З метою упорядкування ведення претензійної та позовної роботи в Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації України відповідно до Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року № 1040,

1. Затвердити Положення про порядок ведення претензійної та позовної роботи в Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації України (далі – Положення), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, регіональних органів, територіальних підрозділів, закладів та установ Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України забезпечити дотримання вимог затвердженого цим наказом Положення.3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України.

1.1. Це Положення визначає порядок ведення претензійної та позовної роботи в Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації України (далі – Держспецзв’язку).

1.2. У Положенні поняття вживаються у такому значенні:

відповідальний підрозділ – у випадку порушення умов договору – структурний підрозділ Адміністрації Держспецзв’язку, регіонального органу, територіального підрозділу, закладу або установи Держспецзв’язку, який супроводжує договір, умови якого порушено, з моменту підготовки його проекту до повного виконання, а в усіх інших випадках – структурний підрозділ, до компетенції якого належить порушене питання, або за дорученням Голови Держспецзв’язку (керівника підрозділу Держспецзв’язку) інший структурний підрозділ;

контрагент – юридична чи фізична особа, з якою виникло спірне питання;

підрозділ Держспецзв’язку – регіональний орган, територіальний підрозділ, заклад та установа Держспецзв’язку;

підрозділ фінансового забезпечення – Фінансово-економічний департамент Адміністрації Держспецзв’язку, структурний підрозділ або посадова особа, на яку покладається завдання щодо фінансово-економічного забезпечення діяльності підрозділу Держспецзв’язку;

юридичний підрозділ – Юридичне управління Адміністрації Держспецзв’язку, структурний підрозділ або посадова особа, на яку покладається завдання щодо правового забезпечення діяльності підрозділу Держспецзв’язку.

1.3. Положення розроблено з метою визначення єдиного підходу до ведення претензійної та позовної роботи відповідно до вимог Цивільного процесуального кодексу України, Господарського процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року № 1040, та інших нормативно-правових актів, а також на підставі пункту 1.5 рекомендацій Міністерства юстиції України від 15 січня 1996 року № 2 "Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації".

Цим Положенням регулюється також питання реалізації вимог виконавчих документів, перелік яких визначено у статті 17 Закону України "Про виконавче провадження".

1.4. Претензійна та позовна робота спрямована на:

забезпечення виконання договірних зобов'язань у всіх сферах діяльності;

економію та раціональне використання матеріальних, трудових, фінансових та інших видів ресурсів;

уникнення непродуктивних витрат та усунення причин і умов, що їх спричиняють;

забезпечення захисту і відновлення порушених майнових прав та інтересів Адміністрації Держспецзв’язку та підрозділів Держспецзв’язку, що охороняються законом;

забезпечення відповідальності за невиконання договірних зобов'язань;

дотримання вимог законодавства та запобігання його порушенням.

1.5. До претензійної та позовної роботи належить:

підготовка претензій, одержання та складання документів, необхідних для пред'явлення та розгляду претензій і позовів;

пред'явлення і розгляд претензій;

підготовка та пред’явлення позовів;

підготовка відповідей (відзивів), заяв і скарг про перегляд судових рішень в апеляційному та касаційному порядку, а також у зв'язку з винятковими та нововиявленими обставинами;

захист інтересів Адміністрації Держспецзв’язку, підрозділів Держспецзв’язку при розгляді майнових, переддоговірних та інших спорів у судах;

проведення організаційно-технічних заходів (реєстрація, облік, зберігання та відправлення претензійних і позовних матеріалів);

забезпечення контролю за претензійним і позовним провадженням;

розгляд, аналіз, узагальнення результатів претензійної та позовної роботи;

підготовка висновків, пропозицій щодо поліпшення претензійної та позовної роботи.

1.6. Юридичний підрозділ веде журнали обліку претензій і позовних заяв за формами згідно з додатками 1, 2, 3, 4 до цього Положення.

Ведення таких журналів може здійснюватися в електронному вигляді.

Будь-які проекти документів з питань претензійної та позовної роботи, що опрацьовуються у відповідальному підрозділі, погоджуються з юридичним підрозділом.

Юридичне управління Адміністрації Держспецзв’язку здійснює контроль

за проведенням позовної роботи у підрозділах Держспецзв’язку.

1.7. Недодержання встановленого порядку пред'явлення і розгляду претензій і позовів тягне за собою відповідальність винних у цьому посадових осіб згідно із законодавством.

1.8. Посадові особи Адміністрації Держспецзв’язку та підрозділів Держспецзв’язку зобов'язані:

не допускати зволікань при розгляді претензій, безпідставних відмов у задоволенні обґрунтованих вимог заявників претензій;

вживати заходів щодо усунення причин та умов, які породжують (спричиняють) обґрунтовані претензії та позови.

