Адміністратором автоматизованої системи електронного документообігу Держземагентства України (далі - Система) здійснюється не тільки підтримка працездатності Системи, а й моніторинг щодо виконання вимог нормативних документів з реєстрації документів у Системі, в тому числі наказів з розпорядження земельними ділянками сільськогосподарського призначення державної власності.

За результатами здійсненого аналізу (за період з 10.04.2014 до 08.05.2014) встановлені численні порушення щодо виконання вимог наказу Держземагентства України від 10.04.2014 № 129 "Про деякі питання реєстрації документів в автоматизованій системі діловодства" територіальними органами.

Всі порушення поділяються на три категорії: відсутні скановані електронні примірники документів; відсутні штрих-коди, нанесені на паперові примірники документів; документи в Системі знаходяться не у встановленому форматі.

Наприклад, Житомирська область: зроблено записи в Системі про реєстрацію 230 наказів, з них 110 не містять електронних примірників; Київська область: зроблено записи в Системі про реєстрацію 1191 наказу, з них 1128 не містять електронних примірників; Полтавська область: зроблено записи в Системі про реєстрацію 706 наказів, всі електронні примірники наявні в Системі, проте вони не мають відповідних штрих-кодів та належного формату, тому такі документи вважаються недійсними.

Порушення вимог нормативних актів з питань діловодства є досить небезпечним фактором у сфері організації діяльності територіальних органів: по-перше, забезпечення безумовного виконання розпорядчих документів Держземагентства України є прямим обов'язком кожного керівника територіального органу; по-друге таке ставлення до організації видання наказів з розпорядження землями сільськогосподарського призначення державної власності може свідчити про спробу керівників територіальних органів будувати неправомірні схеми.