Відповідно до підпунктів 3 - 4 пункту 3 Положення про Державну архівну службу України, затвердженого Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 407/2011, з метою оцінки діяльності спеціальних установ страхового фонду документації

1. Затвердити Положення про проведення перевірок діяльності спеціальних установ страхового фонду документації, що додається.

2. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Це Положення визначає організаційні засади та порядок проведення перевірок діяльності спеціальних установ страхового фонду документації (далі - установи СФД), які входять до сфери управління Державної архівної служби України (далі - Укрдержархів).

1.2. Проведення перевірок здійснюється з метою визначення стану й удосконалення діяльності установ СФД щодо виконання покладених на них завдань і функцій, відповідно до затверджених положень (статутів).

1.3. Положення визначає механізми здійснення Укрдержархівом планових (позапланових) перевірок діяльності установ СФД.

1.4. Основними завданнями перевірки є:

організація і вдосконалення роботи установ СФД, надання їм організаційно-методичної допомоги;

оцінка діяльності установ СФД щодо їх функціонування;

своєчасне попередження, виявлення та припинення дій, які містять ознаки порушення законодавства у сфері створення страхового фонду документації, усунення причин виникнення цих порушень і умов, що їх спричинюють.

1.5. Положення визначає засади щодо організації, проведення, оформлення результатів перевірок відповідно до вимог Порядку проведення перевірки робочими групами центральних органів виконавчої влади суб'єктів господарювання державного сектору економіки, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30.06.2006 № 886.

2.1. Планова перевірка - запланована Укрдержархівом перевірка діяльності установ СФД, яка проводиться фахівцями Укрдержархіву відповідно до їх функціональних повноважень за місцезнаходженням установи, яку перевіряють.

Планова перевірка проводиться на підставі перспективного плану-графіка перевірок та Плану роботи Укрдержархіву.

2.2. Позапланова перевірка може проводитися згідно з наказом Укрдержархіву за наявності хоча б однієї з наступних обставин:

а) доручення органу нагляду (контролю), що здійснював перевірку установ СФД;

б) власна ініціатива установи СФД;

в) виявлення та підтвердження недостовірності даних, заявлених у документах обов'язкової звітності, поданих установою СФД або Державним департаментом страхового фонду документації;

г) неподання у встановлений термін документів обов'язкової звітності без поважних причин, а також письмових пояснень про причини, які перешкоджали поданню таких документів;

д) перевірка виконання установою СФД розпоряджень або інших розпорядчих документів, виданих за результатами проведення планових заходів Укрдержархіву;

е) звернення фізичних або юридичних осіб про порушення установою СФД їхніх прав.

Під час проведення позапланової перевірки з'ясовуються лише ті питання, необхідність перевірки яких стала підставою для її здійснення.

2.3. Планові перевірки, що здійснюються Укрдержархівом, поділяються на комплексні, тематичні та контрольні перевірки.

Комплексна перевірка - всебічна і детальна перевірка всіх напрямків діяльності установи СФД, яка проводиться не рідше, ніж один раз на п'ять років.

Тематична перевірка здійснюється з метою оцінки окремих напрямків діяльності установи СФД і проводиться за мірою необхідності.

Контрольна перевірка здійснюється у терміни, встановлені рішенням колегії Укрдержархіву, і покликана перевірити усунення недоліків, виявлених під час комплексної або тематичної перевірок. Якщо під час перевірки не було виявлено значних порушень і недоліків, Укрдержархів може зробити запит на одержання від установи СФД письмових відомостей про хід усунення недоліків (без виїзду до суб'єкта перевірки).

2.4. Формування перспективного плану-графіка проведення перевірок діяльності установ СФД здійснюється відділом організаційно-аналітичної роботи та міжрегіонального співробітництва з урахуванням пропозицій керівників Укрдержархіву та його структурних підрозділів.

2.5. Рішення щодо проведення перевірки оформлюється наказом Укрдержархіву, яким визначаються строки її проведення, затверджується склад робочої групи.

