З метою удосконалення порядку організації та ведення претензійної та позовної роботи в Держгеокадастрі відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року № 1040 "Про затвердження Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації"

1. Затвердити Положення про порядок організації та ведення претензійної та позовної роботи в Державній службі України з питань геодезії, картографії та кадастру, що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів апарату Держгеокадастру забезпечити виконання цього Положення.

3. Керівникам територіальних органів Держгеокадастру, керівникам державних підприємств, установ, організацій, що входять до сфери управління Держгеокадастру, розробити та затвердити власними наказами Положення про порядок ведення претензійної та позовної роботи.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Держземагентства України від 27 березня 2012 року № 128 "Про затвердження Порядку організації та ведення претензійно-позовної роботи в Державному агентстві земельних ресурсів України".

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Положення про порядок ведення претензійної та позовної роботи в Державній службі України з питань геодезії картографії та кадастру (далі - Положення) розроблене відповідно до Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року № 1040.

1.2. Ведення претензійної та позовної роботи в Державній службі України з питань геодезії, картографії та кадастру (далі - Держгеокадастр), надання методичної та практичної допомоги територіальним органам Держгеокадастру в організації претензійної та позовної роботи здійснює Юридичний департамент.

До розгляду претензійних та позовних матеріалів та надання відповідних висновків можуть залучатися й інші структурні підрозділи апарату Держгеокадастру та його територіальних органів, підприємства, установи, організації, що належать до сфери управління Держгеокадастру.

1.3. Якщо претензійні та позовні матеріали пов'язані з обігом матеріальних цінностей, потребують проведення розрахунків, визначення ціни позову або іншого фінансового обґрунтування, залучення до їх розгляду та підготовки письмового висновку Управління фінансового забезпечення та відділу бухгалтерського обліку та звітності є обов'язковим.

1.4. Недодержання посадовими особами Юридичного департаменту Держгеокадастру встановленого порядку пред'явлення і розгляду претензій та позовів є порушенням трудової дисципліни (невиконання чи неналежне виконання службових обов'язків) і тягне за собою відповідальність згідно із законодавством України.

1.5. Юридичний департамент веде:

- журнал реєстрації претензій, пред'явлених до Держгеокадастру, та відповідей на них (додаток 1);

- журнал реєстрації претензій, пред'явлених Держгеокадастром, та відповідей на них (додаток 2);

- журнал реєстрації позовних заяв, апеляційних та касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень у зв'язку з нововиявленими обставинами, перегляд рішень Верховним Судом України, відзивів (заперечень) на них, пред'явлених Держгеокадастром (додаток 3);

- журнал обліку позовних заяв, апеляційних та касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень у зв'язку з нововиявленими обставинами, перегляд рішень Верховним Судом України, відзивів (заперечень) на них, пред'явлених до Держгеокадастру (додаток 4);

- журнал обліку довіреностей, виданих для представництва інтересів Держгеокадастру (додаток 5);

- реєстр судових справ, у яких Держгеокадастр бере участь (додаток 6).

1.6. До претензійної та позовної роботи відноситься:

- підготовка, складання та правовий аналіз документів, необхідних для пред'явлення і розгляду претензій та позовів (скарг);

- пред'явлення і розгляд претензій;

- підготовка і подання документів процесуального характеру;

- представництво інтересів Держгеокадастру в судах;

- здійснення організаційно-технічних заходів (реєстрація, облік, зберігання та надсилання претензійних та позовних матеріалів);

- забезпечення контролю за претензійною та позовною роботою у Держгеокадастрі;

- розгляд, аналіз та узагальнення результатів претензійної та позовної роботи;

- підготовка висновків, пропозицій щодо поліпшення претензійної та позовної роботи керівництву Держгеокадастру.

1.7. Претензії, відповіді на них, позовні заяви, заяви про оскарження судових рішень, апеляційні та касаційні скарги, заяви про перегляд судових рішень у зв'язку з нововиявленими обставинами, перегляд рішень Верховним Судом України, відзиви (заперечення) на них, інші документи процесуального характеру від імені Держгеокадастру підписує Голова, а за його відсутності - особа, яка його заміщає. Вищезазначені документи можуть підписуватись іншою особою, якщо таке право їй надано на підставі доручення Голови Держгеокадастру, посвідченого довіреністю у встановленому законодавством порядку.

1.8. Порядок досудового врегулювання спорів визначається процесуальним законодавством, яке регулює конкретний вид відносин.

1.9. Юридичний департамент аналізує стан претензійної та позовної роботи за півріччя, рік.

Аналіз здійснюється шляхом наведення найхарактерніших претензій та позовів, причин та умов їх виникнення, шляхів їх усунення. Результати аналізу викладаються Юридичним департаментом письмово, з цифровими даними.

