Відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації" , Указу Президента України від 5 травня 2011 року № 547 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації", постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв, які містять службову інформацію"

1. Затвердити Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв, які містять службову інформацію у Державній кримінально-виконавчій службі України (далі - Інструкція), що додається.

2. Першому заступнику Голови ДПтС України, заступнику Голови ДПтС України, керівникам структурних підрозділів апарату ДПтС України, керівникам територіальних органів управління, кримінально-виконавчої інспекції, установ виконання покарань, слідчих ізоляторів, навчальних закладів, закладів охорони здоров'я, підприємств установ виконання покарань, інших підприємств, установ і організацій, створених для забезпечення виконання завдань Державної кримінально-виконавчої служби України, забезпечити вивчення і виконання підпорядкованим персоналом вимог цієї Інструкції.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного департаменту України з питань виконання покарань від 19.12.2006 № 248 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в органах і установах виконання покарань, слідчих ізоляторах та навчальних закладах Державної кримінально-виконавчої служби України та Переліку цієї інформації".

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на департамент організаційно-аналітичного, документального та правового забезпечення ДПтС України (Скоков С. І.) і відділ режимно-секретної роботи ДПтС України (Чередніченко С. М.).

1.1. Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв, які містять службову інформацію у Державній кримінально-виконавчій службі України (далі - Інструкція) визначає порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв (фото-, кіно-, відео-, аудіоплівки, електронні носії інформації та інше), які містять службову інформацію в апараті Державної пенітенціарної служби України (далі - ДПтС України); її територіальних органах управління, кримінально-виконавчій інспекції, установах виконання покарань, слідчих ізоляторах, навчальних закладах, закладах охорони здоров'я, підприємствах установ виконання покарань, інших підприємствах, установах і організаціях, створених для забезпечення виконання завдань Державної кримінально-виконавчої служби України (далі - органи (установи)).

Інструкція розроблена з урахуванням вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" (далі - Закон).

1.2. Відповідно до вимог частини другої статті 6 Закону до службової може належати така інформація:

- що міститься в документах суб'єктів владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності Державної кримінально-виконавчої служби України або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень;

- зібрана в процесі оперативно-розшукової діяльності, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці.

1.3. Відповідно до вимог частини другої статті 9 Закону документам, що містять інформацію, яка становить службову інформацію, присвоюється гриф "Для службового користування".

Доступ до таких документів надається відповідно до частини другої статті 6 Закону , згідно з якою обмеження доступу до інформації здійснюється при дотриманні таких вимог:

виключно в інтересах національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку з метою запобігання заворушенням чи злочинам, для охорони здоров'я населення, для захисту репутації або прав інших людей, для запобігання розголошенню інформації, одержаної конфіденційно, або для підтримання авторитету і неупередженості правосуддя;

розголошення інформації може завдавати істотної шкоди цим інтересам;

шкода від оприлюднення такої інформації переважає суспільний інтерес в її отриманні.

1.4. Обмеженню доступу підлягає інформація, а не документ. Якщо документ містить інформацію з обмеженим доступом, для ознайомлення надається інформація, доступ до якої не обмежений.

1.5. Віднесення інформації до службової інформації здійснюється на підставі рішення експертної комісії ДПтС України (далі - ЕК). Рішення ЕК оформляється протоколом.

1.6. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію у Державній кримінально-виконавчій службі України (далі - Перелік відомостей), розглядається ЕК і затверджується наказом ДПтС України.

1.7. Перелік відомостей не може бути обмеженим у доступі.

1.8. Необхідність проставлення грифа "Для службового користування" визначається на підставі Переліку відомостей.

1.9. Подання щодо віднесення інформації до службової подається керівником структурного підрозділу ДПтС України, керівником органу (установи) до ЕК, рішення якої є підставою для включення інформації до Переліку відомостей.

1.10. На документах, які містять службову інформацію, у правому верхньому куті першої сторінки проставляється гриф "Для службового користування" і номер примірника. Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі до нього.

1.11. Голова ДПтС України, керівники органів (установ) несуть відповідальність за забезпечення правильного обліку, зберігання та використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв, які містять службову інформацію, та їх копій (далі - документи з грифом "Для службового користування").

1.12. Запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом "Для службового користування", та випадкам втрат таких документів покладається:

у ДПтС України - на відділ режимно-секретної роботи ДПтС України;

в органах (установах) - на режимно-секретні органи цих органів (установ).

1.13. Персонал ДПтС України, органів (установ), який працює з документами з грифом "Для службового користування", в обов'язковому порядку підлягає ознайомленню під підпис із цією Інструкцією. Ознайомлення здійснює:

у ДПтС України - департамент організаційно-аналітичного, документального та правового забезпечення ДПтС України;

в органах (установах) - служби діловодства цих органів (установ).

1.14. Персоналу, який допущений до роботи з документами з грифом "Для службового користування", забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

2.1. Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом "Для службового користування" здійснюється:

у ДПтС України - департаментом організаційно-аналітичного, документального та правового забезпечення ДПтС України;

в органах (установах) - службами діловодства цих органів (установ).

На документи з грифом "Для службового користування" поширюється вимога одноразовості реєстрації.

2.2. Кореспонденція з грифом "Для службового користування", що надходить до ДПтС України, органів (установ), у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (далі - ПК), приймається і розкривається централізовано:

у ДПтС України - персоналом департаменту організаційно-аналітичного, документального та правового забезпечення ДПтС України;

в органах (установах) - персоналом служб діловодства цих органів (установ).

При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках, форма якого визначена у додатку 1 до цієї Інструкції, один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом "Для службового користування", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

2.3. У разі надходження документів з грифом "Для службового користування" у неробочий час вони приймаються черговим ДПтС України, органу (установи), який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до департаменту організаційно-аналітичного, документального та правового забезпечення ДПтС України, служби діловодства органу (установи).

2.4. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

2.5. Облік документів та видань з грифом "Для службового користування" ведеться в автоматизованій системі електронного обліку та реєстрації документів, а у разі відсутності такої - в журналі, форма якого визначена у додатку 2 до цієї Інструкції, окремо від обліку іншої несекретної документації. При цьому до реєстраційного номера документа або видання додається позначка "ДСК".

Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналі, форма якого визначена у додатку 3 до цієї Інструкції.

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується:

у ДПтС України - відповідальною особою департаменту організаційно-аналітичного, документального та правового забезпечення ДПтС України і завіряється печаткою "Для пакетів";

в органах (установах) - відповідальною особою служби діловодства цих органів (установ) та завіряється печаткою "Для пакетів".

Проходження документів з грифом "Для службового користування" повинно своєчасно відображатися у журналах.

2.6. На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом "Для службового користування" проставляється штамп, у якому зазначаються найменування ДПтС України, органу (установи), реєстраційний номер документа та дата його надходження.

2.7. Тираж видання з грифом "Для службового користування", одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі, форма якого визначена у додатку 4 до цієї Інструкції.

Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.

3.1. Відповідальність за випуск документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються, несуть керівники структурних підрозділів ДПтС України, органів (установ), у яких вони тиражуються.

Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

3.2. Друкування документів з грифом "Для службового користування" здійснюється виконавцями цих документів з використанням інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи тільки після створення в ній комплексної системи захисту інформації та підтвердження відповідності створеної системи вимогам нормативних документів з питань технічного захисту інформації у порядку, встановленому законодавством.

Дозвіл на використання інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи із зазначеною метою надається згідно з наказом ДПтС України, наказами органів (установ) за наявності атестата відповідності комплексної системи захисту інформації.

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа особа, яка друкувала документ, повинна зазначити кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа.

3.3. Надруковані і підписані документи з грифом "Для службового користування" разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації відповідальній особі департаменту організаційно-аналітичного, документального та правового забезпечення ДПтС України, служби діловодства органу (установи), яка здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та відповідальною особою департаменту організаційно-аналітичного, документального та правового забезпечення ДПтС України, служби діловодства органу (установи), про що на копії вихідного документа робиться запис: "Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи".

3.4. Реферативні інформаційні видання у журнальному або зброшурованому картковому виконанні, в яких містяться відомості про документи з грифом "Для службового користування", випускаються з аналогічним грифом.

Вилучені із зазначених видань реферативні інформаційні картки та сторінки, що не містять відомостей обмеженого поширення, обліковуються і зберігаються як несекретні матеріали.

Факт вилучення карток і сторінок засвідчується підписами двох виконавців на обкладинках цих видань.

3.5. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється:

у ДПтС України - з дозволу керівників структурних підрозділів ДПтС України за підписаними нарядами під контролем відділу режимно-секретної роботи ДПтС України;

в органах (установах) - з дозволу керівників структурних підрозділів цих органів (установ) за підписаними нарядами під контролем режимно-секретних органів цих органів (установ).

Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.

3.6. Під час розмноження документів з грифом "Для службового користування" з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.

Забороняється використовувати для розмноження документів з грифом "Для службового користування" техніку, що не обладнана технічними засобами захисту інформації.

3.7. Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом "Для службового користування" здійснюється із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються):

у ДПтС України - на підставі рознарядок, підписаних керівником структурного підрозділу ДПтС України;

в органах (установах) - на підставі рознарядок, підписаних керівниками цих органів (установ).

3.8. Пересилання документів з грифом "Для службового користування" ДПтС України, органами (установами) до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а у межах одного населеного пункту дозволяється передача даних документів персоналом ДПтС України, органів (установ).

3.9. Документи, справи і видання з грифом "Для службового користування", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставлянням позначки "ДСК".

На конвертах (упаковках) документів з грифом "Для службового користування" забороняється зазначати прізвища і назви посад Голови ДПтС України, керівників структурних підрозділів ДПтС України, органів (установ) та виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

3.10. Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом "Для службового користування" та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовим дозволом:

у ДПтС України - Голови ДПтС України;

в органах (установах) - керівників цих органів (установ).

Якщо в документах з грифом "Для службового користування" містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.

Забороняється надсилати за кордон видання з грифом "Для службового користування" у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.

4.1. Документи з грифом "Для службового користування" після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.

У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі реєстраційні журнали на документи з грифом "Для службового користування".

4.2. Документи з грифом "Для службового користування" залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання.

Якщо в структурному підрозділі ДПтС України, органу (установи) створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом "Для службового користування" та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами з грифом "Для службового користування" додається позначка "ДСК".

У разі долучення документа з грифом "Для службового користування" до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.

У структурних підрозділах ДПтС України, органів (установ), у діяльності яких створюється незначна кількість документів з грифом "Для службового користування", номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК".

4.3. Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом "Для службового користування" переглядається посторінково членами ЕК та у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Якщо у справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Термін зберігання" закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.

Якщо члени ЕК за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного діловодства.

4.4. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом "Для службового користування", повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "Для службового користування", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

4.5. Справи з документами з грифом "Для службового користування" повинні мати внутрішні описи.

5.1. До роботи з документами з грифом "Для службового користування" допускається персонал, який має досвід роботи та безпосереднє відношення до цих документів, згідно з резолюціями Голови ДПтС України, його заступників, керівників структурних підрозділів ДПтС України, керівників органів (установ) та їх заступників.

Категорії персоналу, який допускається до роботи з документами з грифом "Для службового користування", визначаються Головою ДПтС України, керівниками органів (установ).

5.2. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.

Опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення допускається тільки у разі потреби з письмового дозволу Голови ДПтС України, керівників органів (установ), якщо такі відомості не суперечать Переліку відомостей.

5.3. Передача службової інформації каналами зв'язку здійснюється лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації.

5.4. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом "Для службового користування" з дозволу Голови ДПтС України, керівників структурних підрозділів ДПтС України, керівників органів (установ), у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

5.5. Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються виконавцям і приймаються від них під підпис в картці обліку справ та видань, що видаються з грифом "Для службового користування", форма якої визначена у додатку 5 до цієї Інструкції.

5.6. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом "Для службового користування" проводиться персоналом того структурного підрозділу, де перебувають документи:

у ДПтС України - з дозволу Голови ДПтС України, керівників структурних підрозділів ДПтС України під контролем відділу режимно-секретної роботи ДПтС України;

в органах (установах) - з дозволу керівників органів (установ) під контролем режимно-секретних органів цих органів (установ).

Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом "Для службового користування", одержаних від інших організацій, здійснюється за письмовим погодженням з організаціями - авторами цих документів.

5.7. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом "Для службового користування" періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється:

у ДПтС України - під час передачі справ із структурних підрозділів до галузевого державного архіву ДПтС України;

в органі (установі) - під час передачі справ із структурних підрозділів органу (установи) особі, відповідальній за ведення архіву органу (установи), та під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до галузевого державного архіву ДПтС України.

Також перегляд здійснюється у процесі зберігання справ в галузевому державному архіві ДПтС України, в архівах органів (установ) не рідше одного разу на 5 років.

5.8. На обкладинках справ гриф "Для службового користування" погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа.

Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.

5.9. Справи з грифом "Для службового користування", передані до галузевого державного архіву ДПтС України, архівів органів (установ), використовуються на правах документів обмеженого користування відповідно до вимог цієї Інструкції.

Видача таких справ дослідникам здійснюється з письмового дозволу:

у ДПтС України - начальника галузевого державного архіву ДПтС України;

в органах (установах) - керівника відповідного органу (установи).

5.10. Зняття з документів грифа "Для службового користування" здійснюється за поданням керівника структурного підрозділу ДПтС України, органу (установи) до ЕК, рішення якої є підставою для зняття грифа "Для службового користування" з документа.

5.11. Рішення ЕК оформляється протоколом, додатком до якого є акт, що складається у довільній формі та затверджується Головою ДПтС України, керівником органу (установи). В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування".

Один примірник акта разом із справами передається до галузевого державного архіву ДПтС України, архіву органу (установи). Про зняття грифа обмеження доступу повідомляються всі структурні підрозділи ДПтС України, органи (установи), яким надсилався цей документ (видання).

5.12. На документах, з яких знято гриф "Для службового користування", робиться відповідна відмітка.

6.1. Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом "Для службового користування", розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до вимог нормативно-правових актів, що регулюють організацію роботи галузевого державного архіву ДПтС України, архівів органів (установ).

6.2. Справи із структурних підрозділів ДПтС України, органів (установ) до галузевого державного архіву ДПтС України, архівів органів (установ) передаються в упорядкованому стані. При цьому справи постійного зберігання, що містять документи з грифом "Для службового користування", включаються в опис, форма якого визначена у додатку 6 до цієї Інструкції, разом з іншими справами, що містять несекретні документи постійного зберігання.

6.3. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, опис справ на обкладинках і складання описів справ) здійснюються у порядку, встановленому Міністерством юстиції України.

6.4. Відібрані для знищення справи з грифом "Для службового користування", що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт, форма якого визначена у додатку 7 до цієї Інструкції, разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому у графі "Заголовки справ" після номерів цих справ проставляється відмітка "ДСК".

6.5. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом "Для службового користування" перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов'язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.

6.6. Після знищення справ з грифом "Для службового користування" в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка "Знищено. Акт № ____ від (дата)".

6.7. Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак з грифом "Для службового користування" знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.

7.1. Документи з грифом "Для службового користування" повинні зберігатися у службових приміщеннях у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються.

7.2. Справи з грифом "Для службового користування", видані для роботи, підлягають поверненню у той же день:

у ДПтС України - до департаменту організаційно-аналітичного, документального та правового забезпечення ДПтС України або до галузевого державного архіву ДПтС України;

в органах (установах) - до служби діловодства відповідного органу (установи) або до архіву цих органу (установи).

Окремі справи з грифом "Для службового користування" з письмового або усного дозволу керівника департаменту організаційно-аналітичного, документального та правового забезпечення ДПтС України, служби діловодства органу (установи) або галузевого державного архіву ДПтС України, архіву органу (установи) можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

Передача документів з грифом "Для службового користування" персоналу здійснюється:

у ДПтС України - тільки через департамент організаційно-аналітичного, документального та правового забезпечення ДПтС України;

в органах (установах) - через служби діловодства цих органів (установ).

7.3. Забороняється вилучення із справ або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої без дозволу департаменту організаційно-аналітичного, документального та правового забезпечення ДПтС України, служб діловодства органів (установ).

Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.

7.4. Забороняється виносити документи з грифом "Для службового користування" за межі службових приміщень ДПтС України, органів (установ).

У разі потреби керівник структурного підрозділу ДПтС України, органу (установи) може в письмовій формі або усно дозволити виконавцям винести за межі ДПтС України, органів (установ) документи з грифом "Для службового користування" для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

7.5. Персоналу Державної кримінально-виконавчої служби України, який відряджений до інших населених пунктів, забороняється мати при собі документи з грифом "Для службового користування". Ці матеріали повинні були заздалегідь надіслані на адресу за місцем відрядження зазначеного персоналу відповідно до порядку, встановленого пунктом 3.11 цієї Інструкції.

В окремих випадках з письмового дозволу Голови ДПтС України, керівників органів (установ) дозволяється перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох осіб (або однієї озброєної особи), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.

7.6. У разі зміни осіб, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом "Для службового користування", складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується керівником структурного підрозділу ДПтС України, керівниками органів (установ).