За потреби, до проведення перевірки регіональних центрів страхового фонду документації залучаються (за згодою) фахівці державних архівів областей, що входять до закріпленого за регіональним центром страхового фонду документації регіону, як такі, що здійснюють організаційно-методичне керівництво і контроль за його діяльністю.

2.6. Керівник робочої групи:

визначає коло питань, що підлягають перевірці;

формує персональний склад робочої групи;

проводить між членами робочої групи розподіл питань, що підлягають перевірці;

визначає термін прибуття членів робочої групи на перевірку;

забезпечує не пізніше ніж за сім календарних днів до дня проведення планової перевірки повідомлення установи СФД про дату її проведення, період, за який проводитиметься перевірка, склад робочої групи;

направляє не пізніше ніж за шість календарних днів до дня проведення планової перевірки перелік документів (відомостей), які мають бути підготовлені установою СФД до початку її проведення (у разі потреби отримання даних, що вимагають багато часу для підготовки);

забезпечує координацію роботи членів робочої групи при підготовці та проведення перевірки.

2.7. Перед проведенням перевірки керівник та члени робочої групи здійснюють попередній аналіз стану справ в установі СФД, вивчають планово-звітну документацію, ознайомлюються з довідками попередніх перевірок та актами перевірки щодо додержання законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації України з метою контролю за усуненням установою СФД попередніх зауважень і недоліків. На основі підготовчої роботи керівник робочої групи за пропозиціями членів робочої групи розподіляє між ними завдання для перевірки, розробляє програму перевірки, яка затверджується Головою Укрдержархіву.

2.8. Члени робочої групи беруть участь у перевірці та виконують поставлені перед ними завдання. Член робочої групи має право одноособово, керуючись конкретним завданням керівника робочої групи, перевіряти окрему ділянку роботи.

2.9. Керівник та члени робочої групи мають право:

ознайомлюватися з документами та іншими матеріалами, необхідними для проведення перевірки. При перевірці питань, пов'язаних з державною таємницею, доступ здійснюється лише при наявності довідки про допуск та припису на виконання завдання, оформлених в установленому порядку;

вимагати надання копій документів, у тому числі методом сканування чи фотокопіювання, для долучення їх до матеріалів перевірки;

отримувати інформацію від експертів, інших спеціалістів, які не увійшли до складу робочої групи.

2.10. У своїй діяльності робоча група керується Конституцією, законодавством України та цим Положенням. Як правило, строк здійснення комплексної перевірки не може перевищувати десяти робочих днів, тематичної та контрольної - п'яти робочих днів.

У разі потреби продовження строку проведення перевірки здійснюється Головою Укрдержархіву за поданням керівника робочої групи.

3.1. У перший день перевірки керівник робочої групи надає для ознайомлення керівникові установи СФД (у разі відсутності керівника - особі, яка його заміщує) програму перевірки та копію наказу про проведення перевірки.

Керівництво установи СФД, керівники та фахівці структурних підрозділів надають на вимогу керівника та членів робочої групи оригінали документів, письмові й усні пояснення та іншу інформацію, що стосується питань, які перевіряються (у тому числі з обмеженим доступом), зокрема:

оригінали розпорядчих та установчих документів;

організаційно-планову та фінансову документацію;

вхідну та вихідну документацію, враховуючи тексти факсів і телефонограм, матеріали діловодства всіх структурних підрозділів;

інформаційні матеріали, що постійно або періодично направляються (отримуються) установою СФД (інформаційні листи, статистичні, аналітичні дані тощо);

будь-які інші фактичні дані, які дають змогу встановити наявність або відсутність порушень.

Робочій групі має бути надана повна, всебічна та об'єктивна інформація з усіх питань, які можуть виникнути під час проведення перевірки, та створені належні умови для проведення перевірки цієї інформації.

3.2. Робоча група, у разі потреби, отримує належним чином завірені копії (ксерокопії) документів (витяги з документів), які залучаються до матеріалів перевірки.

