Відповідно до пункту 64 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893,

1. Затвердити Порядок обліку, зберігання та використання печаток і штампів Державної служби України з питань геодезії, картографії та кадастру, що додається.

2. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Порядок обліку, зберігання та використання печаток і штампів Державної служби України з питань геодезії, картографії та кадастру (далі - Держгеокадастр) розроблений на підставі Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893, для забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання та використання печаток і штампів.

2. Печатки і штампи виготовляються за дозволом керівництва Держгеокадастру.

Керівники структурних підрозділів готують доповідну записку на ім'я керівника Держгеокадастру з обґрунтуванням необхідності виготовлення печатки, штампу.

Погоджена керівником доповідна записка передається до Адміністративного департаменту для подальшого виготовлення печатки або штампу.

3. Виготовлені печатки, штампи видаються службою діловодства відповідальним працівникам під підпис у журналі обліку та видачі печаток та штампів, у якому проставляються їх відбитки.

Відбиток печатки чи штампа робиться в журналі обліку печаток і штампів (додаток 1) на окремому аркуші. Це робиться для зручності передачі печаток і штампів іншим працівникам та виключення дублювання обліку їх у цьому журналі.

Журнал обліку та видачі печаток і штампів включається до номенклатури справ, його аркуші нумеруються, прошиваються і засвідчуються печаткою служби діловодства.

Відділом бухгалтерського обліку та звітності здійснюється передача печаток і штампів матеріально-відповідальній особі за актом прийому-передачі.

4. Гербова печатка Держгеокадастру проставляється на оригіналах документів на підписи Голови та його заступників відповідно до переліку документів, які зазначено у додатку 6 до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242.

Відбиток гербової печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "М. П.".

5. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах.

Особи, які персонально відповідають за облік і зберігання печаток і штампів, визначаються наказом Держгеокадастру.