Результати аналізу претензійної та позовної роботи подаються Голові Держгеокадастру.

2.1. У разі необхідності відшкодування збитків або застосування інших санкцій, Держгеокадастр, як юридична особа - учасник господарських відносин, чиї права або законні інтереси порушено, з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником цих прав або інтересів, має право звернутися до нього з письмовою претензією, якщо інше не встановлено законом.

2.2. За наявності підстав та обґрунтованості вимог, матеріали для пред'явлення (розгляду) претензій та проект претензій готує Юридичний департамент Держгеокадастру.

Якщо претензія передбачає вжиття заходів майнового характеру, матеріали для пред'явлення (розгляду) претензії готуються з урахуванням письмових пропозицій Управління фінансового забезпечення Держгеокадастру та/або відділу бухгалтерського обліку та звітності Держгеокадастру.

2.3. У претензії зазначаються:

- повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та особи (осіб), якій вона пред'являється;

- дата пред'явлення і номер претензії;

- обставини, на підставі яких пред'явлено претензія, і докази, що їх підтверджують, посилання на нормативно-правові акти;

- вимоги Держгеокадастру, як заявника, з посиланням на відповідні нормативні акти;

- сума та розрахунок претензії (якщо претензія передбачає вжиття заходів майнового характеру);

- платіжні реквізити Держгеокадастру, як заявника претензії;

- перелік документів, що додаються до претензії, інші докази.

Документи, що підтверджують вимоги Держгеокадастру, додаються в оригіналах або належним чином засвідчених копіях. Документи, які є у другої сторони, можуть не додаватися до претензії із зазначенням про це у претензії. До претензії про сплату грошових коштів може додаватися платіжна вимога-доручення на суму претензії.

2.4. Завізований спеціалістом Юридичного департаменту, начальником Управління фінансового забезпечення, начальником відділу бухгалтерського обліку та звітності та директором Юридичного департаменту проект претензії підписується особою, визначеною у пункті 1.7 цього Порядку. Претензія надсилається адресатові рекомендованим або цінним листом чи вручається йому під розписку.

2.5. Про фактичне виконання претензії Юридичний департамент здійснює відповідний запис у журналі реєстрації претензій, пред'явлених Держгеокадастром, та відповідей на них.

Копії заявлених Держгеокадастром претензій, претензійні матеріали (які обґрунтовують претензію, свідчать про отримання претензії адресатом, про задоволення вимог чи про відмову в їх задоволенні, розрахунки, результати експертизи тощо) зберігаються у Юридичному департаменті.

У випадку відхилення претензії Юридичний департамент готує письмовий висновок, у якому обґрунтовує безпідставність цього відхилення (залишення претензії без відповіді), та позов до суду.

2.6. Необхідна кількість екземплярів документів (претензійних матеріалів) визначається в кожному окремому випадку залежно від числа відповідачів та ведення позовного провадження.

3.1. Розглянута Головою Держгеокадастру, а за його відсутності - особою, яка його заміщає, претензія, що надійшла до Держгеокадастру, з резолюцією передається до Юридичного департаменту для підготовки проекту відповіді на неї, а якщо претензія передбачає вжиття заходів майнового характеру - додатково до Управління фінансового забезпечення та/або відділу бухгалтерського обліку та звітності, яке перевіряє матеріали претензії, готує письмовий висновок щодо розрахунків та передає зазначені матеріали до Юридичного департаменту. Висновок повинен підтверджуватись відповідними документами.

У випадку необхідності за пропозицією Юридичного департаменту до розгляду претензії можуть бути залучені й інші структурні підрозділи Держгеокадастру.

3.2. При перевірці матеріалів претензії слід з'ясувати такі обставини:

- наявність усіх документів, що підтверджують обґрунтованість претензії;

- правильність складання розрахунку;

- наявність правових підстав для задоволення чи відхилення претензії.

Якщо до претензії не додані усі документи, необхідні для її розгляду, вони витребовуються у заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше п'яти днів, не враховуючи часу поштового обігу.

Якщо у встановлений строк відомості чи документи не одержано, претензія розглядається за наявними документами.

3.3. Строки розгляду претензій Держгеокадастром обчислюються з дня одержання претензії і можуть бути продовжені на час, необхідний для досилання заявником на вимогу другої сторони додаткових документів.

3.4. При розгляді претензії сторони, у разі необхідності, повинні звірити розрахунки, провести експертизу або вчинити інші дії для забезпечення досудового врегулювання спору.

3.5. Управління фінансового забезпечення та/або відділ бухгалтерського обліку та звітності, отримавши претензію, проводить звірку розрахунків, інші дії, що забезпечують врегулювання спору в претензійному порядку.

