З метою встановлення порядку організації діяльності ДМС, пов'язаної із здійсненням її повноважень, передбачених Положенням про Державну міграційну службу України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 360, та іншими законодавчими та нормативними актами, у зв'язку зі зміною структури та затвердженням нового штатного розпису Державної міграційної служби України

1. Затвердити Регламент Державної міграційної служби України, що додається.

2. Уважати таким, що втратив чинність, наказ ДМС від 25.08.2011 № 67 "Про затвердження Регламенту Державної міграційної служби України" (із змінами, внесеними наказами ДМС від 05.03.2012 № 17, від 15.02.2013 № 32, від 22.11.2013 № 258 та від 14.07.2014 № 159).

3. Керівникам структурних підрозділів апарату ДМС у місячний термін після дати реєстрації наказу привести у відповідність до норм Регламенту положення про структурні підрозділи і їх підпорядковані підрозділи, а також посадові інструкції працівників.

4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

1. Регламент є відомчим організаційно-розпорядчим актом, що встановлює порядок організації діяльності ДМС, пов'язаної із здійсненням її повноважень.

2. У тексті Регламенту терміни використовуються у такому значенні:

- Міністр - Міністр внутрішніх справ України;

- Міністерство - Міністерство внутрішніх справ України;

- Голова ДМС - Голова Державної міграційної служби України або особа, що його заміщує згідно з положеннями чинного законодавства;

- керівництво ДМС - Голова ДМС та/або перший заступник Голови ДМС та/або заступник Голови ДМС;

- апарат ДМС - організаційно поєднана сукупність структурних підрозділів, що забезпечують діяльність Голови ДМС, а також виконання покладених на ДМС завдань;

- структурний підрозділ - департамент, управління, відділ або сектор апарату ДМС, що безпосередньо підпорядкований керівництву ДМС згідно з розподілом функціональних обов'язків;

- підрозділ - відділ або сектор у складі структурного підрозділу апарату ДМС;

- УДЗ - Управління документального забезпечення, роботи зі зверненнями громадян та запитами на інформацію;

- УФЗБС - Управління фінансового забезпечення та бухгалтерської служби;

- ДІТЗІ - Департамент інформатизації, телекомунікацій та захисту інформації;

- ДПГР - Департамент з питань громадянства, реєстрації та роботи з громадянами з тимчасово окупованої території України;

- ДСІОБГ - Департамент у справах іноземців та осіб без громадянства;

- УПЗ - Управління правового забезпечення;

- УКЗАМ - Управління кадрового забезпечення та антикорупційного моніторингу;

- УЗДК - Управління забезпечення діяльності керівництва Державної міграційної служби України та зв'язків з громадськістю;

- УРГЗ - Управління ресурсно-господарського забезпечення;

- ВМС - Відділ міжнародного співробітництва;

- РСС - Режимно-секретний сектор;

- СВА - Сектор внутрішнього аудиту;

- територіальні органи - головні управління (управління) ДМС (ГУДМС, УДМС) в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі;

- територіальні підрозділи - управління (відділи, сектори) територіальних органів в районах, районах у містах, містах обласного, республіканського (Автономної Республіки Крим) значення;

- резолюція - зроблений посадовою особою напис на документі або окремому аркуші до нього, який містить стислий зміст прийнятого рішення щодо виконання документа;

- Річний план роботи ДМС - річний план роботи з виконання покладених на ДМС завдань;

- Типова інструкція - Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242;

- Інструкція - інструкція з діловодства ДМС.

3. До Регламенту включені основні положення, що визначають організацію діяльності апарату ДМС, його структурних підрозділів, підрозділів, створюваних при ній дорадчих органів з метою реалізації завдань, покладених на ДМС.

4. ДМС є центральним органом виконавчої влади, діяльність якого спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра.

5. Завдання та повноваження ДМС визначені Положенням про Державну міграційну службу України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 360.

6. ДМС, її структурні підрозділи, підрозділи та посадові особи у своїй діяльності керуються Конституцією України та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими актами законодавства та цим Регламентом.

