Правові засади застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг в України визначає Закон України від 06 липня 1995 року №265/95-ВР "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" (з наступними змінами та доповненнями) (далі за текстом - Закон №265).

Порядок ведення касових операцій у національній валюті України підприємствами (підприємцями), а також окремі питання організації банками роботи з готівкою в Україні визначаються Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, яке затверджене постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 року №637 та зареєстроване в Міністерстві юстиції України 13 січня 2005 за №40/10320 (з наступними змінами та доповненнями) (далі за текстом – Положення №637).

Пунктом 2.13 глави 2 Положення №637 визначено, що підприємства (підприємці) під час здійснення розрахунків із споживачами за готівку зобов’язані забезпечувати наявність у касі банкнот і монет для видачі здачі (за винятком тих номіналів монет (банкнот), випуск в обіг яких припинено Національним банком України).

Водночас згідно пункту 13 статті 3 Закону №265 суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу зобов’язані забезпечувати відповідність сум готівкових коштів на місці проведення розрахунків сумі коштів, яка зазначена в денному звіті реєстратора розрахункових операцій, а у випадку використання розрахункової книжки - загальній сумі продажу за розрахунковими квитанціями, виданими з початку робочого дня.

У відповідності до вимог пункту 6 розділу ІІІ Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Міністерства доходів і зборів України від 28.08.2013 №417 "Про затвердження нормативно-правових актів щодо застосування реєстраторів розрахункових операцій та книг обліку розрахункових операцій", який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 19.09.2013 за №1618/24150 (з наступними змінами та доповненнями) внесення чи видача готівки з місця проведення розрахунків повинні реєструватись через реєстратор розрахункових операцій з використанням операцій "службове внесення" та "службова видача", якщо таке внесення чи видача не пов’язані з проведенням розрахункових операцій. Крім того, операція "службове внесення" використовується для реєстрації суми готівки, яка зберігається на місці проведення розрахунків на момент реєстрації першої розрахункової операції, що проводиться після виконання фіскального звітного чеку (Z-звіту).

Таким чином внесення розмінної монети до пам’яті реєстратора розрахункових операцій необхідно проводити з використанням операції "службове внесення", що забезпечить виконання вимог пункту 13 статті 3 Закону №265 у частині недопущення невідповідності сум готівкових коштів на місці проведення розрахунків.