Відповідно до Указу Президента України від 18 вересня 1996 року № 841 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин", Положення про дипломатичний паспорт України та Положення про службовий паспорт України, затверджених Указом Президента України від 12 травня 2015 року № 264, постанови Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1992 року № 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон", Положення про Державну службу України з питань геодезії, картографії та кадастру, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 січня 2015 року № 15, з метою забезпечення послідовної та скоординованої міжнародної діяльності у Державній службі України з питань геодезії, картографії та кадастру

1. Установити, що підготовка та реалізація територіальними органами Держгеокадастру, підприємствами, установами, організаціями, що належать до сфери управління Держгеокадастру, будь-яких заходів міжнародного характеру здійснюється за погодженням з Головою (або його заступником згідно розподілу обов'язків).

Підготовка таких заходів здійснюється за обов'язковою участю відділу міжнародних відносин Департаменту міжнародної співпраці та ринку земель (далі - підрозділ міжнародних відносин).

2. Установити, що підготовка до будь-яких заходів міжнародного характеру, організованих іншими органами виконавчої влади чи міжнародними організаціями, до участі у яких запрошуються або у яких передбачається участь керівників територіальних органів Держгеокадастру, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Держгеокадастру, їх заступників або працівників здійснюється після погодження з Головою Держгеокадастру (або його заступником згідно розподілу обов'язків).

3. Усі службові контакти керівників територіальних органів Держгеокадастру, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Держгеокадастру, їх заступників або працівників з представниками іноземних держав, офіційними особами або органами міжнародних організацій здійснюються після погодження з Головою Держгеокадастру (або його заступником згідно розподілу обов'язків).

4. Керівникам територіальних органів Держгеокадастру, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Держгеокадастру:

забезпечити щорічне (до 1 грудня поточного року) інформування підрозділу міжнародних відносин про заходи міжнародного характеру, заплановані на наступний календарний рік, згідно додатка 2 до наказу;

надавати підрозділу міжнародних відносин інформацію про участь у заходах міжнародного характеру, фактично проведених протягом кварталу, до 10 числа місяця, наступного за звітним періодом;

інформацію щодо оформлення закордонних відряджень згідно додатка 4 до наказу.

До інформації про закордонні відрядження подавати також такі документи:

копію запрошення з перекладом українською мовою;

копію технічного завдання на закордонне відрядження, оформленого згідно з додатком 1 до цього наказу;

копію звіту про закордонне відрядження згідно додатка 3 до цього наказу;

копію наказу про відрядження;

копію кошторису витрат на відрядження;

копії листів до Міністерства закордонних справ України з проханням погодити технічне завдання;

копії листів до Кабінету Міністрів України з проханням дати дозвіл на відрядження (у разі потреби отримання дозволу Кабінету Міністрів України на відрядження);

копію листа-відповіді Міністерства закордонних справ України на погодження технічного завдання;

копію дозволу Кабінету Міністрів України на здійснення закордонного відрядження (у разі потреби отримання дозволу Кабінету Міністрів України на відрядження);

копії супровідних листів до Міністерства закордонних справ України та Кабінету Міністрів України щодо надання звіту (у разі надання дозволу Кабінетом Міністрів України).

5. Підрозділу міжнародних відносин:

аналізувати та узагальнювати матеріали, надані згідно з пунктом 4 цього наказу;

у разі потреби готувати для подання Голові Держгеокадастру пропозиції щодо притягнення до відповідальності керівників територіальних органів Держгеокадастру, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Держгеокадастру, за надання недостовірних матеріалів;

забезпечувати організацію роботи з отримання дипломатичного та службових паспортів керівниками та працівниками територіальних органів Держгеокадастру, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Держгеокадастру, для конкретного відрядження та їх повернення у встановлений строк після закінчення відрядження до Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України.

6. Технічні завдання на закордонне відрядження затверджуються Головою Держгеокадастру (в разі його відсутності - заступником згідно з розподілом функціональних обов'язків) з обов'язковим погодженням з Міністерством закордонних справ України.

7. Службові закордонні відрядження керівників та працівників територіальних органів Держгеокадастру, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Держгеокадастру, здійснюються за дозволом Голови Держгеокадастру (в разі його відсутності - заступника, який згідно з розподілом функціональних обов'язків приймає рішення щодо службових відряджень всіх працівників апарату) з обов'язковим погодженням технічного завдання на закордонне відрядження з Міністерством закордонних справ України.

8. Для отримання дозволу Голови (або його заступника) на відрядження керівників та працівників територіальних органів Держгеокадастру, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Держгеокадастру, керівник подає Голові (або його заступнику) такі документи:

доповідну записку на ім'я Голови Держгеокадастру (його заступника) із зазначенням мети поїздки, строків та складу делегації з проханням дати дозвіл на здійснення закордонного відрядження;

копію запрошення із перекладом українською мовою;

кошторис витрат та джерела фінансування;

порядок денний запланованого заходу;

проект листа до Міністерства закордонних справ України з метою погодження технічного завдання, та проханням повідомити про відрядження делегації відповідне Посольство України в країні, в якій планується проведення заходу;

проект листа до Кабінету Міністрів України з проханням надати дозвіл на відрядження (у разі передбаченому чинним законодавством та дорученнями Кабінету Міністрів України);

обґрунтування доцільності закордонного відрядження (у разі відсутності такого відрядження у щорічному плані-графіку роботи Держгеокадастру у сфері зовнішніх зносин).

11. Після повернення із закордонного відрядження в п'ятиденний строк керівники територіальних органів Держгеокадастру, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Держгеокадастру, зобов'язані подати до підрозділу міжнародних відносин звіт, оформлений згідно з додатком 3 до цього наказу та затверджений Головою Держгеокадастру (в разі його відсутності - заступником) про проведену роботу, прийняті рішення, схвалені документи, а також висновки та пропозиції щодо практичного впровадження результатів відрядження.

12. Прийом іноземних делегацій, груп та окремих іноземців в приміщенні Державної служби України з питань геодезії, картографії та кадастру здійснювати відповідно Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.