повертаються без реалізації в триденний строк.

3.2. За потреби внесення змін до документів (зокрема тендерної документації після її затвердження) подання та погодження документів здійснюються відповідно до пункту 3.1 цієї Інструкції з наданням обґрунтування (пояснення) необхідності внесення таких змін.

Після проведення електронного аукціону відповідальний виконавець готує висновок щодо відповідності тендерних пропозицій учасників технічним та іншим вимогам тендерної документації (далі - висновок).

3.3. Конкурентний діалог може бути застосовано за таких умов:

неможливо визначити необхідні технічні, якісні характеристики (специфікації) робіт або визначити вид послуг, і для прийняття оптимального рішення про закупівлю необхідно провести переговори з учасниками;

предметом закупівлі є консультаційні, юридичні послуги, розробка інформаційних систем, програмних продуктів, здійснення наукових досліджень, експериментів або розробок, виконання дослідно-конструкторських, будівельних робіт, визначення вимог до виконання яких потребує переговорів.

У разі подання відповідальним виконавцем пропозицій щодо застосування процедури конкурентного діалогу до Департаменту надаються документи, передбачені під час проведення зазначеної процедури:

заявка, що підписується керівником відповідального виконавця та начальником його фінансового органу і погоджується Юридичним департаментом. За відсутності в штаті відповідального виконавця фінансового органу заявка підписується начальником фінансового органу вищого рівня;

пропозиції до тендерної документації, які включають інструкцію з підготовки тендерних пропозицій.

У тендерній документації для першого етапу зазначаються критерії оцінки, кваліфікаційні критерії до учасників відповідно до статті 16 цього Закону , вимоги, встановлені статтею 17 цього Закону , та інформація про спосіб документального підтвердження відповідності учасників встановленим критеріям та вимогам згідно із законодавством, пропозиції щодо технічних, якісних та інших характеристик предмета закупівлі, умови поставки;