Заслухавши і обговоривши інформацію про забезпечення взаємодії Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД із ЗМІ та громадськими організаціями, колегія Укрдержархіву відзначає, що питання забезпечення принципів відкритості і прозорості діяльності Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД, залучення громадськості до формування та реалізації державної політики в архівній сфері, в сфері діловодства та СФД, налагодження ефективної співпраці з представниками інститутів громадянського суспільства та доступності інформації про їхню роботу перебуває під постійним контролем з боку керівництва Укрдержархіву та здійснюється відповідно до нормативно-правових актів та доручень Уряду в цій сфері.

Укрдержархівом 2014 року активізовано співпрацю з громадською та науково-експертною радами. На виконання доручень та рекомендацій Кабінету Міністрів України Укрдержархівом затверджено наказ від 4 лютого 2014 року № 23 "Про забезпечення взаємодії структурних підрозділів Укрдержархіву під час планування та організації консультацій з громадськістю".

Роботу Укрдержархіву з проведення публічних заходів та консультацій з громадськістю відмічено в інформації Секретаріату Кабінету Міністрів України до доручення Кабінету Міністрів України від 28 серпня 2014 року № 11563/0/2-14.

За звітний період відбулося одне спільне засідання громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві (21 травня), а також два засідання спільної робочої групи громадської та науково-експертної рад (11 та 18 червня), організовано електронні консультації з громадськістю з обговорення проектів нормативно-правових актів, розроблених Укрдержархівом.

Усі засідання відбувалися за участі заступника Голови Державної архівної служби та відповідальних працівників Укрдержархіву. Забезпечення діяльності громадської та науково-експертної рад, а також взаємодію із засобами масової інформації, відповідно до положення забезпечує відділ міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву.

На спільних засіданнях члени громадської та науково-експертної рад розглянули три законопроекти, один проект спільного наказу Мін'юсту та МЗС, проект "Концептуальних засад розвитку архівної справи в Україні на найближчі роки". Усі проекти одноголосно підтримано, Укрдержархівом взято до уваги пропозиції та зауваження, висловлені на засіданнях членами громадської та науково-експертної рад.

У листопаді 2014 року планується розглянути два проекти наказів Мін'юсту та пропозиції членів цих рад до річного орієнтовного плану Укрдержархіву з організації та проведення консультацій з громадськістю на 2015 рік.

На виконання доручення Кабінету Міністрів України від 26 травня 2014 року № 19618/0/1-14 Укрдержархівом, державними архівними установами та спеціальними установами СФД відповідно до їхньої компетенції забезпечено проведення обговорення змін до Конституції України щодо децентралізації державної влади, за участю громадської ради при Укрдержархіві та представників інститутів громадянського суспільства.

Члени громадської ради при Державній архівній службі постійно беруть участь у публічних заходах, організованих Укрдержархівом та здійснюють свою діяльність у тісній співпраці з науково-експертною радою. Проекти рішень колегії Укрдержархіву, річні звіти про підсумки роботи державних архівних установ доводяться до відома членів громадської та науково-експертної рад. Рівень пропозицій, які надавалися громадською та науково-експертною радами при Укрдержархіві під час обговорення проектів нормативно-правових актів, є достатньо високим.

Усі протоколи засідань громадської ради та спільних засідань громадської та науково-експертної рад оприлюднено на офіційному веб-порталі Укрдержархіву у рубриці "Громадянське суспільство і влада".

Укрдержархівом вчасно подаються до Кабінету Міністрів України щомісячні та щоквартальні інформаційні матеріали про проведення консультацій з громадськістю та роботу громадської ради згідно з встановленими формами. В електронному вигляді зазначені матеріали розміщено на офіційному веб-порталі Укрдержархіву у спеціальній рубриці "Громадянське суспільство і влада".

У щомісячних планах проведення Укрдержархівом консультацій з громадськістю на 2014 рік враховано завдання Програми діяльності Кабінету Міністрів України, з цією метою було частково переглянуто річний орієнтовний план проведення таких консультацій.

До складу дорадчих органів ЦДАГО, ЦДАМЛМ, ЦДАЗУ, держархівів Волинської, Донецької, Житомирської, Запорізької, Івано-Франківської, Кіровоградської, Львівської, Миколаївської, Одеської, Полтавської, Сумської, Тернопільської, Харківської, Херсонської, Черкаської, Чернівецької, Чернігівської областей та м. Києва включено представників інститутів громадянського суспільства.

З метою посилення координації інформаційної діяльності Укрдержархіву та установ, що належать до сфери його управління, затверджено наказ Укрдержархіву від 27 травня 2014 року № 63 "Про забезпечення інформаційно-комунікаційного супроводження суспільно значущих заходів та взаємодію із засобами масової інформації" та Регламент організації взаємодії структурних підрозділів Державної архівної служби із засобами масової інформації та своєчасного подання відповідної інформації державними архівними установами та спеціальними установами СФД .

Взаємодія з засобами масової інформації та громадськістю відбувається відповідно до щоквартальних, щомісячних та щотижневих планів, що надсилаються до Секретаріату Кабінету Міністрів України та Міністерства юстиції.

Відділом міжнародного співробітництва щотижня здійснюється моніторинг опублікованих у ЗМІ матеріалів та готується і подається на розгляд керівництву Укрдержархіву відповідна оглядова інформація.

Через об'єктивні обставини не оцінювалася робота з забезпечення взаємодії із ЗМІ та громадськістю держархівів в АР Крим, Луганської області та м. Севастополя.

Моніторинг здійснюють ЦДАГО, ЦДКФФА, ЦДІАЛ, більшість держархівів областей, Держархів м. Києва, Державний департамент СФД, НДІ мікрографії, Південно-східний РЦ СФД, Північний, Північно-східний, Західний РЦ СФД.

Не здійснюють моніторинг - Південний, Південно-західний РЦ СФД.

З січня до 30 вересня 2014 року до Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД інформаційні запити та скарги від представників засобів масової інформації на неналежний розгляд їх запитів не надходили.

За 9 місяців 2014 року Укрдержархівом, державними архівними установами та спеціальними установами СФД взято участь у 9 брифінгах та прес-конференціях, круглих столах.

За підтримки Укрдержархіву 2014 року ЦДАМЛМ продовжено реалізацію проекту "Мистецькі зустрічі в архіві-музеї". З серпня 2014 року архівом також реалізується новий віртуальний проект "АРХІВажлива СПРАВА".

У період з січня по вересень 2014 року за участі Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД вийшло понад 129 телесюжетів та телепередач, 119 радіосюжетів та радіопередач, підготовлено 16 документальних фільмів, опубліковано у друкованих періодичних ЗМІ 228 статей, розміщено 35 повідомлень у стрічках новин інформаційних агентств, в електронних ЗМІ розміщено понад 378 інформаційних повідомлень.

Стабільно високим лишається відсоток інформації про діяльність державних архівних установ, що публікується місцевими періодичними ЗМІ, - 34 % від загальної кількості опублікованих матеріалів.

Слід відзначити роботу ЦДАГО, яким за ініціативи архіву з травня 2014 року започатковано публікацію два рази на місяці у рубриці "Історія" газети "Голос України" матеріалів та архівних документів з фондів архіву, підготовлених його працівниками.