7. ДМС у межах повноважень видає організаційно-розпорядчі документи (накази та доручення), організовує і контролює їх виконання та вносить на розгляд Міністра:

- пропозиції щодо формування державної політики у сферах міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, реєстрації фізичних осіб, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів;

- розроблені проекти законів, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, з питань, що належать до сфери діяльності ДМС, відомчих нормативно-правових актів, які затверджуються наказами Міністерства.

У разі потреби разом з іншими органами виконавчої влади видає спільні акти у спосіб, передбачений законодавством.

8. ДМС під час виконання покладених на неї завдань взаємодіє з іншими центральними і місцевими органами виконавчої влади, органами влади Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування, а також з відповідними органами інших держав та міжнародними організаціями.

9. ДМС здійснює свої повноваження безпосередньо та через утворені в установленому порядку територіальні органи та територіальні підрозділи, державні підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління ДМС.

10. Діяльність ДМС є відкритою та прозорою за винятком питань, які містять державну таємницю або службову інформацію. Прозорість роботи ДМС забезпечується шляхом розміщення інформації на її офіційному веб-сайті або іншим способом, передбаченим законодавством.

11. Гласність роботи ДМС забезпечується відповідно до вимог законів України "Про інформацію", "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації" та інших законодавчих актів з урахуванням вимог Законів України "Про державну таємницю", "Про захист персональних даних" тощо.

1.1. З метою забезпечення послідовних і узгоджених дій між структурними підрозділами та ефективного виконання покладених завдань ДМС здійснює планування своєї роботи.

У ДМС плани роботи складаються на рік.

Організаційне забезпечення розроблення планів роботи ДМС здійснює УДЗ.

1.2. У Річний план роботи ДМС включаються заходи, передбачені законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністра, дорученнями та розпорядженнями ДМС, а також за напрямами робіт, визначеними бюджетними програмами.

1.3. У Річному плані роботи ДМС визначаються:

- перелік завдань (робіт) для виконання;

- обґрунтування необхідності здійснення заходів;

- відповідальні за виконання завдань (робіт);

- строки виконання завдань (робіт) та підготовки звітності;

- результативні показники (індикатори) виконання плану.

1.4. Структурні підрозділи, територіальні органи, підприємства, установи і організації, які належать до сфери управління ДМС, в межах повноважень готують пропозиції до Річного плану роботи на наступний рік, які подаються до УДЗ щороку, до 1 грудня.

УДЗ узагальнює пропозиції щодо плану роботи на наступний рік та щороку, до 15 грудня, подає на погодження Голові ДМС проект Річного плану роботи ДМС.

1.5. Погоджений Головою ДМС проект Річного плану роботи ДМС подається на затвердження Міністрові до 20 грудня.

1.6. Для розроблення Річного плану роботи ДМС за рішенням Голови ДМС може бути утворено робочу групу за участю представників структурних підрозділів, а також за згодою відповідних керівників - центральних і місцевих органів виконавчої влади, науковців, інших фахівців.

1.7. Моніторинг виконання Річного плану роботи ДМС здійснюється УДЗ шляхом узагальнення отриманих від структурних підрозділів щоквартальних звітів, складених за наростаючим підсумком, про виконання планових завдань.

1.8. Копії звітів про виконання Річного плану роботи ДМС, погоджені керівництвом ДМС відповідно до розподілу функціональних обов'язків, подаються структурними підрозділами до УДЗ:

- щоквартальних - до 15 числа місяця, наступного за звітним періодом;

- річного - до 27 грудня.

1.9. УДЗ зводить за відповідний період показники виконання Річного плану роботи ДМС:

- квартальні звіти - до 25 числа місяця, наступного за звітним періодом;

- річного звіту - до 15 січня.

1.10. Інформація про виконання зведених квартальних показників Річного плану роботи ДМС подається Голові ДМС на розгляд та для прийняття рішень.

1.11. Звіт про виконання Річного плану роботи ДМС разом з інформаційно-аналітичною довідкою подається на затвердження Голові ДМС.

1.12. Голова ДМС звітує перед Міністром про виконання Річного плану роботи ДМС та покладених на неї завдань.

2.1. Повноваження Голови ДМС визначаються відповідно до Законів України "Про центральні органи виконавчої влади", "Про Кабінет Міністрів України", постанови Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 360 "Про затвердження Положення про Державну міграційну службу України" та інших законодавчих актів.