2.1. Претензійну роботу в Адміністрації Держспецзв’язку, підрозділі Держспецзв’язку проводить відповідальний підрозділ.

2.2. Порядок пред'явлення претензії Адміністрацією Держспецзв’язку, підрозділами Держспецзв’язку.

2.2.1. Адміністрація Держспецзв’язку та підрозділи Держспецзв’язку з метою безпосереднього врегулювання спору звертаються до контрагента з письмовою претензією, крім спорів, передбачених господарським процесуальним законодавством, на які не поширюється порядок їх досудового врегулювання.

2.2.2. У разі виконання договірних зобов'язань з порушенням умов договору або їх невиконання контрагентом у строк, передбачений договором, за наявності інших підстав та обґрунтованих вимог відповідальний підрозділ зобов'язаний невідкладно подати до підрозділу фінансового забезпечення службову записку щодо необхідності підготовки розрахунку штрафних санкцій для пред'явлення претензії, до якої додаються копії всіх документів, що підтверджують факт виникнення спірного питання.

Підрозділ фінансового забезпечення за наявності підстав у строк, що не перевищує трьох робочих днів з дня отримання службової записки, готує та подає до відповідального підрозділу розрахунок штрафних санкцій.

На підставі документів, що підтверджують факт виникнення спірного питання, та розрахунку штрафних санкцій відповідальний підрозділ готує проект претензії.

У проекті претензії зазначаються:

повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та підприємства (установи, організації), якому вона пред'являється;

дата і номер;

обставини, на підставі яких пред'явлена претензія, докази, що їх підтверджують, посилання на відповідні нормативні акти;

вимоги заявника;

сума та розрахунок претензії, якщо претензія підлягає грошовій оцінці;

платіжні реквізити заявника претензії;

перелік документів, що додаються до претензії, а також інших доказів.

Документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах або належним чином засвідчених копіях. Документи, які є в контрагента, можуть не додаватись до претензії із зазначенням про це у претензії.

Попередньо погоджений з підрозділом фінансового забезпечення проект претензії, розрахунок штрафних санкцій, а також копії всіх документів, що підтверджують факт виникнення спірного питання, відповідальний підрозділ подає до юридичного підрозділу разом зі службовою запискою про необхідність пред‘явлення претензії до контрагента.

2.2.3. Погоджений юридичним підрозділом проект претензії підписується Головою Держспецзв’язку (керівником підрозділу Держспецзв’язку) або одним з його заступників (у разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень), реєструється в установленому порядку службою діловодства та надсилається рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

2.2.4. Один примірник претензії передається до юридичного підрозділу для реєстрації у Журналі обліку претензій, пред'явлених Адміністрацією Держспецзв’язку, підрозділом Держспецзв’язку (додаток 1).

2.2.5. Претензія повинна бути розглянута у місячний строк з дня її одержання.

Відповідальний підрозділ здійснює контроль за своєчасним надходженням відповідей на претензії.

2.2.6. Про визнання претензії та фактичне виконання вимог, зазначених у претензії, відповідальний підрозділ у тижневий строк повідомляє юридичний підрозділ для здійснення відповідного запису у Журналі обліку претензій, пред'явлених Адміністрацією Держспецзв’язку, підрозділом Держспецзв’язку (додаток 1).

2.2.7. Якщо претензія відхилена повністю або частково без належних підстав або залишена без відповіді, договірні і претензійні матеріали з висновком і документами, що обґрунтовують безпідставність цього відхилення, передаються відповідальним підрозділом до юридичного підрозділу протягом трьох робочих днів для підготовки позову.

2.3. Порядок розгляду претензії, що надійшла до Адміністрації Держспецзв’язку, підрозділів Держспецзв’язку

2.3.1. Претензії, що надходять до Адміністрації Держспецзв’язку, підрозділу Держспецзв’язку за резолюцією Голови Держспецзв’язку (керівника підрозділу Держспецзв’язку) або одного з його заступників (у разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень), передаються на опрацювання відповідальному підрозділу.

2.3.2. Під час перевірки матеріалів претензії відповідальним підрозділом

з'ясовуються такі обставини:

наявність усіх документів, що підтверджують обґрунтованість претензії;

правильність складання розрахунку;

наявність правових підстав для визнання чи відхилення претензії.