Висновок Управління фінансового забезпечення та/або відділу бухгалтерського обліку та звітності з претензійними матеріалами передається до Юридичного департаменту для надання юридичного висновку та підготовки проекту відповіді на претензію. Претензійні матеріали та письмовий висновок передаються Юридичному департаменту під розписку через службу діловодства.

3.6. Юридичний департамент з урахуванням висновку Управління фінансового забезпечення та/або відділу бухгалтерського обліку та звітності (якщо претензія підлягає грошовій оцінці) готує проект відповіді про відхилення або визнання (повне, часткове) претензії.

3.7. Проект відповіді повинен містити: найменування та адреси особи (осіб), яка (які) заявили претензію Держгеокадастру, дату і номер претензії, на яку дається відповідь, правові підстави відхилення (повне чи часткове) або задоволення претензії з посиланням на відповідні нормативно-правові акти. У необхідних випадках до проекту відповіді про відмову в задоволенні претензії додаються документи, що спростовують претензійні вимоги повністю чи частково.

3.8. При відмові у задоволенні претензії заявнику повертаються додані до неї оригінали документів.

3.9. У проекті відповіді про визнання претензії визначається строк і спосіб її задоволення (перерахування суми заборгованості, заміна продукції тощо). Разом з проектом відповіді особі, визначеній у пункті 1.7 цього Положення, надаються письмові висновки Юридичного департаменту, Управління фінансового забезпечення та/або відділу бухгалтерського обліку та звітності, а також необхідні документи, що підтверджують підстави задоволення претензійних вимог.

3.10. Відповідь на претензію підписується особою, визначеною у пункті 1.7 цього Положення, після візування її спеціалістом Юридичного департаменту, директором Юридичного департаменту, начальником Управління фінансового забезпечення, начальником відділу бухгалтерського обліку та звітності та керівником профільного структурного підрозділу Держгеокадастру (у разі необхідності).

3.11. Відповідь на претензію надсилається рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку заявнику.

3.12. Претензія з копією відповіді на неї реєструється у Юридичному департаменті у журналі обліку претензій, пред'явлених до Держгеокадастру, та відповідей на них.

3.14. Копія претензії з копією відповіді на неї, з матеріалами, що обґрунтовують необхідність її задоволення чи відмову у її задоволенні, та доказами відправлення відповіді (квитанція про відправлення рекомендованого або цінного листа чи розписка про вручення), зберігаються у Юридичному департаменті у спеціально сформованій для цього справі.

3.15. Результати розгляду претензії також заносяться в журнал обліку претензій, пред'явлених до Держгеокадастру, та відповідей на них.

3.16. Залишення претензії без відповіді не допускається.

Позовна робота, у тому числі підготовка матеріалів для подання позовів, заяв про оскарження судових рішень, апеляційних та касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень у зв'язку з нововиявленими обставинами, перегляду рішень Верховним Судом України, відзивів (заперечень) на них, інших документів процесуального характеру, здійснюється Юридичним департаментом.

4.1. Позовні заяви, зустрічні позовні заяви готуються Юридичним департаментом.

4.2. Позовна заява, зустрічна позовна заява оформлюється відповідно до вимог процесуального законодавства.

4.3. До позовної заяви додаються всі необхідні докази, що підтверджують вимоги позивача, платіжне доручення про сплату судового збору у встановленому порядку та розмірі, докази того, що копія позовної заяви і доданих до неї документів надіслані рекомендованим листом відповідачу та третім особам (у випадках, передбачених законодавством), копії позовної заяви та копії всіх документів, що приєднуються до неї, відповідно до кількості відповідачів і третіх осіб, а також довіреність чи інший документ, що підтверджує повноваження представника Держгеокадастру.

4.4. Позовна заява подається до суду в письмовій формі, підписується особою, визначеною у пункті 1.7 цього Положення.

4.5. Підписана та зареєстрована позовна заява з додатками відповідно до кількості відповідачів і третіх осіб надсилається до суду рекомендованим або цінним листом або передається представником Держгеокадастру до канцелярії суду.

4.6. Після одержання ухвали суду про порушення провадження у справі, судової повістки, за резолюцією Голови Держгеокадастру або його заступника Юридичний департамент забезпечує виконання вимог цієї ухвали у строки, визначені судом.

4.7. Рішення, ухвала, постанова суду аналізується Юридичним департаментом та, у разі необхідності, іншим структурним підрозділом апарату Держгеокадастру та/або територіальними органами Держгеокадастру. За результатами цього аналізу Голові Держгеокадастру вносяться пропозиції щодо їх оскарження, перегляду у зв'язку з нововиявленими обставинами, перегляду рішень Верховним Судом України чи пропозиції щодо особливостей забезпечення їх виконання.