Відповідно до Закону України "Про Державну службу спеціального зв'язку та захисту інформації", Положення про Адміністрацію Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації, затвердженого Указом Президента України від 30 червня 2011 року № 717, з метою приведення договірної роботи в Державній службі спеціального зв'язку та захисту інформації України у відповідність із чинним законодавством та визначення порядку взаємодії структурних підрозділів Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, регіональних органів, територіальних підрозділів, закладів та установ Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України

1. Затвердити Порядок ведення договірної роботи в Державній службі спеціального зв'язку та захисту інформації України (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, регіональних органів, територіальних підрозділів, закладів та установ Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України забезпечити дотримання вимог Порядку.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

1.1. Порядок ведення договірної роботи в Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації України (далі – Порядок) розроблено відповідно до Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, законодавства про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти, інших нормативно-правових актів та визначає загальні засади організації роботи з укладання, реєстрації, виконання договорів і контролю за їх виконанням, зберігання та ведення реєстру договорів у Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації України.

1.2. У Порядку поняття вживаються у такому значенні:

контрагент – юридична чи фізична особа, з якою укладається договір;

ініціативний підрозділ – структурний підрозділ Адміністрації Держспецзв’язку, регіонального органу, територіального підрозділу, закладу та установи Держспецзв’язку, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору, або за дорученням Голови Держспецзв’язку (керівника підрозділу Держспецзв’язку) інший структурний підрозділ, який супроводжує договір з моменту підготовки його проекту до повного виконання;

підрозділ Держспецзв’язку – регіональний орган, територіальний підрозділ, заклад та установа Держспецзв’язку;

підрозділ фінансового забезпечення – Фінансово-економічний департамент Адміністрації Держспецзв’язку, структурний підрозділ або передбачена штатним розписом посадова особа, на яку покладається завдання щодо фінансово-економічного забезпечення діяльності підрозділу Держспецзв’язку;

юридичний підрозділ – Юридичне управління Адміністрації Держспецзв’язку, структурний підрозділ або передбачена штатним розписом посадова особа, на яку покладається завдання щодо правового забезпечення діяльності підрозділу Держспецзв’язку.

1.3. До договірної роботи належить:

підготовка та оформлення документів, потрібних для укладання договору;

підготовка проекту договору або розгляд проекту договору, що надійшов від контрагента;

погодження проекту договору із заінтересованими підрозділами та подання його на підпис Голові Держспецзв’язку (керівнику підрозділу Держспецзв’язку);

реєстрація та зберігання договорів;

виконання договірних зобов'язань;

контроль за виконанням договорів;

аналіз та узагальнення практики укладання договорів, підготовка висновків і пропозицій щодо її вдосконалення.

1.4. Договори про закупівлю, на які поширюється дія Закону України "Про здійснення державних закупівель" (далі – Закон), укладаються відповідно до цього Порядку з урахуванням вимог Закону.

Зміст такого договору визначається на основі Типового договору про закупівлю товарів (робіт або послуг) за державні кошти та Інструкції щодо його заповнення, затверджених наказом Міністерства економіки України від 27.07.2010 № 925, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10.08.2010 за № 655/17950.

1.5. Укладання та виконання договорів здійснюються відповідно до цього Порядку з урахуванням вимог:

Закону України "Про наукову і науково-технічну діяльність";

Закону України "Про державну таємницю";

постанови Кабінету Міністрів України від 25.08.2004 № 1084 "Про затвердження Порядку формування і виконання замовлення на проведення наукових досліджень і розробок, проектних та конструкторських робіт за рахунок коштів державного бюджету";

постанови Кабінету Міністрів України від 01.08.2005 № 668 "Про затвердження Загальних умов укладення та виконання договорів підряду в капітальному будівництві";

постанови Кабінету Міністрів України від 09.10.2006 № 1404 "Питання попередньої оплати товарів";

постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.2011 № 464 "Питання державного оборонного замовлення".

1.6. Дія цього Порядку не поширюється на договори Держспецзв’язку, в яких Адміністрація Держспецзв’язку та підрозділи Держспецзв’язку виступають як виконавці, постачальники чи надавачі послуг.

1.7. Договори, що містять фінансові зобов'язання Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку), укладаються на строк до кінця поточного бюджетного року, але у будь-якому разі до повного виконання взятих за договором зобов'язань у частині проведення розрахунків за поставлений товар (виконані роботи, отримані послуги).

У випадках, передбачених законодавством, договори можуть укладатися на строк, що перевищує тривалість бюджетного року.

1.8. Договори, що містять фінансові зобов’язання, укладаються в межах коштів, які передбачені та затверджені кошторисом на відповідний бюджетний рік.

2.1. Для укладення договору щодо закупівлі товарів, робіт і послуг, вартість предмета закупівлі яких є нижчою від вартості, яка потребує згідно із Законом проведення процедур конкурсних торгів, ініціативним підрозділом проводиться маркетингове дослідження шляхом порівняння не менш як трьох комерційних пропозицій, отриманих з будь-яких доступних джерел (засоби масової інформації, Інтернет тощо).

