Відповідно до пункту 64.1 статті 64, пункту 66.1 статті 66 розділу II Податкового кодексу України (далі - Кодекс) взяття на облік у контролюючих органах, внесення змін до облікових даних юридичних осіб як платників податків та зборів здійснюється на підставі відомостей, що надаються із Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (далі - ЄДР) згідно із Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців" (далі - Закон). Отримання зазначених даних контролюючими органами здійснюється у порядку взаємообміну інформацією ЄДР та відомчих реєстрів ДФС. Щодо юридичних осіб, таким відомчим реєстром є Єдиний банк даних про платників податків юридичних осіб (далі - Єдиний банк даних), що ведеться згідно із пунктом 19-1.9 статті 19-1 Кодексу .

Єдиний банк даних ведеться автоматизовано із використанням класифікаторів та довідників (державних, статистичних, галузевих, відомчих та технічних).

Стани в Єдиному банку даних відображають реєстраційні дії або записи, внесені до ЄДР, або дії, проведені контролюючими органами стосовно платників податків, відповідно до положень Кодексу, Закону та Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 29.12.2011 за № 1562/20300 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 22.04.2014 № 462 із змінами) (далі - Порядок обліку).

Зокрема, встановлення станів "7 - до ЄДР внесено запис про відсутність підтвердження відомостей", "8 - до ЄДР внесено запис про відсутність за місцезнаходженням" та "9 - направлено повідомлення про відсутність за місцезнаходженням" відображають проведення відповідних дій, визначених статтею 19 Закону.

Частиною дванадцятою статті 19 Закону передбачено, що державному реєстратору від органів ДФС може бути направлено повідомлення встановленого зразка про відсутність юридичної особи за її місцезнаходженням. Форму такого повідомлення встановлено у додатку 24 до Порядку обліку . Про надсилання такого повідомлення вносилися дані до Єдиного банку даних шляхом встановлення стану "9 - направлено повідомлення про відсутність за місцезнаходженням".