Відповідно до Положення про Державну архівну службу України, затвердженого Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 407, з метою координації управлінських рішень і дій, встановлення персональної відповідальності за конкретні напрями діяльності Укрдержархіву, державних архівних установ, спеціальних установ СФД та виконання ними їх повноважень

1. Затвердити розподіл функціональних обов'язків між Головою, першим заступником і заступником Голови Державної архівної служби України згідно з додатком 1.

2. Встановити, що у разі відсутності Голови його обов'язки виконує перший заступник Голови.

У разі відсутності першого заступника чи заступника Голови їх обов'язки виконують посадові особи згідно з додатком 2.

3. Визнати такими, що втратили чинність, накази Укрдержархіву від 31.01.2012 № 13 "Про розподіл функціональних обов'язків у керівництві Укрдержархіву", від 22.01.2013 № 11 "Про внесення змін до наказу Укрдержархіву від 31.01.2012 № 13 "Про розподіл функціональних обов'язків у керівництві Укрдержархіву", від 25.02.2013 № 28 "Про внесення змін до наказу Укрдержархіву від 31.01.2012 № 13 "Про розподіл функціональних обов'язків у керівництві Укрдержархіву".

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Голова Укрдержархіву Баранова Т.І.

керує діяльністю Укрдержархіву, спрямовує її на забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи, діловодства та створення і функціонування страхового фонду документації;

організовує виконання Конституції та законів України, указів Президента України, актів та доручень Кабінету Міністрів України;

представляє Укрдержархів у Кабінеті Міністрів України, Верховній Раді України, у стосунках з іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, державними (національними) архівними службами інших держав, міжнародними архівними організаціями;

організовує підготовку проектів законів та інших актів Верховної Ради України, співпрацю з комітетами Верховної Ради України;

погоджує проекти законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України з питань, що належать до сфери діяльності Укрдержархіву;

організовує контроль за виконанням законів України, постанов Верховної Ради України, указів Президента України, актів та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Міністерства юстиції України;

організовує підготовку пропозицій щодо вдосконалення законодавства у сфері архівної справи і діловодства, створення і функціонування СФД;

веде переговори та підписує відповідно до повноважень, наданих в установленому порядку, міжнародні договори;

забезпечує охорону державної таємниці в апараті Укрдержархіву, в центральних державних архівних установах, спеціальних установах СФД, що належать до сфери управління Укрдержархіву;

спрямовує і координує діяльність першого заступника і заступника Голови Укрдержархіву, керівників структурних підрозділів центрального апарату Укрдержархіву, керівників центральних державних архівних установ, спеціальних установ СФД, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівах областей, міст Києва і Севастополя;

очолює колегію та науково-видавничу раду Укрдержархіву;

організовує формування і супроводження бюджетного запиту Укрдержархіву, раціональне і економне витрачання бюджетних коштів, розвиток економіки архівної справи, системи СФД;

координує діяльність щодо розвитку матеріально-технічної бази державних архівних установ, спеціальних установ СФД;

затверджує положення про спеціальні установи СФД та за погодженням з Міністром юстиції України - положення про Державний департамент СФД;

призначає на посади та звільняє з посад керівників центральних державних архівних установ, спеціальних установ СФД; погоджує призначення на посади та звільнення з посад керівників місцевих державних архівних установ;

призначає на посади та звільняє з посад за погодженням з Міністром юстиції України керівників і заступників керівників структурних підрозділів Укрдержархіву, призначає на посади та звільняє з посад інших працівників апарату Укрдержархіву;

затверджує звіти про виконання планів Укрдержархіву;

затверджує за погодженням з Міністерством юстиції України структуру Укрдержархіву;

затверджує за погодженням з Міністерством фінансів України штатний розпис та кошторис Укрдержархіву;

приймає рішення щодо розподілу бюджетних коштів;

присвоює відповідно до законодавства працівникам Укрдержархіву ранги державних службовців;

представляє працівників апарату Укрдержархіву та установ, що належать до сфери його підпорядкування, які особливо відзначились у роботі, до нагородження державними нагородами України, Почесною грамотою Кабінету Міністрів України, заохочувальними відзнаками Прем'єр-міністра України, Міністерства юстиції України та Укрдержархіву;

порушує в установленому порядку питання про притягнення до дисциплінарної відповідальності першого заступника та заступника Голови Укрдержархіву у разі неналежного виконання ними своїх обов'язків;

видає від імені Укрдержархіву довіреності на ведення справ у судах, стороною в яких є Укрдержархів;

підписує накази, які, в межах своїх повноважень на основі та на виконання актів законодавства, видає Укрдержархів;

підписує листи, що надсилаються Президенту України, Голові Верховної Ради України, Прем'єр-міністру України, Главі Адміністрації Президента України, народним депутатам України, Комітетам Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Раді національної безпеки і оборони України, керівникам центральних органів виконавчої влади, Голові Ради міністрів Автономної Республіки Крим, головам обласних, Київської і Севастопольської міських державних адміністрацій;

здійснює відповідно до законодавства інші функції та повноваження з питань, що належать до сфери діяльності Укрдержархіву;

контролює роботу фінансово-економічного управління, відділу кадрового забезпечення, сектору нормативно-правового забезпечення, сектору режимно-секретної та мобілізаційної роботи.

Перший заступник Голови Укрдержархіву Кісіль І.М.:

координує і спрямовує діяльність державних архівних установ із формування Національного архівного фонду, управління архівною справою і діловодством на підприємствах, в установах і організаціях; очолює Центральну експертно-перевірну комісію Укрдержархіву;

координує і спрямовує діяльність державних архівних установ із забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та ведення їх державного обліку; очолює Центральну комісію Державної архівної служби з контролю за наявністю, станом та розшуком документів Національного архівного фонду;