2.2. Маркетингове дослідження проводиться на підставі річного плану закупівель підрозділу Держспецзв’язку і додатків до нього.

Маркетингове дослідження складається з таких етапів:

дослідження інформаційних матеріалів органів державної статистики про результати статистичних спостережень ринку товарів (робіт, послуг);

вибір контрагентів з урахуванням даних статистичних спостережень органів державної статистики;

аналіз пропозицій постачальників про предмет закупівлі (пропозиції про предмет закупівлі узагальнюються не менше ніж від трьох контрагентів).

За результатами маркетингового дослідження в довільній формі складається маркетингова довідка на ім’я Голови Держспецзв’язку (керівника підрозділу Держспецзв’язку) або його заступника згідно із розподілом функціональних обов’язків, у якій зазначаються результати маркетингового дослідження та пропозиції щодо укладання договору.

2.3. Проект договору розробляється (готується), або у разі надходження такого проекту від контрагента – розглядається ініціативним підрозділом.

Ініціативний підрозділ проводить попередню перевірку умов проекту договору, копій статутних документів контрагента та готує проект договору. У разі отримання проекту договору від контрагента ініціативний підрозділ розглядає умови проекту договору, його економічну ефективність і доцільність.

2.4. Розбіжності, що виникають між сторонами під час укладання договору, розглядаються ініціативним підрозділом у передбаченому законодавством порядку із залученням у разі потреби відповідних структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку).

2.5. Проект договору має містити істотні умови, обов’язкові для договорів цього виду, а також усі ті умови, які не суперечать законодавству і щодо яких за заявою однієї зі сторін має бути досягнуто згоди, зокрема:

найменування сторін;

дата і місце укладання договору;

предмет договору (найменування товарів, робіт, послуг), характер виконуваної роботи (послуг, що надаються), їх відповідність науковим, технічним, соціальним, економічним та іншим вимогам (із зазначенням КЕКВ, КПКВК, а також ДК 016-2010 та/або ДК 015-97);

якість товарів, робіт чи послуг, кількість продукції, гарантійний термін;

ціна договору (вартість товарів, робіт, послуг);

порядок розрахунків;

порядок (у тому числі початок і строк) виконання, здавання та приймання робіт (надання послуг);

права та обов’язки сторін за договором;

відповідальність сторін;

обставини непереборної сили;

порядок врегулювання спорів;

строк дії договору;

додатки до договору;

місцезнаходження та банківські реквізити сторін.

Крім цього, проект договору має містити умову про здійснення оплати за товари (роботи, послуги) після надходження з Державного бюджету України на реєстраційний рахунок коштів на цілі, визначені договором, і передбачати можливість зменшення обсягів закупівлі залежно від зменшення обсягів фінансування.

2.6. До проекту договору додаються засвідчені в установленому законодавством порядку копії документів, що підтверджують юридичний і податковий статуси контрагента та повноваження його посадових осіб на підписання договору, а саме:

свідоцтва про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності (у разі потреби);

установчих документів контрагента (у разі потреби);

довідки про взяття на облік платника податку та свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість (у разі потреби);

дозволу або ліцензії на провадження певного виду господарської діяльності, якщо отримання такого дозволу або ліцензії на провадження такого виду діяльності передбачено законодавством;

документа, який підтверджує повноваження посадових осіб контрагента на підписання договору.

2.7. Керівник ініціативного підрозділу візує кожен аркуш всіх примірників проекту договору, а також додатки до нього та передає проект на погодження до інших заінтересованих структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку).

До примірника проекту договору, що передається на погодження, додається вся пов'язана з ним документація.

2.8. Ініціативний підрозділ обов’язково погоджує проект договору з юридичним підрозділом, підрозділом фінансового забезпечення, Відділом з питань запобігання та виявлення корупції Адміністрації Держспецзв’язку (структурним підрозділом/посадовою особою з питань запобігання та виявлення корупції підрозділу Держспецзв’язку, якщо це передбачено штатним розписом підрозділу Держспецзв’язку), Департаментом логістики Адміністрації Держспецзв’язку (структурним підрозділом/посадовою особою підрозділу Держспецзв’язку, що відповідає за формування Річного плану закупівель), відповідальним виконавцем бюджетної програми в Адміністрації Держспецзв’язку (лише для договорів Адміністрації Держспецзв’язку), Управлінням внутрішнього аудиту Адміністрації Держспецзв’язку (структурним підрозділом/посадовою особою внутрішнього аудиту підрозділу Держспецзв’язку, якщо це передбачено штатним розписом підрозділу Держспецзв’язку), посадовою особою Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку, якщо це передбачено штатним розписом підрозділу Держспецзв’язку), яка відповідає за граматичне і стилістичне оформлення проектів документів.

У разі потреби такий проект договору погоджується іншими заінтересованими структурними підрозділами Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку).

