На виконання пункту 2.2 розділу IV Стандартів внутрішнього аудиту , затверджених наказом Міністерства фінансів України від 4 жовтня 2011 р. №1247 та зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 20 жовтня 2011 р. за № 1219/19957,

1. Затвердити Порядок формування, зберігання, використання, знищення і передачі до архіву справ внутрішнього аудиту Державного агентства України з управління зоною відчуження (ДАЗВ), що додається.

2. Призначити відповідальним за формування справ внутрішнього аудиту, їх зберігання, знищення і передачу до архіву ДАЗВ головного спеціаліста з питань внутрішнього аудиту Кочіну С.М.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Цей Порядок встановлює правила формування, зберігання, використання, знищення та передачі справ внутрішнього аудиту Державного агентства України з управління зоною відчуження (далі - ДАЗВ) відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", Стандартів внутрішнього аудиту , затверджених наказом Міністерства фінансів України від 4 жовтня 2011 р. № 1247, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 20 жовтня 2011 р. за № 1219/19957, Інструкції з діловодства у Державному агентстві України з управління зоною відчуження, затвердженої наказом від 17 липня 2012 р. № 102 (далі - Інструкція з діловодства).

2. Організація та відповідальність за формування, збереження, передачу до архіву і знищення справ внутрішніх аудитів покладається на головного спеціаліста з питань внутрішнього аудиту (далі - Головний спеціаліст).

3. Формування справ - це групування документів у справи відповідно до затвердженої номенклатури.

4. Матеріали справи - сукупність документів, зібраних та складених в процесі планування, проведення, оформлення результатів внутрішнього аудиту та моніторингу впровадження рекомендацій.

Справи формуються з присвоєнням номера та обов'язковою реєстрацією в журналі обліку аудиторських звітів і складаються з розпорядчих документів на проведення внутрішнього аудиту, його програми, офіційної та робочої документації з додатками, відомостей про заходи, вжиті за результатами внутрішнього аудиту, та іншої інформації, пов'язаної з провадженням рекомендацій.

Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років); вміщувати у справи лише оригінали офіційних документів або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).

5. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

6. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

7. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ здійснюється головним спеціалістом сектору інформаційного забезпечення та взаємодії з громадськістю.

8. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву зберігаються за місцем їх формування.

Головний спеціаліст, відповідальний за організацію формування справ внутрішнього аудиту, зобов'язаний забезпечити збереження, передачу до архіву і знищення справ внутрішніх аудитів.

9. У робочих кімнатах справи повинні зберігатись у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

10. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів здійснюється з дозволу Голови ДАЗВ, іншим установам - з письмового дозволу Голови ДАЗВ. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали і прийняли справу.

11. Надання справи у тимчасове користування здійснюється не більше як на один місяць.

12. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу Голови ДАЗВ з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

13. У разі звільнення Головного спеціаліста справи передаються за актом комісії, призначеній керівником установи.

14. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду (НАФ) або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.

15. Для організації та проведення експертизи цінності документів в ДАЗВ утворюються постійно діючі експертні комісії.

16. Експертиза цінності документів проводиться щороку Головним спеціалістом разом з експертною комісією під методичним керівництвом завідувача сектору інформаційного забезпечення та взаємодії з громадськістю.

17. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву ДАЗВ, вилучення для знищення документів і справ, не внесених до НАФ, за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

18. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів зі строками зберігання, номенклатури справ шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

19. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (додаток 1).

20. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією ДАЗВ одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання подаються в установленому порядку на розгляд ЕГЖ ЦДАВО України. Погоджені акти затверджуються Головою ДАЗВ, після чого ДАЗВ має право знищити документи.

21. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, складається на справи, що зберігаються у Головного спеціаліста. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

22. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

23. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації ДАЗВ такі описи мають бути складені обов'язково.

24. Описи справ структурного підрозділу ДАЗВ складаються щороку за встановленою формою (додаток 2) Головним спеціалістом.

25. Номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

26. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

27. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

28. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ___ рік, № ___".

29. Опис справ Головного спеціаліста підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується із завідувачем сектору інформаційного забезпечення та взаємодії з громадськістю і затверджується Головним спеціалістом.

30. Опис справ структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву ДАЗВ, а інший залишається як контрольний примірник у Головного спеціаліста.

31. Документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання описувати через два роки після завершення справ у діловодстві.

32. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи (додаток 3).

33. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

34. Поводження зі справами з грифом "Для службового користування" регламентується Інструкцією з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію в Державному агентстві України з управління зоною відчуження, затвердженою наказом ДАЗВ від 04.01.2012 № 1.

35. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

36. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за... роки".

37. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

38. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом - номер опису і фонду.

39. У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.