Державна фіскальна служба України розглянула лист … про надання податкової консультації щодо відновлення платниками податків втрачених документів, що є предметом перевірки, у тому числі, норм законодавства, на яких ґрунтується вимога про надання документів по взаємовідносинах з контрагентами за межами 1095-денного терміну їх зберігання …, та повідомляє таке.

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначає Закон України від 16 липня 1999 року № 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі – Закон).

Згідно з пунктом 2 статті 3 Закону бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.

Відповідно до вимог пункту 1 статті 9 Закону підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій.

Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення.

Згідно з пунктом 3 статті 8 Закону відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Крім того, пунктом 6.1. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, яке затверджено наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704 (далі – Положення № 88), зазначено, що первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву.

Згідно з пунктом 6.6. Положення № 88 строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджено наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.

Крім того, порядок ведення обліку та терміни зберігання документів визначено Податковим кодексом України від 02 грудня 2010 року № 2755-V із змінами і доповненнями (далі – Кодекс). Так, відповідно до пункту 44.1

статті 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Пунктом 44.3 статті 44 Кодексу визначено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у пункті 44.1 статті 44, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання – з передбаченого Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

Крім того, пунктом 44.4 статті 44 Кодексу передбачено терміни зберігання документів у разі адміністративного і судового оскарження прийнятого за результатами перевірки податкового повідомлення-рішення.

У разі ліквідації платника податків документи, визначені у пункті 44.1 статті 44 Кодексу, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.