Відповідно до Указу Президента України під 18 вересня 1996 року № 841 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин", Положення про дипломатичний паспорт України та Положення про службовий паспорт України, затверджених Указом Президента України від 12 травня 2015 року № 264, постанови Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1992 року № 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон", Положення про Державну службу України з питань геодезії, картографії та кадастру, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 січня 2015 року № 15, з метою забезпечення послідовної та скоординованої міжнародної діяльності у Державній службі України з питань геодезії, картографії та кадастру,

1. Установити, що підготовка та реалізація працівниками Держгеокадастру будь-яких заходів міжнародного характеру здійснюється за погодженням з Головою.

Підготовка таких заходів здійснюється за обов'язковою участю відділу міжнародних відносин Департаменту міжнародної співпраці та ринку земель (далі - підрозділ міжнародних відносин) або безпосередньо цим Відділом.

2. Установити, що підготовка до будь-яких заходів міжнародною характеру, організованих іншими центральними органами виконавчої влади чи міжнародними організаціями, до участі у яких запрошуються або у яких передбачається участь Голови, заступників Голови або працівників Держгеокадастру, здійснюється після погодження з Головою Держгеокадастру.

3. Усі службові контакти посадових осіб і окремих працівників апарату Держгеокадастру з представниками іноземних держав, офіційними особами або органами міжнародних організацій здійснюються після погодження Головою Держгеокадастру.

4. Установити, що розробка планів і програм співробітництва Держгеокадастру з міжнародними організаціями або іноземними державними органами здійснюється підрозділом міжнародних відносин спільно із структурними підрозділами апарату Держгеокадастру, до компетенції яких належать питання майбутньої співпраці.

Направлення нормативно-правових актів або їх проектів для експертизи міжнародним організаціям або іноземним органам організовує виключно підрозділ міжнародних відносин.

5. Питання, які Голова Держгеокадастру погоджує з Міністерством закордонних справ України:

щодо ініціювання закордонних візитів чи запрошення іноземних офіційних делегацій;

виступів, офіційних заяв та ініціатив міжнародного характеру, опублікування повідомлень та поширення прес-релізів, прямо чи опосередковано пов'язаних з міжнародною діяльністю;

проведення міжнародних консультацій та переговорів, пов'язаних із реалізацією державної політики України у сфері зовнішніх зносин, у тому числі з дипломатичними представництвами іноземних держав, представництвами міжнародних організацій в Україні;

тимчасового відрядження працівників до органів дипломатичної служби для виконання службових обов'язків;

підготовки міжнародних двосторонніх чи багатосторонніх документів, незалежно від їх назви (договір, конвенція, угода, протокол, комюніке, додаток до протоколу тощо);

участі у міжнародних конференціях, сесіях органів міжнародних організацій, засіданнях міжурядових комісій та інших органів;

інших дій, пов'язаних із зовнішніми зносинами.

6. Керівникам структурних підрозділів апарату Держгеокадастру:

забезпечили щорічне (до 1 грудня поточного року) інформування підрозділу міжнародних відносин про заходи міжнародного характеру, заплановані на наступний календарний рік, згідно додатка 2 до наказу;

надавати підрозділу міжнародних відносин інформацію про участь у заходах міжнародного характеру, фактично проведених протягом кварталу, до 10 числа місяця, наступного за звітним періодом;

інформацію щодо оформлення закордонних відряджень згідно додатка 4 до наказу.

До інформації про закордонні відрядження подавати також такі документи:

копію запрошення з перекладом українською мовою;

оригінал технічного завдання на закордонне відрядження, оформленого згідно з додатком 1 до цього наказу (у разі його направлення до Кабінету Міністрів України - копію);

звіт про закордонне відрядження згідно додатка 3 до цього наказу;

копію наказу про відрядження;

копію кошторису витрат на відрядження;

копії листів до Міністерства закордонних справ України з проханням погодити технічне завдання;

копії листів до Кабінету Міністрів України з проханням дати дозвіл на відрядження (у разі потреби отримання дозволу Кабінету Міністрів України на відрядження);

оригінал листа-відповіді Міністерства закордонних справ України на погодження технічного завдання;

дозвіл Кабінету Міністрів України на здійснення закордонного відрядження (у разі потреби отримання дозволу Кабінету Міністрів України на відрядження);

копії супровідних листів до Міністерства закордонних справ України та Кабінету Міністрів України щодо надання звіту (у разі надання дозволу Кабінетом Міністрів України).

7. Підрозділу міжнародних відносин:

аналізувати та узагальнювати матеріали, надані згідно з пунктом 6 цього наказу;

у разі потреби готувати для подання Голові Держгеокадастру пропозиції щодо притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів апарату Держгеокадастру за надання недостовірних матеріалів;

забезпечувати організацію роботи з отримання дипломатичного та службових паспортів керівниками та працівниками апарату Держгеокадастру для конкретного відрядження та їх повернення у встановлений строк після закінчення відрядження до Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України;

забезпечити зберігання документів стосовно здійснення службових закордонних відряджень працівниками Держгеокадастру.

8. Підготовка документів, що стосуються відряджень та дозволів на відрядження Голови Держгеокадастру, його заступників, здійснюється структурними підрозділами апарату Держгеокадастру та державними підприємствами, що належать до сфери управління Держгеокадастру, до компетенції яких належать питання, що стосуються мети проведення та порядку денного міжнародного заходу, з обов'язковим погодженням з підрозділом міжнародних відносин.

Технічні завдання на закордонне відрядження затверджуються Головою Держгеокадастру (в разі його відсутності - заступником згідно з розподілом функціональних обов'язків) з обов'язковим погодженням з Міністерством закордонних справ України.

9. Службові закордонні відрядження керівників та працівників структурних підрозділів апарату Держгеокадастру здійснюються за дозволом Голови Держгеокадастру (в разі його відсутності - заступника, який згідно з розподілом функціональних обов'язків приймає рішення щодо службових відряджень всіх працівників апарату) з обов'язковим погодженням технічного завдання на закордонне відрядження з Міністерством закордонних справ України.

10. Для отримання дозволу Голови (або його заступника) на відрядження керівників та працівників структурних підрозділів апарату Держгеокадастру керівник структурного підрозділу подає Голові (або його заступнику) такі документи:

доповідну записку на ім'я Голови Держгеокадастру (його заступника) із зазначенням мети поїздки, строків та складу делегації з проханням дати дозвіл на здійснення закордонного відрядження;

копію запрошення із перекладом українською мовою;

кошторис витрат та джерела фінансування;

порядок денний запланованого заходу;

проект наказу на відрядження;

проект листа до Міністерства закордонних справ України з метою погодження технічного завдання та проханням повідомити про відрядження делегації відповідне Посольство України в країні, в якій планується проведення заходу;

проект листа до Кабінету Міністрів України з проханням надати дозвіл на відрядження (у разі передбаченому чинним законодавством та дорученнями Кабінету Міністрів України);

обґрунтування доцільності закордонного відрядження (у разі відсутності такого відрядження у щорічному плані-графіку роботи Держгеокадастру у сфері зовнішніх зносин).