3.3. Комплексною перевіркою охоплюється коло питань, визначених Запитальниками (додатки 1, 2).

3.4. Контрольна перевірка здійснюється керівником робочої групи, або, в разі потреби, робочою групою.

У ході контрольної перевірки увага звертається як на усунення недоліків, виявлених попередньою перевіркою, так і на недоліки, що виникли після проведення комплексної перевірки.

3.5. Тематична перевірка проводиться керівником або працівниками структурного підрозділу Укрдержархіву, до компетенції якого відносяться питання, що перевіряються. У разі потреби до участі у проведенні перевірки можуть залучатися й інші фахівці.

3.6. У процесі перевірки члени робочої групи надають чіткі та конкретні роз'яснення щодо вимог законодавства у сфері страхового фонду документації, їх виконання, здійснюють методичну і практичну допомогу з метою усунення виявлених порушень. При виявленні порушень, що можуть бути усунені в ході перевірки, керівнику установи СФД вносяться відповідні пропозиції з цього питання.

3.7. У разі створення перешкод членам робочої групи під час перевірки керівником робочої групи складається відповідний акт, у якому фіксується факт створення перешкод.

3.8. Під час проведення перевірки до програми проведення перевірки можуть уноситися зміни, що затверджуються Головою Укрдержархіву.

3.9. Члени робочої групи, які здійснюють перевірку, можуть взаємодіяти з органами виконавчої влади, місцевого самоврядування, контрольними та правоохоронними органами.

4.1. Результати перевірки оформляються довідкою, яка може містити інформативні додатки, аналітичні діаграми, таблиці, схеми.

4.2. Кожен член робочої групи складає і подає у визначені строки керівникові робочої групи звіт за результатами виконаних завдань, інформацію про обсяги і суть виявлених порушень, а також висновки та пропозиції щодо їх усунення. На підставі поданих звітів керівник робочої групи аналізує роботу установи СФД за період, що перевірявся, складає загальну довідку про її стан. Довідка візується членами робочої групи і подається керівнику установи СФД, що перевірялася, для ознайомлення.

4.3. У довідці висвітлюються показники, які характеризують роботу установи СФД у межах періоду, що перевірявся, та конкретні порушення законодавства (за наявності), з обов'язковим посиланням на норми законодавчих та нормативних документів, що їх регламентують. Крім того, слід викласти зміст порушення, зазначити період, у якому дане порушення здійснено, додати до довідки копії документів, що підтверджують наявність факту порушення, письмові пояснення посадових осіб установи СФД щодо встановлених порушень.

У довідці, за необхідності, подається перелік документів, що не були надані під час здійснення перевірки (якщо такі були), та відображається факт відмови посадових осіб надати письмові пояснення щодо причини ненадання документів (якщо такий мав місце).

Не допускається відображення в довідці про перевірку необґрунтованих даних, а також суб'єктивних припущень, які не мають доказів, та різного роду висновків щодо дій посадових осіб установи СФД.

4.4. У міру виявлення істотних порушень законодавства, зловживань і недоліків в установах СФД керівництво Укрдержархіву вживає заходів щодо усунення виявлених порушень, зловживань і недоліків, запобігання їм надалі, та, за необхідності, притягує до відповідальності посадових осіб, винних у допущених порушеннях.

4.5. Член робочої групи, який не погоджується з висновками, викладеними в довідці, має право письмово викласти свою окрему думку, що долучається до довідки. Член робочої групи повинен підписати довідку, зробивши при цьому помітку: "Із зауваженнями, що містяться в "окремій думці".

4.6. Керівник установи СФД підписом засвідчує своє ознайомлення з довідкою. За наявності заперечень або зауважень до змісту довідки про перевірку керівник, що її підписує, робить про це застереження перед своїм підписом і, не пізніше ніж через три календарних дні з дня підписання, подає з цього приводу письмові пояснення.

5.1. Результати проведеної перевірки (комплексної, тематичної, контрольної) обговорюються на засіданні колегії Укрдержархіву, рішення колегії оголошується до виконання наказом Голови Укрдержархіву.

