На Ваш запит повідомляємо, що у разі нестачі документів або справ в установі, що рахуються за номенклатурою справ, відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням експертної комісії (ЕК) та архівного підрозділу затверджує акт про нестачу архівних справ (документів), призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архівного підрозділу установи. Ці заходи, передбачені у пункті 4.5.4 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затверджених наказом Держкомархіву України 16.03.2001 N 16 і зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598 ("Офіційний вісник України" N 20 за 2001 р.).

Інші питання, що були порушені у запиті, не входять до компетенції Держкомархіву України.

З повагою,