2.2. Розподіл обов'язків між заступниками Голови ДМС затверджується наказом ДМС, в якому визначаються:

- перелік закріплених за заступниками Голови ДМС обов'язків відповідно до покладених на ДМС завдань та функцій;

- назви структурних підрозділів, підприємств, установ та організацій, діяльність яких спрямовується, координується та контролюється заступниками.

2.3. У разі відсутності Голови ДМС його обов'язки виконує перший заступник Голови ДМС, у разі відсутності першого заступника Голови ДМС - заступник Голови ДМС, у разі відсутності заступника Голови ДМС - перший заступник Голови ДМС.

2.4. Заступники Голови ДМС спрямовують, координують і контролюють діяльність структурних підрозділів та територіальних органів згідно з розподілом обов'язків, у межах своєї компетенції приймають рішення з питань основної діяльності.

Заступники Голови ДМС мають право давати доручення структурним підрозділам та територіальним органам згідно з розподілом обов'язків, а також доповнювати список (перелік) виконавців у дорученнях Голови ДМС, не змінюючи при цьому головного виконавця, визначеного рішенням Голови ДМС.

Листи, вказівки та рішення організаційно-розпорядчого характеру, спрямовані на врегулювання кадрових, юридичних та фінансово-господарських питань, а також доручення щодо проведення загальнодержавних заходів, у тому числі міжвідомчих чи міждержавних, надсилаються до виконання виключно за підписом Голови ДМС.

2.5. Положення про структурні підрозділи розробляються та підписуються керівниками відповідних структурних підрозділів і затверджуються наказами ДМС.

Проекти наказів про затвердження положень про структурні підрозділи погоджуються з керівниками РСС, УКЗАМ, УПЗ, УДЗ та керівництвом ДМС відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

2.6. Положення про підрозділи, що входять до складу структурних підрозділів, розробляються керівниками цих підрозділів, підписуються керівником структурного підрозділу, до складу якого входить підрозділ, та у разі, якщо посади керівників або працівників структурного підрозділу включені до номенклатури посад працівників ДМС, перебування на яких потребує оформлення допуску та надання доступу до державної таємниці, погоджуються з керівником РСС і реєструються в системі діловодства.

2.7. Обов'язки та права керівників структурних підрозділів визначаються в положенні про структурний підрозділ. Обов'язки та права керівника підрозділу визначаються в положенні про підрозділ. Обов'язки та права працівників підрозділів визначаються посадовими інструкціями, що розробляються, підписуються і затверджуються керівниками структурних підрозділів та реєструються в системі діловодства.

3.1. Для узгодженого вирішення питань, які належать до компетенції ДМС, обговорення найважливіших напрямів її діяльності утворюється колегія ДМС (далі - Колегія) як консультативно-дорадчий орган.

Порядок діяльності Колегії визначається Положенням про Колегію ДМС, затвердженим відповідним наказом ДМС.

До складу Колегії включаються Голова ДМС (Голова Колегії), перший заступник Голови ДМС (заступник Голови Колегії), заступник Голови ДМС, посадові особи Міністерства, визначені Міністром.

У разі потреби до складу Колегії можуть включатися керівники самостійних структурних підрозділів апарату ДМС та її територіальних органів, а також за згодою - представники інших державних органів, наукових і навчальних закладів, особи, які очолюють консультаційно-дорадчі органи при ДМС, у встановленому порядку інші особи, у тому числі представники інститутів громадянського суспільства.

Періодичність проведення засідань Колегії визначається Головою ДМС.

Рішення Колегії оформляються протоколом та можуть бути реалізовані шляхом видання відповідного наказу ДМС.

3.2. З метою забезпечення участі громадськості у реалізації державної політики у сферах міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, реєстрації фізичних осіб, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів, здійснення ними громадського контролю за діяльністю ДМС та її територіальних органів, врахування громадської думки під час вирішення суспільних проблем та відповідно до вимог Типового положення про громадську раду при міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласній, Київській та Севастопольській міській, районній, районній у містах Києві та Севастополі державній адміністрації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 3 листопада 2010 року № 996 (далі - Типове положення про громадську раду), при ДМС утворюється консультативно-дорадчий орган - Громадська рада.