5.2. В обговоренні обов'язково бере участь керівник установи СФД, що перевірялася.

5.3. У рішенні колегії зазначаються загальні висновки та рекомендації щодо покращення роботи та усунення недоліків, виявлених в установі. Крім того, обов'язково встановлюються конкретні строки виконання завдань, що беруться на контроль, зазначаються строки проведення контрольної перевірки.

5.4. Керівництво установи СФД, яку перевіряли, розглядає підсумки проведеної перевірки на загальних зборах колективу установи, складає та затверджує план заходів щодо усунення недоліків, який у визначений термін направляється до Укрдержархіву для здійснення контролю за ходом його виконання.

5.5. Рішення колегії Укрдержархіву надсилається керівникам установ СФД та державних архівів областей, що входять до закріпленого за регіональним центром страхового фонду документації регіону, для виконання (врахування в роботі) не пізніше ніж у тижневий строк після проведення засідання колегії.

5.6. Контроль за виконанням установою СФД плану заходів щодо усунення недоліків, виявлених в ході перевірки, здійснює, як правило, керівник робочої групи, що проводила дану перевірку.

1. Організація роботи з питань прийняття участі у розробці галузевих, обласних (регіональних) програм формування СФД

1.1 наявність пакета нормативно-правових актів, нормативних та розпорядчих документів з питань створення СФД;

1.2 наявність по Автономній Республіці Крим, кожній закріпленій області, м. Києву та Севастополю переліків об'єктів і споруд систем життєзабезпечення, транспортних зв'язків, об'єктів культурної спадщини, документація на які підлягає закладенню до обласного страхового фонду документації затверджених органами влади, перелік об'єктів, документацію на які закладено до СФД;

1.3 наявність затверджених планів-графіків щодо участі в розробці та затвердженні програм на поточний рік.

2. Організація роботи з питань реалізації Державної, галузевих, обласних (регіональних) програм формування СФД

2.1 наявність по кожній області копій обласних (регіональних) програм створення СФД, планових показників за роками, показників реалізації за роками;

2.2 наявність витягів (копій) затверджених галузевих програм створення СФД;

2.3 наявність затверджених планів постачання документації та виготовлення документів СФД;

2.4 контроль у межах компетенції за станом виконання обласних програм створення страхового фонду документації.

3. Організація роботи зі створення СФД на наступний рік за Державною, галузевими, обласними (регіональними) програмами формування СФД.

4. Організація роботи з надання методичної допомоги з питань створення, формування та ведення СФД (семінари, наради, особисті зустрічі, відрядження, листування, наявність комплекту документів для проведення семінарів, нарад) суб'єктам державної системи СФД.

5. Організація планування роботи з розгляду питань створення СФД на засіданнях обласних (міських) комісій з питань техногенної і екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій, на засіданнях робочих груп обласних (міських) державних адміністрацій.

6. Організація виробничої діяльності

6.1 оцінка наявності та якості складання планів роботи структурних підрозділів та виконавців;

6.2 оцінка наявності та якості звітності структурних підрозділів та виконавців про виконання робіт;

6.3 перевірка дотримання вимог нормативних документів при виготовленні мікрофільмів страхового фонду (наявність технологічного процесу та внесення змін до нього, журналів обліку, нормативних документів системи СФД, забезпеченість установи необхідним обладнанням та приладдям);

6.4 перевірка виконання плану виготовлення та передачі на зберігання документів страхового фонду:

надходження документації на мікрофільмування, її облік;

умови зберігання документації, яка передається для мікрофільмування;

стан робіт з мікрофільмування документації;

передача мікрофільмів страхового фонду на зберігання;

контроль якості мікрофільмів (відсоток повернення мікрофільмів Бюджетної установи "Фонд");

повернення документів постачальникам після мікрофільмування;

надання копій з документів СФД користувачам;

6.5 ведення бази даних замікрофільмованої документації;

