З метою запровадження єдиного порядку ведення договірної роботи, реєстрації та забезпечення збереження договорів, що укладаються від імені Держгеокадастру, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року № 1040 "Про затвердження Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації"

1. Затвердити Порядок ведення договірної роботи в Держгеокадастрі (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Держгеокадастру забезпечити виконання цього Порядку.

3. Керівникам територіальних органів Держгеокадастру та підприємств, що належать до сфери його управління розробити відповідні Порядки ведення договірної роботи, згідно із зазначеним в пункті 1 цього наказу Порядком та затвердити їх у встановленому порядку.

4. Наказ Держземагентства від 16.05.2013 № 182 "Про затвердження Порядку ведення договірної роботи в Держземагентстві України" визнати таким, що втратив чинність.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Порядок ведення договірної роботи в Держгеокадастрі (далі - Порядок) визначає загальні засади організації роботи із укладання, виконання договорів та контролю за їх виконанням, реєстрації, зберігання та ведення реєстру договорів в Державній службі України з питань геодезії, картографії та кадастру (далі - Держгеокадастр).

1.2. Цей Порядок розроблено відповідно до законодавства про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти (далі - законодавство про державні закупівлі), Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, Бюджетного кодексу України, інших законодавчих та нормативно-правових актів.

2.1. Проект договору готується ініціативним структурним підрозділом.

У разі отримання проекту договору від іншої сторони ініціативний структурний підрозділ розглядає умови проекту договору, його економічну ефективність та доцільність.

Ініціативний структурний підрозділ проводить попередню перевірку умов проекту договору (контракту), копій статутних документів сторони договору та здійснює підготовку проекту договору разом з техніко-економічним обґрунтуванням, у якому мають бути відображені підстави необхідності укладення такого договору.

Під час укладання договору ініціативний структурний підрозділ перевіряє наявність у виконавця за договором відповідних ліцензій, патентів, інших дозвільних документів на реалізацію товару, здійснення робіт, надання послуг.

2.2. У договорах, які укладаються Держгеокадастром істотними умовами договору є ті, які визначені такими за законодавством або необхідні для договорів цього виду, а також всі ті умови, щодо яких за заявою однієї із сторін має бути досягнуто згоди, зокрема:

- найменування сторін;

- дата і місце його укладання;

- предмет договору (найменування товарів, робіт, послуг), характер виконуваної роботи (послуг, що надаються);

- права та обов'язки сторін за договором;

- відповідальність сторін;

- способи забезпечення виконання зобов'язань за договором (неустойка, завдаток, порука, гарантія, застава);

- строк дії договору;

- порядок виконання, здачі та приймання робіт (надання послуг);

- ціна договору (вартість товарів, робіт, послуг), порядок розрахунків;

- форс-мажорні обставини;

- порядок врегулювання спорів;

- місцезнаходження сторін.

Договором можуть бути передбачені інші умови, погоджені сторонами, та такі, що не суперечать чинному законодавству.

2.3. Невід'ємною частиною представленого для розгляду проекту договору можуть бути:

- специфікація;

- протокол про договірну ціну та калькуляція кошторисної вартості з розрахунками відповідно до статей витрат;

- графік виконання робіт;

- технічні вимоги (у разі потреби);

- інша документація, що є підставою підписання договору чи визнається сторонами договору його невід'ємною складовою.

2.4. До проекту договору також додаються такі документи:

- витяг з Єдиного державного реєстру, витяг із Статуту щодо юридичного статусу підприємства та його місцезнаходження;

- копія свідоцтва про реєстрацію платника податку та копія довідки про платника податку на додану вартість;

- довідка від банківської установи, в якій офіційно відкрито рахунок, із зазначенням банківських реквізитів (поточний рахунок; МФО; код ЄДРПОУ).

2.5. Ініціативний структурний підрозділ обов'язково здійснює погодження проекту договору з Управлінням фінансового забезпечення, Відділом бухгалтерського обліку та звітності, Відділом внутрішнього аудиту та Юридичним департаментом.

У разі необхідності такий проект договору погоджується іншими заінтересованими структурними підрозділами Держгеокадастру.

Погодження проекту договору здійснюється за допомогою візування аркушу погодження, який є невід'ємним додатком до договору, або який роздруковується на зворотній стороні останньої сторінки примірника проекту договору (додаток 1).

У разі наявності зауважень до проекту договору, що не вирішуються в робочому порядку, керівник структурного підрозділу в термін відведений на погодження проекту договору надає керівнику ініціативного структурного підрозділу письмові зауваження.

У разі порушення термінів розгляду проекту договору структурним підрозділом за поданням керівника ініціативного структурного підрозділу до керівника структурного підрозділу, що порушив термін розгляду проекту договору можуть бути застосовані загоди дисциплінарного стягнення, а також інших заходи, передбачені чинним законодавством.

Погодження проекту додаткової угоди до діючого договору здійснюється у порядку погодження проекту договору.

Управління фінансового забезпечення перевіряє проект договору на відповідність кошторисним призначенням.

Відділ бухгалтерського обліку та звітності перевіряє порядок розрахунків (попередня оплата, за фактом постачання), реквізити замовника.

Відділ внутрішнього аудиту перевіряє проект договору на відповідність плану закупівель.

Юридичний департамент, за наявності погодження керівників заінтересованих структурних підрозділів, здійснює правову оцінку проекту договору, зокрема його відповідність вимогам чинного законодавства, наявність у договорі (можливих відповідно до предмета договору) способів забезпечення виконання умов договору та визначення в договорі санкцій щодо неналежного (неякісного, несвоєчасного) виконання умов договору і, уразі відсутності зауважень, погоджує проект договору.