2.3.3. Якщо до претензії не додано всіх документів, що безпосередньо стосуються розгляду претензії і яких немає в Адміністрації Держспецзв’язку, підрозділах Держспецзв’язку, вони витребовуються у заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше п'яти днів, не враховуючи часу поштового обігу. При цьому перебіг строку розгляду претензії зупиняється до одержання витребуваних документів чи закінчення строку їх подання. Якщо витребувані документи в установлений строк не надійшли, претензія розглядається за наявними документами.

Під час розгляду претензії відповідальний підрозділ зобов’язаний вчинити дії для забезпечення досудового врегулювання спору.

2.3.4. Відповідальний підрозділ за участю юридичного підрозділу та підрозділу фінансового забезпечення розглядає претензію і готує доповідну записку з обґрунтуванням необхідності задоволення чи відмови у задоволенні претензійних вимог, а також проект відповіді на претензію. Обґрунтування, зазначені у доповідній записці, повинні бути підтверджені документами, оформленими належним чином.

2.3.5. У проекті відповіді про відмову в задоволенні претензії повинні бути вказані мотиви її відхилення з посиланням на відповідні нормативні акти. До нього додаються (у необхідних випадках) документи, що спростовують претензійні вимоги повністю або частково (копія платіжного доручення про перерахування заборгованості тощо). При відмові в задоволенні претензії заявнику повертаються додані до неї оригінали документів, копії цих документів підшиваються у справи. У проекті відповіді про задоволення претензії повинні бути зазначені обґрунтування з посиланням на відповідні нормативні акти. До нього додаються (у необхідних випадках) документи, що підтверджують виконання зобов'язань.

Проект відповіді повинен містити найменування та адреси заявника, дату і номер претензії, на яку надається відповідь.

У разі перерахування коштів за претензією підрозділ фінансового забезпечення невідкладно надає відповідальному підрозділу копію платіжного доручення про перерахування заборгованості або інше підтвердження виконання претензії для долучення до проекту відповіді на претензію.

2.3.6. Проект відповіді на претензію з доповідною запискою щодо необхідності задоволення чи відмови у задоволенні претензійних вимог підписується Головою Держспецзв’язку (керівником підрозділу Держспецзв’язку) або одним з його заступників (у разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень), реєструється в установленому порядку службою діловодства та надсилається рекомендованим або цінним листом чи вручається контрагенту під розписку.

2.3.7. Копія претензії та всіх додатків до неї, копія відповіді та докази її надсилання (копія квитанції про рекомендований або цінний лист чи розписка про вручення) зберігаються у відповідальному підрозділі, де підшиваються в окрему претензійну справу.

2.3.8. Про результати розгляду претензії відповідальний підрозділ у тижневий строк повідомляє юридичний підрозділ для здійснення відповідного запису у Журналі обліку претензій, пред'явлених Адміністрації Держспецзв’язку, підрозділу Держспецзв’язку (додаток 2).

3.1. Позовну роботу в Адміністрації Держспецзв’язку, підрозділах Держспецзв’язку, у тому числі підготовку матеріалів для пред'явлення позовів і відзивів на них, проводить юридичний підрозділ.

3.2. Порядок пред'явлення позовів

3.2.1. Позов пред'являється у випадках, визначених законодавством.

3.2.2. Юридичний підрозділ дає правову оцінку документів, переданих йому відповідальним підрозділом, щодо їх обґрунтованості та законності.

3.2.3. Юридичний підрозділ у процесі підготовки позовної заяви має право вимагати від відповідального підрозділу, інших структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв’язку, підрозділу Держспецзв’язку додаткові матеріали, які підтверджують позовні вимоги.

Якщо переданих документів виявиться недостатньо чи вони будуть неналежно оформлені, юридичний підрозділ зобов'язаний встановити відповідальному підрозділу строк для усунення недоліків.

Якщо відповідальний підрозділ не надав необхідних документів, юридичний підрозділ може звернутися до Голови Держспецзв’язку (керівника підрозділу Держспецзв’язку) з поданням про притягнення винних осіб до відповідальності згідно із законодавством.

3.2.4. Позовна заява оформляється відповідно до вимог процесуального законодавства.

3.2.5. До позовної заяви додаються всі необхідні докази, що підтверджують вимоги позивача, платіжне доручення про сплату судового збору, докази того, що копію позовної заяви надіслано відповідачу (у господарських справах), а також довіреність чи інший документ, що підтверджує повноваження представника Адміністрації Держспецзв’язку, підрозділу Держспецзв’язку.

3.2.6. Позовна заява підписується Головою Держспецзв’язку (керівником підрозділу Держспецзв’язку) або одним із його заступників (у разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень), або особою, уповноваженою на здійснення представництва інтересів Адміністрації Держспецзв’язку, підрозділу Держспецзв’язку за належним чином оформленою

довіреністю, реєструється в установленому порядку службою діловодства та подається чи надсилається рекомендованим або цінним листом до відповідного суду.