6.6 умови зберігання мікрофільмів СФД, які знаходяться на тимчасовому зберіганні;

6.7 порядок укладання договорів на створення СФД та їх виконання (оформлення договорів, комплектність документів за укладеними договорами, облік договорів та здійснення контролю щодо термінів виконання за договорами);

6.8 формування планових завдань для виробничих підрозділів установи на місяць;

6.9 перевірка наявності карток обліку фактичних витрат за договорами на надання послуг з підготовки документації для мікрофільмування замість постачальника та виготовлення документів СФД;

6.10 перевірка технологічних процесів зберігання мікрофільмів страхового фонду, відтворення з них повнорозмірних паперових копій (традиційне та з використанням сучасної комп'ютерної техніки).

7. Виконання вимог з виготовлення документів СФД

7.1 стан з виготовлення документів СФД:

наявність дозволу на виготовлення документів СФД;

виконання планового обсягу виготовлення документів СФД;

здавання з першого пред'явлення;

відповідність виробництва вимогам типового технологічного процесу (ТТП 321.02200.00011) та технічним умовам ТУ У 20.5-3755259862012 "Мікрофільм страхового фонду документації";

наявність технологічних документів;

відповідність дій виконавців технологічному процесу;

7.2 стан технічних засобів:

наявність та стан основного та резервного обладнання;

дотримання графіка ремонту (профілактики);

7.3 організаційно-технічні заходи: наявність та стан виконання планувальних документів;

8. Організація фінансово-економічної діяльності

8.1 стан усунення недоліків і порушень, виявлених попередніми контрольними заходами з питань, що підлягали ревізії (перевірці);

8.2 стан збереження державних коштів та майна, повнота прийняття рішень за фактами спричинених державі збитків;

8.3 складання бюджетного запиту, обґрунтування потреби в бюджетних коштах за всіма кодами економічної класифікації видатків;

8.4 складання та затвердження кошторису, внесення до нього змін. Стан виконання кошторису за бюджетною програмою:

аналіз обґрунтування потреби в бюджетних коштах за всіма кодами економічної класифікації видатків;

своєчасність взяття бюджетних зобов'язань;

фактичне виконання кошторису за доходами, касовими видатками;

8.5 перевірка правильності витрачання коштів на оплату праці працівників та нарахування на заробітну плату:

правильність складання та затвердження штатного розпису, законність внесення змін до нього;

дотримання установами СФД штатної дисципліни;

перевірка правильності встановлення посадових окладів, тарифних ставок, надбавок, доплат;

правильність обчислення середньомісячної заробітної плати;

правильність нарахування і виплати премій та інших заохочувальних виплат;

8.6 стан розрахункової дисципліни:

обсяги, характер, строки і причини утворення, достовірність дебіторської та кредиторської заборгованості в динаміці років та на кінець звітних періодів;

дотримання строків та порядку проведення інвентаризації розрахунків;

стан виконання господарських угод, відповідність оплаченої вартості товарів, робіт та послуг умовам укладених договорів, відповідності кількості та асортименту отриманих товарів, робіт і послуг умовам договорів;

перевірка наявності фактів передачі майна в оренду або за договорами спільної діяльності підприємствам, організаціям чи приватним особам;

8.7 стан збереження та використання необоротних активів, засобів та інших матеріальних цінностей, закуплених за бюджетні кошти:

перевірка своєчасності, повноти та правильності оприбуткування придбаних (безкоштовно отриманих) матеріальних засобів;

цільове використання бюджетних коштів, виділених за бюджетною програмою;

стан закріплення необоротних активів та запасів за матеріально відповідальними особами, наявність договорів про повну матеріальну відповідальність;

проведення інвентаризації матеріальних засобів придбаних у періоді, що перевіряється;

перевірка дотримання законодавства при списанні (відчуженні) необоротних активів та запасів;

8.8 перевірка ведення касових операцій та розрахунки з підзвітними особами:

інвентаризація наявних коштів в касі, інвентаризація бланків суворої звітності;