Відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації" та Указу Президента України від 5 травня 2011 року № 547 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації"

1. Затвердити Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Державній інспекції навчальних закладів України, що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів апарату ДІНЗ України забезпечити облік, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у ДІНЗ України.

3. Управлінню організаційного та інформаційного забезпечення (Рудешко О.І.) забезпечити розміщення цього наказу на офіційному веб-сайті ДІНЗ України.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Інструкція з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Державній інспекції навчальних закладів України (далі - Інструкція) визначає порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Державній інспекції навчальних закладів України.

1.2. Відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" (далі - Закон) документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф "Для службового користування". Доступ до таких документів надається відповідно до частини другої статті 6 Закону , згідно з якою обмеження доступу до інформації здійснюється при дотриманні таких вимог:

виключно в інтересах національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку з метою запобігання заворушенням чи злочинам, для охорони здоров'я населення, для захисту репутації або прав інших людей, для запобігання розголошенню інформації, одержаної конфіденційно, або для підтримання авторитету і неупередженості правосуддя;

розголошення інформації може завдати істотної шкоди цим інтересам; шкода від оприлюднення такої інформації переважає суспільний інтерес в її отриманні.

1.3. Обмеженню доступу підлягає інформація, а не документ. Якщо документ містить інформацію з обмеженим доступом, для ознайомлення надається інформація, доступ до якої не обмежено.

1.4. Не може бути обмежено доступ до інформації про розпорядження бюджетними коштами, володіння, користування чи розпорядження державним, комунальним майном, у тому числі до копій відповідних документів, умови отримання цих коштів чи майна, прізвища, імена, по батькові фізичних осіб та найменування юридичних осіб, які отримали ці кошти або майно.

При дотриманні вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону , зазначене положення не поширюється на випадки, коли оприлюднення або надання такої інформації може завдати шкоди інтересам національної безпеки, оборони, розслідуванню чи запобіганню злочину.

1.5. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію у ДІНЗ України, затверджується наказом (далі - Перелік).

1.6. Перелік не може бути обмеженим у доступі.

1.7. На документах (у необхідних випадках - і на їх проектах), які містять службову інформацію, у правому верхньому куті першої сторінки, а для видань - на обкладинці та на титулі проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника. Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на електронний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі до нього.

1.8. Необхідність проставлення грифа "Для службового користування" визначається на підставі Переліку.

1.9. Голова ДІНЗ України має право зняти гриф "Для службового користування" з відповідних документів.

1.10. На документах, з яких знято гриф "Для службового користування", робиться відповідна відмітка та повідомляються всі особи та організації, яким надсилався цей документ.

1.11. Працівники, які працюють з документами з грифом "Для службового користування", в обов’язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією Інструкцією.

1.12. Працівникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом "Для службового користування", забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

2.1. Ведення обліку, зберігання та розмноження документів з грифом "Для службового користування", документів стосовно охорони державної таємниці, документів мобілізаційного характеру з грифом "Для службового користування", а також контроль за дотриманням працівниками ДІНЗ України вимог цієї Інструкції покладається на відділ роботи з персоналом, організаційної та мобілізаційної роботи ДІНЗ України.

2.2. Кореспонденція з грифом "Для службового користування", що надходить до ДІНЗ України, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп’ютерів (далі - ПК), приймається і розкривається централізовано у відповідному структурному підрозділі, зазначеному у п. 2.1 цієї Інструкції працівниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

У разі відсутності у конвертах документів або додатків до них складається акт у двох примірниках (додаток 1 до Інструкції), один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом "Для службового користування", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

2.3. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

2.4. Облік документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, ведеться у журналах обліку документів з грифом "Для службового користування" (додатки 2 та 3 до Інструкції).

2.5. Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується керівником структурного підрозділу та засвідчується печаткою.

2.6. У разі, коли обсяг документів з грифом "Для службового користування" незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому в журналі до реєстраційного номера документа або видання додається позначка "ДСК". На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом "Для службового користування" зазначаються найменування підприємства, установи та організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження або проставляється відповідний штамп.

2.7. Передача у межах структури ДІНЗ України документів, які містять відомості, що становлять службову інформацію, облік електронних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" здійснюється з обов’язковою відміткою у спеціальному журналі та в облікових формах діловодства (для вхідних документів).

3.1. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівництва ДІНЗ України та під контролем начальника відділу роботи з персоналом, організаційної та мобілізаційної роботи. Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх письмовою згодою.

3.2. Під час розмноження документів з грифом "Для службового користування" з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.

3.3. Друкування документів з грифом "Для службового користування" здійснюється виконавцями цих документів у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників.

3.4. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа особа, яка здійснює друкування документа, зазначає кількість надрукованих примірників, своє прізвище і дату друкування документа.

3.5. У супровідному листі до документів з грифом "Для службового користування" окремими пунктами після слів "Додаток" на кожному документі зазначаються його вид, кількість аркушів, реєстраційний номер, номер примірника, гриф обмеження доступу ("Для службового користування" або "Без грифу обмеження доступу", якщо додаток без обмеження доступу).

3.6. Якщо в супровідному листі до документів з грифом "Для службового користування" відсутня інформація з обмеженим доступом, у правому верхньому куті такого документа зазначається:

"Для службового користування (без додатка - без грифу обмеження доступу) Прим. №___".

3.7. Реєстрація надрукованих документів здійснюється в журналі реєстрації вихідних документів з грифом "Для службового користування" у відділі роботи з персоналом, організаційної та мобілізаційної роботи. До реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

3.8. Розсилання (відправлення) документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, здійснюється відповідно до переліку осіб та підприємств, установ, організацій, до яких надсилається інформація, підготовленого керівником відділу роботи з персоналом, організаційної та мобілізаційної роботи і погодженого з Головою ДІНЗ України або особою, яка його заміщує. На носіях інформації має бути зазначено облікові номери примірників відповідно до переліку осіб та підприємств, установ, організацій, до яких надсилається інформація.

3.9. Документи з грифом "Для службового користування", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них та ознайомлення з їх змістом сторонніх осіб.

3.10. На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки "Для службового користування".

На конвертах (упаковках) документів з грифом "Для службового користування" забороняється зазначати прізвища і посади керівників органу (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

3.11. Пересилання документів з грифом "Для службового користування" до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також кур’єрськими службами.

3.12. Доставка документів з грифом "Для службового користування", "Нарочно" до інших осіб та організацій може здійснюватися працівниками структурних підрозділів з дозволу Голови ДІНЗ України з використанням службового транспорту в межах одного населеного пункту без відхилення від маршруту та з обов'язковою відміткою про документ у журналах вихідної кореспонденції "Нарочно".

4.1. До роботи з документами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають безпосереднє відношення до цих документів, згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівництва ДІНЗ України України.

4.2. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або використання в засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або в інших громадських місцях.