З метою удосконалення процесів планування та моніторингу діяльності Координаційного центру з надання правової допомоги (далі - Координаційний центр) та його територіальних відділень

1. Затвердити Порядок організації оперативного планування та моніторингу діяльності Координаційного центру з надання правової допомоги та його територіальних відділень (далі - Порядок).

2. Управлінню стратегічного планування та фінансів забезпечити організаційне та методичне супроводження дотримання Порядку.

3. Організаційному управлінню довести цей наказ до відома керівників структурних підрозділів Координаційного центру та керівників його територіальних відділень.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора Координаційного центру С. Троценка.

1. Цей Порядок визначає основні засади оперативного планування та моніторингу діяльності роботи Координаційного центру з надання правової допомоги (далі - Координаційний центр) та його територіальних відділень - регіональних та місцевих центрів з надання безоплатної вторинної правової допомоги (далі - регіональні та місцеві центри).

2. Оперативне планування діяльності передбачає:

- проведення щорічного аналізу стану та визначення тенденцій розвитку системи безоплатної правової допомоги (далі - БПД) в Україні в цілому та у відповідних регіонах зокрема;

- підготовку, обґрунтування, проведення розрахунків та статистичних обстежень кількісних та якісних показників, формування прогнозних даних, визначення обсягів та джерел фінансування, забезпечення матеріальними, фінансовими і людськими ресурсами діяльності та розвитку системи БПД на наступний рік в цілому та поквартально;

- моніторинг виконання завдань та заходів, досягнення запланованих результатів, оперативне їх коригування протягом року.

3. У ході оперативного планування розробляються та затверджуються:

- план заходів Координаційного центру (річний) за формою, наведеною у додатку 1 до цього Порядку;

- регіональний план надання безоплатної правової допомоги (річний) за формою, наведеною у додатку 2 до цього Порядку;

- локальні плани заходів регіональних та місцевих центрів (квартальні) за формою, наведеною у додатку 3 до цього Порядку.

4. У планах заходів відображаються, зокрема, пріоритетні напрями, завдання, заходи та індикатори їх виконання, відповідальні виконавці та строки виконання.

5. Плани заходів є основою для формування бюджетних запитів та проектів паспортів бюджетних програм.

6. Розроблення річних планів заходів здійснюється в поточному році на наступний рік відповідно до стадій бюджетного процесу в Україні.

7. Річний план заходів Координаційного центру розробляється управлінням стратегічного планування та фінансів Координаційного центру з урахуванням пропозицій структурних підрозділів Координаційного центру. Вказаний план затверджується директором Координаційного центру або особою, яка виконує його обов'язки, та розміщується на офіційному веб-сайті Координаційного центру.

8. Річний регіональний план надання безоплатної правової допомоги розробляється робочою групою у складі фахівців відповідних регіонального та місцевих центрів.

Підготовлений проект плану погоджується Керівною радою регіонального та відповідних місцевих центрів з надання безоплатної вторинної правової допомоги відповідного регіону. Погоджений проект плану затверджується директором відповідного регіонального центру та розміщується на веб-сайті регіонального центру. Моніторинг підготовки проектів планів та методичне супроводження цього процесу здійснює управління стратегічного планування та фінансів Координаційного центру.

9. Відповідно до річного регіонального плану надання безоплатної правової допомоги регіональний та місцеві центри розробляють квартальні локальні плани заходів в строк не пізніше 15 числа останнього місяця, що передує наступному плановому періоду. Вказані плани затверджуються директорами відповідних регіонального і місцевих центрів та оприлюднюються на веб-сайті регіонального центру.

10. Моніторинг діяльності Координаційного центру, регіональних та місцевих центрів здійснюється на всіх рівнях шляхом аналізу досягнутих запланованих результатів (індикаторів) на основі змістовної інформації про проведені заходи, статистичних та інших даних.

Моніторинг покликаний сприяти орієнтації діяльності структурних підрозділів Координаційного центру та його територіальних відділень на досягнення запланованих результатів.

