Державна фіскальна служба України розглянула лист щодо можливості використання електронно-цифрового підпису (далі – ЕЦП) при оформленні первинних облікових документів і повідомляє таке.

Відповідно до статті 1 Закону України від 22 травня 2003 року № 852-IV "Про електронний цифровий підпис" електронний підпис – це дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних. ЕЦП є різновидом електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача.

Пунктом 2 статті 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-ХIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі – Закон № 996) визначено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов’язкові реквізити, визначені цим пунктом. Первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Для повноцінного існування електронних документів необхідно не тільки підтвердити особу підписувача (автора), а й забезпечити доведення цілісності таких документів протягом часу їх використання та зберігання. Використання платником податків первинних та зведених облікових документів в електронній формі, а також їх передавання своїм контрагентам визнається електронним документообігом, у зв’язку з чим відповідно до статей 9-13 Закону України від 22 травня 2003 року № 851 "Про електронні документи та електронний документообіг" (далі – Закон № 851) платник податків зобов’язаний забезпечити та врегулювати процеси створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання (у разі необхідності підтвердження факту одержання документів), зберігання, використання та знищення електронних документів.