ДМС забезпечує необхідні умови для роботи Громадської ради та проведення консультацій з громадськістю.

Рішення Громадської ради мають рекомендаційний характер і є обов'язковими для розгляду керівництвом ДМС.

3.3. Для розроблення науково обґрунтованих рекомендацій з принципових та проблемних питань діяльності ДМС, з метою координації співпраці ДМС з недержавними організаціями та експертами при ДМС може бути утворена Науково-експертна рада з питань діяльності ДМС (далі - Рада) як постійно діючий дорадчий орган.

Діяльність Ради регулюється Положенням про Науково-експертну раду з питань діяльності ДМС, затвердженим відповідним наказом ДМС.

До складу Ради можуть входити громадяни України, які є фахівцями права, міжнародних відносин, соціології, інформаційних технологій, експертами у сферах захисту прав людини, міграції (імміграції та еміграції).

3.4. Для розгляду наукових рекомендацій та проведення фахових консультацій з основних питань діяльності при ДМС можуть утворюватися інші постійні або тимчасові консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи.

3.5. Рішення про утворення чи ліквідацію Колегії, інших постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів приймає Голова ДМС.

Кількісний та персональний склад Колегії, інших консультативних, дорадчих та допоміжних органів, а також положення про них затверджує Голова ДМС.

4.1. Для працівників ДМС встановлюється п'ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями - суботою і неділею.

4.2. Тривалість робочого часу працівників становить 40 годин на тиждень (за винятком випадків, передбачених чинним законодавством України).

4.3. У випадках, передбачених статтею 56 Кодексу законів про працю України, окремим працівникам на їх прохання може встановлюватися неповний робочий день чи тиждень з оплатою праці пропорційно відпрацьованому ними часу.

4.4. В апараті ДМС встановлено такий розпорядок роботи:

- початок роботи з 9 години - протягом робочого тижня;

- перерва на обід з 13 години до 13 години 45 хвилин - протягом робочого тижня;

- кінець робочого дня у понеділок, вівторок, середу та четвер - о 18 годині, у п'ятницю - о 16 годині 45 хвилин.

4.5. Напередодні святкових і неробочих днів тривалість робочого дня зменшується на одну годину.

4.6. Перебування в робочий час працівників апарату ДМС за межами приміщень ДМС з метою вирішення службових питань погоджується з керівниками відповідних підрозділів. Керівники структурних підрозділів повідомляють керівництво ДМС відповідно до розподілу обов'язків про свою відсутність у робочий час у зв'язку зі службовою необхідністю.

4.7. Залучення працівників до роботи у вихідні, святкові та неробочі дні здійснюється за письмовим наказом Голови ДМС.

Вихід на роботу у вихідні, святкові та неробочі дні компенсується відповідно до трудового законодавства України шляхом надання іншого дня відпочинку.

4.8. У структурних підрозділах ДМС складається табель обліку робочого часу, який двічі на місяць, до 10 та 20 числа, подається до УФЗБС.

4.9. Керівники структурних підрозділів забезпечують контроль та достовірний облік робочого часу працівників своїх структурних підрозділів та визначають осіб, відповідальних за складання табелів обліку робочого часу.

5.1. Службове відрядження Голови ДМС за кордон погоджується Міністром або особою, яка виконує його обов'язки, за рішенням Першого віце-прем'єр-міністра України, а також віце-прем'єр-міністрів України згідно з розподілом функціональних повноважень.

5.2. Службове відрядження заступників Голови ДМС за кордон здійснюється за рішенням Першого віце-прем'єр-міністра України, а також віце-прем'єр-міністрів України згідно з розподілом функціональних обов'язків.

5.3. Організація та оформлення службових відряджень у межах України та за кордон здійснюються відповідно до вимог Указу Президента України від 18 вересня 1996 року № 841/96 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин", постанов Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1992 року № 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон", від 10 листопада 1995 року № 901 "Про затвердження Положення про порядок формування навчальних груп для підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів за рахунок міжнародної технічної допомоги", від 2 жовтня 2003 року № 1561-12 "Про затвердження Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях", від 2 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів", Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, із змінами і доповненнями, інших нормативно-правових документів, а також відповідних наказів ДМС.

