Заслухавши та обговоривши інформацію заступника директора департаменту - начальника відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву Ю.А. Прилепішевої про стан виконання державними архівами заходів з відзначення 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка, колегія констатує, що виконання заходів здійснюється з урахуванням завдань, визначених Указом Президента України від 11 квітня 2012 року № 257 "Про додаткові заходи з підготовки та відзначення 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка", розпорядженням Кабінету Міністрів України від 2 березня 2011 року № 167 "Про затвердження плану заходів з підготовки та відзначення 200-річчя від дня народження Т.Г. Шевченка та 150-річчя від дня його перепоховання", Протоколом за результатами засідання Громадської гуманітарної ради з питань підготовки та відзначення 200-річчя від дня народження Т.Г. Шевченка під головуванням Президента України від 6 березня 2013 року відповідно до компетенції Укрдержархіву та державних архівних установ.

Укрдержархівом затверджено наказ від 22 липня 2013 року № 99 "Про участь державних архівних установ у заходах з підготовки та відзначення 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка", розроблено та затверджено План заходів з підготовки виставки фото- та архівних документів до 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка та круглого столу "Життя та творча спадщина Т.Г. Шевченка" з урахуванням залучення до участі у цих заходах Національного музею Тараса Шевченка та Інституту літератури ім. Т.Г. Шевченка НАН України, державних архівних служб Казахстану, Литви, Польщі, Росії.

На виконання доручення Кабінету Міністрів України від 29 липня 2013 року № 29354/1/1-13 Укрдержархівом підписано Протокол про затвердження Плану спільних заходів Державної архівної служби України і Федерального архівного агентства (Російська Федерація) на 2014-2016 роки. Положеннями цих міжвідомчих міжнародних договірних документів передбачено: проведення в 2014 році документальної виставки за документами українських та російських архівів, публікація художнього альбому про Т.Г. Шевченка, організація Круглого столу, присвяченого життю та творчій діяльності відомого українського письменника, поета, художника, філософа.

На виконання пункту 3 Розпорядження Президента України від 27 серпня 2013 року № 263/2013-рп "Про проведення Всеукраїнського телевізійного Шевченківського уроку" Укрдержархівом передано Інституту інноваційних технологій і змісту освіти Міністерства освіти і науки фото- та відеоматеріали у цифровому форматі з фондів Центрального державного кінофотофоноархіву України ім. Г.С. Пшеничного та Російського державного архіву кінофотодокументів для використання при підготовці Всеукраїнського телевізійного Шевченківського уроку.

18 грудня 2013 року в приміщенні Укрдержархіву відбулося громадське обговорення концепції та тематико-експозиційного плану виставки фото- та архівних документів до 200-річчя Тараса Шевченка на спільному засіданні Громадської та Науково-експертної рад при Укрдержархіві за участю працівників Укрдержархіву та центральних державних архівів, розташованих в м. Києві, керівництва та працівників Інституту літератури ім. Т.Г. Шевченка НАН України та Національного музею Тараса Шевченка.

20 грудня 2013 року в Укрінформі пройшла прес-конференція на тему "Життя та діяльність Тараса Шевченка в архівних документах. (До 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка)", у ході якої було презентовано раніше невідомі широкому загалу окремі фото-, фоно-, кіно- та архівні документи з фондів ЦДІАК, ЦДКФФА, ЦДАМЛМ, висвітлено діяльність ЦДЕА щодо забезпечення збереження тематичних веб-сайтів, створених до 200-річчя від дня народження відомого українського поета.

З листопада 2013 року на офіційному веб-порталі Укрдержархіву діє спеціальна рубрика "Архіви до 200-річного ювілею Великого Кобзаря", інформація якої постійно оновлюється. Відповідні спеціальні рубрики створено також на офіційних веб-сайтах ЦДАГО, ЦДКФФА, Держархіву Запорізької області.

17 січня 2014 року у Синьому залі Будинку кіно відбувся кінолекторій до 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка "Сторінки документальної Кіношевченкіани (1918-1964)" з показом кінодокументів із фондів ЦДКФФА.

14 лютого 2014 року Укрдержархівом укладено Договір про співпрацю з Національним центром "Мала академія наук України", яким передбачено реалізацію спільних проектів, спрямованих на збереження документальних та електронних ресурсів, що містять інформацію про постать Т.Г. Шевченка і зберігаються в НАФ України та в МАН, зокрема участь державних архівних установ у створенні "Науково-освітнього порталу "Тарас Шевченко".

27 лютого 2014 року у виставковій залі ЦДАМЛМ відкрито виставку фото- та архівних документів "На вічному шляху до Тараса. (1814-1861)" до підготовки експозиції якої залучено державні архіви України, Росії, Польщі, Литви, Казахстану, Національний музей Тараса Шевченка та Інститут ім. Т.Г. Шевченка НАН України (представлено архівні документи і матеріали з 25 державних архівних, музейних та наукових установ). У рамках церемонії відкриття виставки презентовано каталог виставки та видання, підготовлені Інститутом ім. Т.Г. Шевченка НАН України та ЦДАМЛМ до 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка, а також "Науково-освітній портал "Тарас Шевченко", створений Національним центром "Мала академія наук України".