У господарських справах копія позовної заяви з додатками надсилається також іншій стороні (сторонам) у справі.

Інформація про подану позовну заяву вноситься юридичним підрозділом до Журналу обліку позовних заяв, пред’явлених Адміністрацією Держспецзв’язку, підрозділом Держспецзв’язку (додаток 3).

3.2.7. Після одержання ухвали суду про відкриття провадження у справі чи порушення провадження у справі за резолюцією Голови Держспецзв’язку (керівника підрозділу Держспецзв’язку) або одного з його заступників (у разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень) юридичний підрозділ з відповідальним підрозділом у строки, визначені судом, виконує вимоги цієї ухвали.

3.2.8. Юридичний підрозділ забезпечує представництво Адміністрації Держспецзв’язку, підрозділу Держспецзв’язку під час розгляду справи в суді.

3.2.9. Судове рішення аналізується юридичним підрозділом, за результатами чого Голові Держспецзв’язку (керівнику підрозділу Держспецзв’язку) або одному з його заступників (у разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень) вносяться пропозиції про його виконання чи оскарження в установленому порядку.

3.2.10. Апеляційна (касаційна) скарга на судове рішення, заява про перегляд судових рішень за нововиявленими та винятковими обставинами оформляються та подаються відповідно до вимог законодавства.

3.2.11. Апеляційна (касаційна) скарга на судові рішення, а також заява про перегляд судових рішень за нововиявленими та винятковими обставинами підписуються Головою Держспецзв’язку (керівником підрозділу Держспецзв’язку) або одним з його заступників (у разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень), або особою, уповноваженою на здійснення представництва Адміністрації Держспецзв’язку, підрозділу Держспецзв’язку за належним чином оформленою довіреністю, реєструються в установленому порядку службою діловодства та подаються чи надсилаються рекомендованим або цінним листом до відповідного суду.

У господарських справах копія апеляційної (касаційної) скарги на судове рішення, копії заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими та винятковими обставинами з додатками надсилаються також іншій стороні (сторонам) у справі.

3.3. Порядок підготовки Адміністрацією Держспецзв’язку, підрозділом Держспецзв’язку відзивів (заперечень) на пред'явлені до неї позовні заяви, апеляційні (касаційні) скарги, заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими та винятковими обставинами

3.3.1. Ухвали суду, позовні заяви, копії апеляційних (касаційних) скарг і заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими та винятковими обставинами, одержані Адміністрацією Держспецзв’язку, підрозділом Держспецзв’язку, за резолюцією Голови Держспецзв’язку (керівника підрозділу Держспецзв’язку) або одного з його заступників (у разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень) передаються юридичному підрозділу для опрацювання.

3.3.2. Юридичний підрозділ вносить інформацію про позовні заяви у Журнал обліку позовних заяв, пред’явлених Адміністрації Держспецзв’язку, підрозділу Держспецзв’язку (додаток 4), вивчає вимоги ухвали суду, вимоги, викладені в позовній заяві, апеляційній (касаційній) скарзі чи заяві про перегляд судових рішень за нововиявленими та винятковими обставинами, та проводить їх правовий аналіз.

3.3.3. За потреби юридичний підрозділ передає копію ухвали суду, позовної заяви, апеляційної (касаційної) скарги чи заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими та винятковими обставинами до відповідального підрозділу, який у п'ятиденний строк зобов'язаний надати висновок стосовно питання, яке розглядається, та необхідні документи по суті вимог.

3.3.4. На основі одержаних документів юридичний підрозділ готує вмотивований відзив (заперечення), який повинен бути оформлений відповідно до вимог законодавства та містити:

найменування сторін і номер справи;

мотиви повного або часткового відхилення вимог позивача (скаржника, заявника) з посиланням на законодавство;

докази, що обґрунтовують відхилення вимог;

перелік документів та інших доказів, що додаються до відзиву (заперечення).

До відзиву (заперечення) додається довіреність чи інший документ, що підтверджує повноваження представника Адміністрації Держспецзв’язку, підрозділу Держспецзв’язку.

3.3.5. Відзив (заперечення) підписується Головою Держспецзв’язку (керівником підрозділу Держспецзв’язку) або одним з його заступників (у разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень), або особою, уповноваженою на здійснення представництва Адміністрації Держспецзв’язку, підрозділу Держспецзв’язку за належним чином оформленою довіреністю, реєструється в установленому порядку службою діловодства та подається чи надсилається рекомендованим або цінним листом до відповідного суду.