Державне казначейство України на численні звернення розпорядників бюджетних коштів надає роз'яснення щодо відображення в бухгалтерському обліку сум фактичних нестач грошових, валютних, матеріальних та інших цінностей.

Нестачі встановлюються здебільшого в процесі інвентаризації. інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна. Єдині вимоги до порядку проведення інвентаризації визначені в інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затвердженій наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 N 90 та зареєстрованій в Міністерстві юстиції України 16.11.98 за N 728/3168.

Інвентаризація майна проводиться за його місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами. Під час інвентаризації в обов'язковому порядку констатується наявність об'єктів.

Наявність цінностей при інвентаризації виявляється шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, обміру і таке інше, виходячи зі встановлених одиниць виміру.

Виявлені при інвентаризації розходження між фактичними залишками з даними бухгалтерського обліку є нестачами. Причинами нестач можуть бути природні втрати (розпилювання, випаровування, всихання тощо), помилки під час приймання та відпускання цінностей, зловживання (розкрадання).

Виявлені в результаті інвентаризації як нестача матеріальні цінності підлягають списанню відповідно до пункту 3 Типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 10.08.2001 N 142/181 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 05.09.2001 за N 787/5978.

Нестачі матеріальних цінностей в межах норм природних втрат списуються за розпорядженням керівника на результат виконання кошторису бухгалтерським проведенням за дебетом субрахунків 431 "Результат виконання кошторису за загальним фондом", 432 "Результат виконання кошторису за спеціальним фондом" та кредитом відповідних субрахунків з обліку матеріальних цінностей.