Правові засади застосування спрощеної системи оподаткування, обліку та звітності, а також справляння єдиного податку визначено в главі 1 Розділу IV Податкового кодексу України (далі –Кодекс).

Так, згідно пп. 296.1.1 п. 296.1 ст. 296 Кодексу, платники єдиного податку першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи (фізичні особи - підприємці), які не є платниками податку на додану вартість, ведуть книгу обліку доходів шляхом щоденного, за підсумками робочого дня, відображення отриманих доходів.

Форма книги обліку доходів, порядок її ведення затверджуються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну податкову і митну політику.

Платники єдиного податку третьої групи (фізичні особи - підприємці), які є платниками податку на додану вартість, ведуть облік доходів та витрат за формою та в порядку, що встановлені центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну податкову і митну політику. Для реєстрації книги обліку доходів такі платники єдиного податку подають до контролюючого органу за місцем обліку примірник книги (пп. 296.1.2 п. 296.1 ст. 296 Кодексу).

Платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ст. 44 Кодексу).

Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у п. 44.1 ст. 44 Кодексу, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого Кодексом граничного терміну подання такої звітності (абз. перший п. 44.3 ст. 44 Кодексу).

При заповненні податкової декларації платника єдиного податку – фізичної особи – підприємця використовуються дані книги обліку доходів або книги обліку доходів та витрат, тому їх показники у відповідності до норм п. 44.1 ст. 44 Кодексу повинні бути підтверджені первинними документами, які мають право вивчати та перевіряти контролюючі органи під час проведення перевірок згідно із п.п. 20.1.6 п. 20.1 ст. 20 Кодексу.

Відповідно до ст. 5 Закону України від 22.05.2003 р. N 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг" (із змінами та доповненнями, далі - Закон N 851) електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Згідно ст. 7 Закону N 851 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.