11. Основними цілями моніторингу є:

- відстеження процесу досягнення цілей, запланованих кількісних та якісних показників діяльності;

- отримання необхідної інформації для здійснення, у разі потреби, коригувальних дій з метою досягнення запланованих результатів;

- сприяння ефективному та раціональному використанню фінансових, матеріальних та людських ресурсів;

- сприяння прозорості та підзвітності діяльності завдяки збору даних для підготовки інформаційно-аналітичних та звітних матеріалів про стан функціонування та розвитку системи БПД.

12. За результатами моніторингу Координаційний центр, регіональні та місцеві центри готують звіти, що оприлюднюються на відповідних веб-сайтах, зокрема:

- щоквартальні звіти про виконання локальних планів заходів регіональних та місцевих центрів;

- щоквартальні звіти про виконання регіональних планів надання безоплатної правової допомоги;

- щоквартальні звіти про виконання плану заходів Координаційного центру;

- щорічний звіт про результати діяльності Координаційного центру та його територіальних відділень (далі - Річний звіт).

13. Регіональні та місцеві центри щокварталу до 10 числа місяця, наступного за звітним періодом, готують квартальні звіти про виконання локальних планів заходів, згідно додатку 4 до цього Порядку, та інформаційні довідки до них з інформацією про основні проведені заходи та їх результати, а також статистичні показники діяльності, згідно шаблону, наведеного у додатку 5 до цього Порядку.

У разі необхідності управління стратегічного планування та фінансів Координаційного центру може встановлювати додаткові вимоги щодо структури та змісту інформаційної довідки з метою відображення у ній всієї необхідної інформації.

Місцеві центри направляють вказані матеріали до відповідного регіонального центру для узагальнення та розміщення на веб-сайті регіонального центру. Інформація у зазначених документах подається виключно за звітний квартал.

14. Регіональний центр узагальнює отриману від місцевих центрів інформацію про виконання локальних планів заходів, готує звіт про виконання регіонального плану надання безоплатної правової допомоги станом на кінець звітного періоду, згідно додатку 6 до цього Порядку, та інформаційну довідку до нього з інформацією про основні проведені заходи та їх результати, а також статистичні та фінансові показники діяльності по регіону в цілому, згідно шаблону, наведеного у додатку 7 до цього Порядку, та забезпечує їх розміщення на власному веб-сайті щокварталу до 20 числа місяця, наступного за звітним періодом, разом із звітами та інформаційними довідками до них про виконання квартальних планів заходів. Інформація у зазначених документах подається з наростаючим підсумком.

У разі необхідності управління стратегічного планування та фінансів Координаційного центру може встановлювати додаткові вимоги щодо структури та змісту інформаційної довідки з метою відображення у ній всієї необхідної інформації.

15. Управління стратегічного планування та фінансів Координаційного центру щокварталу до 20 числа місяця, наступного за звітним періодом, на основі інформації від структурних підрозділів Координаційного центру про виконання ними Плану заходів Координаційного центру, що подається ними до управління стратегічного планування та фінансів в термін до 10 числа місяця, наступного за звітним періодом, готує звітну інформаційну довідку про основні проведені заходи та їх результати, а також статистичні та фінансові показники діяльності Координаційного центру, та забезпечує її розміщення на веб-сайті Координаційного центру.

16. Річний звіт готується Управлінням стратегічного планування та фінансів на основі даних щоквартальної звітної інформації Координаційного центру, регіональних та місцевих центрів, статистичних даних системи БПД та іншої інформації, та до 20 лютого наступного за звітним року розміщується на веб-сайтах Координаційного центру, регіональних центрів. Річний звіт має містити, зокрема, інформацію про основні проведені заходи і їх результати, статистичні та фінансові показники результативності, а також аналіз та висновки щодо діяльності Координаційного центру та його територіальних відділень та функціонування системи БПД в цілому.

17. Квартальні та Річний звіти є основою для підготовки звітів про виконання бюджетних програм, державних цільових програм тощо, відповідальним за виконання яких є Координаційний центр.