5.4. Для оформлення службових відряджень за кордон керівництва ДМС до Кабінету Міністрів України не пізніш як за два тижні до виїзду подаються:

- лист з визначенням мети виїзду, строків та умов перебування за кордоном і обґрунтуванням джерел фінансування;

- технічне завдання, погоджене з Міністерством закордонних справ України;

- копія офіційного запрошення;

- кошторис витрат на відрядження (у разі здійснення відрядження за рахунок коштів державного бюджету).

5.5. Службові відрядження Голови ДМС в межах України погоджуються Міністром внутрішніх справ або особою, яка виконує його обов'язки, та за рішенням Першого віце-прем'єр-міністра України, а також віце-прем'єр-міністрів України згідно з розподілом функціональних повноважень.

Перший заступник та заступник Голови, керівники структурних підрозділів, керівники підрозділів, спеціалісти ДМС України направляються у службові відрядження в межах України за рішенням, прийнятим Головою ДМС або особою, яка виконує його обов'язки.

5.6. Рішення про службове відрядження за кордон за рахунок коштів державного бюджету керівників структурних підрозділів, керівників підрозділів, спеціалістів ДМС України приймається Головою ДМС або особою, яка виконує його обов'язки, за погодженням Першого віце-прем'єр-міністра України, а також віце-прем'єр-міністрів України згідно з розподілом функціональних повноважень.

5.7. Доповідна записка та/або заявка щодо необхідності здійснення службового відрядження працівників ДМС, у тому числі з метою навчання, готується у випадку:

- відрядження в межах України - структурним підрозділом, працівник якого відряджається, або структурним підрозділом, що визначений головним виконавцем доручення, на виконання якого здійснюється відрядження;

- відрядження за кордон - ВМС.

5.8. Доповідна (службова) записка щодо здійснення службових відряджень за кошти державного бюджету візується УФЗБС.

5.9. Службове відрядження за кордон державних службовців з метою навчання оформляється після отримання погодження Національного агентства України з питань державної служби.

5.10. Працівник, який відряджається в межах України, готує необхідні документи для виконання поставлених завдань, зокрема план-завдання, припис на виконання завдання, інший документ, який містить заходи, які повинні бути реалізовані під час відрядження.

5.11. Для прийняття рішення щодо відрядження за кордон ВМС надає Голові ДМС наступні супровідні документи:

- запрошення міжнародних організацій, компетентних органів інших країн або неурядових організацій;

- доповідну (службову) записку у якій, зокрема, визначаються строки перебування, умови виїзду, перебування, забезпечення транспортом, обґрунтування необхідності відрядження та пропозиції про склад делегації і джерел фінансування відрядження;

- проект технічного завдання або програми перебування;

- кошторис витрат на відрядження (у разі здійснення відрядження за кордон за рахунок коштів державного бюджету).

5.12. УКЗАМ готує проект наказу про відрядження та подає на підпис Голові ДМС.

5.13. Службові відрядження Голови ДМС, його заступників та працівників ДМС оформляються наказом із зазначенням пункту призначення, терміну та мети відрядження, а також умов фінансування.

5.14. У випадку здійснення службового відрядження працівника ДМС за кордон на ВМС покладається відповідальність за:

- надання консультативної допомоги особі, яка відряджається за кордон, в оформленні візових документів;

- підготовку технічного завдання, супроводжувальних листів до Міністерства закордонних справ України та Кабінету Міністрів України у разі здійснення відрядження за кордон за рахунок коштів державного бюджету;

- надсилання звіту про відрядження працівників ДМС до МЗС та КМУ (у разі погодження відрядження з Урядом України) у визначені терміни;

- дотримання існуючого порядку використання і повернення службових паспортів до Міністерства закордонних справ України.

5.15. Проект наказу про відрядження передається Голові ДМС, як правило, не пізніше як за п'ять діб до початку відрядження.

5.16. Підписаний наказ про відрядження є підставою для реєстрації особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі УКЗАМ.

5.17. Оригінал наказу про відрядження в установленому порядку реєструється та зберігається в УКЗАМ. Копії наказу передаються до відділу бухгалтерської служби УФЗБС, як правило, не пізніше ніж за 5 робочих днів.

5.18. Копія наказу, передана до відділу бухгалтерської служби УФЗБС, є підставою для виплати грошового авансу.