1. Інструкція з діловодства за зверненнями громадян (далі - Інструкція) визначає порядок ведення діловодства в Державній екологічній інспекції України (далі - Держекоінспекції України) за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян (далі - звернення громадян).

Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості про особисте життя, а також ті, що являють собою державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, та іншу інформацію, розголошення якої ущемляє права і законні інтереси громадян, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

2. Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства й покладається на сектор документального забезпечення Управління організаційної роботи (далі - сектор документального забезпечення).

3. Порядок роботи з документами регулюється Законом України від 2 жовтня 1996 р. № 393/96-ВР (зі змінами і доповненнями) "Про звернення громадян", Указом Президента України від 19 березня 1997 р. № 241/97 "Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення", Указом Президента України від 05 травня 2011 р. "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації", постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", Указом Президента України від 13 серпня 2002 року № 700 "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення", нормативно-методичними документами Державної архівної служби України.

4. Дія цієї Інструкції не поширюється на ведення діловодства за зверненнями громадян, порядок розгляду яких встановлено кримінально-процесуальним, цивільним процесуальним законодавством України, законодавством про порядок розгляду трудових спорів, про відкриття, винаходи і раціоналізаторські пропозиції, про адміністративні правопорушення та іншим законодавством України.

5. Виконання вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян є обов'язковим для кожного працівника Держекоінспекції України.

6. Усі звернення громадян, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватись у день їх надходження в журналі реєстрації звернень громадян (додаток 1). Конверти (вирізки з них) зберігаються.

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає Голова Держекоінспекції України або його заступники, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

Якщо питання, порушені в одержаному Держекоінспекцією України зверненні, не входять до його повноважень, воно в термін не більше п'яти днів пересилається ним за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обгрунтованого рішення органом чи посадовою особою, воно в той же термін повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями.

Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

Облік особистого прийому громадян ведеться в журналах (додаток 2).

Письмове звернення, яке подається громадянином на особистому прийомі, оформлюється відповідно до вимог статті 5 Закону України "Про звернення громадян".

Письмові звернення, подані на особистому прийомі, також підлягають реєстрації в секторі документального забезпечення.

Журнал реєстрації звернень громадян та журнал обліку особистого прийому громадян ведуться відповідно до вказівок щодо їх заповнення.

При реєстрації звернень облік особистого прийому громадян проводиться шляхом зазначення в журналі таких даних:

дата надходження, прізвище, ім'я, по-батькові автора звернення;

звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль;

поставлені питання - короткий зміст;

зміст і дата резолюції;

виконавець, термін виконання;

дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.

Склад цих елементів при необхідності може бути доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання, тощо).

Реєстраційний індекс звернень зазначається в реєстраційному штампі. Штамп проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища автора та порядкового номера звернення, наприклад: А-526.

Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання звернень громадян.

7. Повторним зверненням громадян при їх надходженні надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки, журналі або автоматизованій реєстрації зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних звернень праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування.

Повторними слід вважати звернення, що надійшли від тієї ж особи з одного і того ж питання, якщо з часу подання першого звернення громадян минув установлений законодавством термін розгляду або заявник не задоволений даною відповіддю, а з моменту прийняття рішення з цього питання не минув один рік, але не пізніше одного місяця з часу ознайомлення громадянина з прийнятим рішенням.

Звернення одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам та надійшли на розгляд до однієї й тієї ж організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви чи скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: А-526/1, А-526/2, А-526/3.

8. Звернення розглядаються і вирішуються в термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, Голова, заступники Голови по напрямках встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку: звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, інвалідів Великої Вітчизняної війни та праці; осіб, які постраждали від аварії на Чорнобильській АЕС, багатодітних сімей, одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки.