Заслухавши та обговоривши інформацію про супровід галузевого веб-порталу "Архіви України" та власних веб-сайтів СФД, державних архівних установ, колегія Укрдержархіву відзначає, що питання забезпечення ефективності та прозорості діяльності Укрдержархіву, Державного департаменту СФД та державних архівних установ за допомоги інформаційної відкритості веб-сайтів перебуває під постійним контролем з боку керівництва Укрдержархіву та здійснюється відповідно до нормативно-правових актів та доручень Уряду в цій сфері.

Офіційний веб-портал Укрдержархіву та офіційні веб-сайти Державного департаменту СФД та державних архівних установ є ефективними інструментами для громадян та організацій не лише в отриманні публічної та суспільно значущої інформації, але й у забезпеченні їхніх потреб в отриманні інформації про склад і зміст документів НАФ, забезпечують комунікаційний зв'язок користувачів цієї інформації з зазначеними установами, сприяють зменшенню навантаження на працівників структурних підрозділів Укрдержархіву та державних архівних установ з надання відповідей на окремі інформаційні запити.

Наказом Укрдержархіву від 9 грудня 2014 року № 149 затверджено новий склад робочої групи , відповідальної за супровід офіційного веб-порталу Укрдержархіву та подання матеріалів до офіційних урядового веб-порталу та урядового веб-сайту "Громадянське суспільство і влада", а також Порядок інформаційного наповнення офіційного веб-порталу Укрдержархіву.

Офіційний веб-портал Укрдержархіву має англійсько- та російськомовні версії. Переклад інформації про діяльність Укрдержархіву здійснюється в обсязі, визначеному рішеннями керівництва Укрдержархіву та чинним законодавством в сфері публічної інфомації.

Оперативно оновлюють інформацію, розміщену на веб-порталі, відділи організаційно-аналітичної роботи та міжрегіонального співробітництва, міжнародного співробітництва, нормативно-методичного забезпечення діловодства, формування Національного архівного фонду Укрдержархіву.

Станом на грудень 2014 року обсяг офіційного веб-порталу Укрдержархіву зменшився з 28 ГБ (2013 рік) до 19 у зв'язку з оптимізацією відділом інформаційних технологій структури порталу для забезпечення розміщення на існуючому сервері значної за обсягом інформації, опублікованої на офіційному веб-порталі Укрдержархіву, обсяг якої дедалі збільшується.

За підсумковим рейтингом інформаційної відкритості офіційних веб-сайтів ЦОВВ України в 2014 році, проведеним громадською організацією "Інститут розвитку регіональної преси", рівень інформаційної відкритості офіційного веб-порталу Укрдержархіву підвищився на 0,12 % і становить 55,73 % (2013 року цей показник становив 55,61 %). Показник вище середнього і є сталим показником інформаційної відкритості офіційного веб-порталу Укрдержархіву.

У порівнянні з 2013 роком кількість відвідувачів на добу зменшилась з 3 тис. до 2,5 тис. Кількість відвідувань за рік у поточному році становить 814.406 відвідувань, що на 111.911 менше, ніж минулого року.

Цільовою аудиторією офіційного веб-порталу є громадяни України (61 %) та 120 країн світу.

Інформація, яка розміщується на офіційному веб-порталі, має захист від несанкціонованої модифікації. Контроль за дотриманням вимог щодо захисту інформації здійснюється Державною службою спеціального зв'язку та захисту інформації.

У 2014 році на офіційному веб-порталі Укрдержархіву розміщено такі нові рубрики: "Державний нагляд (контроль)", "Довідкова інформація для установ, підприємств і організацій з питань архівної справи та діловодства", "Архіви до 200-річного ювілею Великого Кобзаря".

З метою забезпечення зручного пошуку інформації структуровано такі рубрики веб-порталу: рубрику "Інформуємо громадськість" об'єднано з рубрикою "Інформаційна політика", внесено зміни до структури рубрик "Укрдержархів", "Громадянське суспільство та влада", "Міжнародні контакти", "Звернення громадян", "Прес-центр".

Станом на грудень 2014 року на офіційному веб-порталі Укрдержархіву функціонує 36 тематичних рубрик, інформація яких постійно оновлюється. Відповідно до доручень Кабінету Міністрів України інформація про основні іміджеві заходи, розміщена у рубриках "Новини" та "Прес-центр", супроводжується фотоматеріалами, прес-релізами, у разі потреби - афішами, буклетами, відео- та аудіоматеріалами.

Укрдержархівом проаналізовано рівень інформаційної відкритості власних офіційних веб-сайтів державних архівних установ та Державного департаменту СФД.

Не оцінювалися офіційні веб-сайти ЦДІАЛ та Держархіву Вінницької області, які за результатами перевірки 2011 року обласними управліннями Держспецзв'язку призупинили їх інформаційне наповнення, та офіційні веб-сайти держархівів території зони АТО Донецької та Луганської областей та тимчасово окупованої території АР Крим та м. Севастополя.

Упродовж 2014 року покращилися технічні параметри та дизайн власних офіційних веб-сайтів ЦДАГО, ЦДАЗУ, ЦДКФФА, ЦДАМЛМ, держархівів Волинської, Кіровоградської, Львівської, Одеської, Рівненської, Чернівецької, Харківської областей та м. Києва.

Власний офіційний веб-сайт Держархіву Харківської області має спеціальну панель для користувачів з вадами зору, є також можливість для відвідувачів з вадами слуху користуватися субтитрами.

Число відвідувань на добу власних офіційних веб-сайтів державних архівних установ становить в середньому 89 осіб.

30 % офіційних веб-сайтів держархівів мають лише українську версію: ЦДАВО, ЦДІАК, держархіви Житомирської, Закарпатської, Івано-Франківської, Миколаївської, Тернопільської, Чернівецької областей.

Російськомовну версію сайтів мають УНДІАСД, ЦДАГО, ЦДКФФА, ЦДНТА, ЦДАМЛМ, ЦДЕА, держархіви Волинської, Кіровоградської, Одеської, Сумської областей, стислу довідкову інформацію російською мовою - сайти держархівів Запорізької, Полтавської, Херсонської, Хмельницької, Черкаської областей та м. Києва.

Англійськомовну версію сайтів мають УНДІАСД, ЦДАГО, ЦДНТА, ЦДАМЛМ, ЦДАЗУ, ЦДЕА, стислу довідкову інформацію англійською мовою - держархіви Волинської, Львівської, Одеської, Рівненської, Сумської, Харківської, Херсонської, Хмельницької, Черкаської областей та м. Києва.

Переклад за допомогою сервісу google на іноземні мови мають власні офіційні веб-сайти ЦДКФФА та Держархіву Київської області.

Результати оцінювання інформаційної відкритості показують, що на власних офіційних веб-сайтах державних архівних установ найбільш представлена інформація про їх основну діяльність.