2.9. Опрацювання та погодження проектів договорів проводиться у такій послідовності:

а) ініціативним підрозділом у частині:

визначення необхідності, підстав для укладення договору та вартості предмета закупівлі з точки зору економічної ефективності та доцільності;

перевірки статутних документів контрагентів;

проведення маркетингового дослідження та підготовки проекту договору разом із маркетинговою довідкою;

відповідності умов договору змісту пропозиції конкурсних торгів або цінової пропозиції (у тому числі за одиницю товару) переможця процедури закупівлі - щодо договорів, що укладаються відповідно до Закону;

обґрунтованості цін - щодо договорів, що укладаються відповідно до Закону;

б) посадовою особою Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку), яка відповідає за граматичне і стилістичне оформлення проектів документів, у частині відповідного оформлення проекту договору;

в) відповідальним виконавцем бюджетної програми в Адміністрації Держспецзв’язку у частині відповідності проекту договору бюджетній програмі;

г) Департаментом логістики Адміністрації Держспецзв’язку (структурним підрозділом/посадовою особою підрозділу Держспецзв’язку, що відповідає за формування річного плану закупівель) у частині відповідності річному плану державних закупівель і додаткам до нього;

ґ) підрозділом фінансового забезпечення за наявності віз погодження керівників структурних підрозділів/посадових осіб Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку), визначених у пункті 2.8 цього Порядку (крім візи керівника юридичного підрозділу), у частині:

відповідності видатків Річному плану закупівель, додатку до нього та кошторисним призначенням;

наявності та достатності бюджетних асигнувань, установлених кошторисом, а у випадку укладання договору в межах спеціального фонду - наявності та достатності відповідних фактичних надходжень спеціального фонду кошторису з урахуванням потреби в забезпеченні виконання пріоритетних заходів поточного бюджетного року;

правильності розрахунку ПДВ;

правильності реквізитів Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку);

відповідності порядку здійснення оплати за договором нормативно-правовим актам, що регулюють бюджетні відносини.

У разі надходження проекту договору без віз керівників структурних підрозділів/посадових осіб Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку), визначених у пункті 2.8 цього Порядку (крім віз керівників Управління внутрішнього аудиту Адміністрації Держспецзв’язку (структурного підрозділу/посадової особи внутрішнього аудиту підрозділу Держспецзв’язку), юридичного підрозділу), підрозділ фінансового забезпечення повертає проект договору ініціативному підрозділу без опрацювання;

д) Управлінням внутрішнього аудиту Адміністрації Держспецзв’язку (структурним підрозділом/посадовою особою внутрішнього аудиту підрозділу Держспецзв’язку) у частині правильності розрахунків і застосування норм, розцінок, коефіцієнтів у проекті договору, додатках до нього (протоколи погодження договірної ціни, калькуляції, специфікації тощо) та матеріалах маркетингового дослідження;

е) юридичним підрозділом за наявності віз погодження керівників структурних підрозділів/посадових осіб Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку), визначених у пункті 2.8 цього Порядку, у частині:

відповідності вимогам законодавства;

наявності у проекті договору способів забезпечення виконання умов договору та визначення в договорі санкцій щодо неналежного (неякісного, несвоєчасного) виконання умов договору.

У разі надходження проекту договору без віз погодження керівників структурних підрозділів/посадових осіб Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку), визначених у пункті 2.8 цього Порядку, юридичний підрозділ повертає проект договору ініціативному підрозділу без опрацювання.

2.10. У разі наявності пропозицій і зауважень до проекту договору структурні підрозділи/посадові особи Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку), які здійснюють погодження, повертають проект договору на доопрацювання до ініціативного підрозділу з викладеними у письмовому вигляді пропозиціями і зауваженнями, не візуючи проект договору.

У ході опрацювання (розгляду) проекту договору структурні підрозділи/посадові особи Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку), які здійснюють погодження, мають право в установленому порядку отримувати від інших структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку) додаткові матеріали й консультації, що стосуються предмета договору та інших його умов.

2.11. Погодження проекту договору здійснюється в строк, що не перевищує трьох робочих днів з дати отримання проекту договору, шляхом проставляння візи відповідним керівником на лицьовому боці останнього аркуша одного з примірників проекту договору або на зворотному боці останнього аркуша проекту договору, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша договору недостатньо. В окремих випадках за погодженням з ініціативним підрозділом строк погодження проекту договору може бути продовжено.

Візи щодо погодження проекту договору повинні складатися з особистого підпису, ініціалів і прізвища посадової особи, яка візує проект договору, та дати візування.

2.12. Після погодження проекту договору структурними підрозділами/посадовими особами Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку) він візується заступником Голови Держспецзв’язку (заступником керівника підрозділу Держспецзв’язку), згідно із розподілом функціональних обов’язків.

3.1. Після погодження із дотриманням встановленої цим Порядком процедури завізований заступником Голови Держспецзв’язку (заступником керівника підрозділу Держспецзв’язку) згідно із розподілом функціональних обов’язків проект договору подається ініціативним підрозділом на підпис Голові Держспецзв’язку (керівнику підрозділу Держспецзв’язку) або одному із його заступників (у разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень).