З метою забезпечення реалізації положень статті 26 Закону України від 17 листопада 2011 року № 4050-VI "Про державну службу", на виконання пункту 5 Плану заходів щодо реалізації у 2013 році положень Стратегії державної кадрової політики на 2012 - 2020 роки , затвердженого Указом Президента України від 23 квітня 2013 року № 229, керуючись підпунктом 1 пункту 4 та пунктом 8 Положення про Національне агентство України з питань державної служби, затвердженого Указом Президента України від 18 липня 2011 року № 769,

1. Затвердити Методичні рекомендації щодо впровадження у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим та їх апараті системи наставництва державних службовців (додаються).

2. Рекомендувати державним органам, органам влади Автономної Республіки Крим та їх апарату (далі - державні органи) під час розроблення і впровадження системи наставництва державних службовців керуватися Методичними рекомендаціями, затвердженими цим наказом.

3. Відділу методичного забезпечення діяльності кадрових служб довести цей наказ до відома державних органів.

4. Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу забезпечити надання методично-консультативної допомоги державним органам.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Нацдержслужби України відповідно до розподілу обов'язків.

1.1. Ці Методичні рекомендації розроблено з метою надання методично-консультативної допомоги, забезпечення системного підходу до адаптації та професійної підготовки новопризначених державних службовців у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим та їх апараті (далі - державний орган) та реалізації положень статті 26 Закону України від 17 листопада 2011 року № 4050-VI "Про державну службу" (далі - Закон), на виконання пункту 5 Плану заходів щодо реалізації у 2013 році положень Стратегії державної кадрової політики на 2012 - 2020 роки , затвердженого Указом Президента України від 23 квітня 2013 року № 229.

Методичні рекомендації окреслюють:

- підходи до розроблення і впровадження системи наставництва, її цілі та завдання;

- поняття та завдання наставництва для реалізації адаптації новопризначених державних службовців;

- вимоги до рівня професійної компетентності наставника;

- форми роботи наставника з новопризначеними державними службовцями;

- порядок звітності та контролю в системі наставництва державних службовців;

- підхід для визначення результатів адаптації новопризначених державних службовців.

1.2. У цих Методичних рекомендаціях наведені нижче терміни вживаються у таких значеннях:

- адаптація - взаємний процес ознайомлення, призвичаєння новопризначених державних службовців до змісту та умов службової діяльності у державному органі, що базується на поступовому освоєнні нових професійних, соціальних та організаційних умов праці, соціального середовища та корпоративної культури державного органу, а також процес удосконалення професійних знань, умінь і навичок та особистих якостей цих державних службовців;

- строк випробування - період часу, протягом якого суб'єкт призначення перевіряє здатність новопризначених державних службовців виконувати посадові обов'язки, а також порівнює їх рівень професійної компетентності з вимогами профілю професійної компетентності посади державної служби;

- наставник - досвідчений та висококваліфікований державний службовець державного органу, завданням якого є адаптація новопризначеного державного службовця до робочого процесу, корпоративної культури та сприяння його подальшому професійному розвитку у відповідному державному органі;

- наставництво - навчання на робочому місці, яке спрямоване на довгострокове оволодіння і розвиток необхідних для виконання посадових обов'язків професійних знань, умінь і навичок, а також особистих якостей новопризначених державних службовців, і здійснюється у формі консультацій, порад та роз'яснень, які надає закріплений за цією особою наставник;

- новопризначений державний службовець - особа, призначена на державну службу вперше, або державний службовець, призначений на іншу посаду державної служби.

Терміни, що не визначені у цих Методичних рекомендаціях, вживаються у значеннях, наведених у інших нормативно-правових актах.

1.3. Адаптація новопризначеного державного службовця державного органу поділяється на професійну та соціальну:

а) професійна адаптація - пристосування вже наявного професійного досвіду та стилю професійної діяльності новопризначеного державного службовця до вимог нової посади, засвоєння нових для нього професійних функцій та обов'язків, вдосконалення необхідних умінь і навичок, залучення до професійного співробітництва та партнерства, поступовий розвиток конкурентоздатності, який виражається у таких аспектах професійної адаптації:

- психофізіологічних - пристосування до нових організаційних, психологічних і фізіологічних навантажень, інтенсивності режиму праці, правил внутрішнього службового розпорядку;

- професійних - поступове набуття та (або) удосконалення професійних умінь і навичок;

- організаційних - зрозуміння завдань та організаційного статусу посади державної служби, яку обіймає новопризначений державний службовець, його посадових обов'язків, системи мотивації, критеріїв оцінки результатів службової діяльності тощо;

б) соціальна адаптація новопризначеного державного службовця пов'язана з входженням державного службовця у систему міжособових взаємовідносин професійного колективу, прийняттям цінностей, норм і традицій колективу, пристосуванням до корпоративної культури.

1.4. Заходи з організації та розвитку наставництва здійснюються у державному органі на постійній та плановій основі згідно з принципами державної служби відповідно до статті 3 Закону.

1.5. Метою системи наставництва у державному органі є створення умов і надання допомоги новопризначеним державним службовцям для розкриття їх професійного та особистого потенціалу.

1.6. Система наставництва у державному органі спрямована на вирішення таких завдань:

- скорочення часу на засвоєння функціональних обов'язків та адаптації до робочого процесу новопризначених державних службовців;

- зменшення дискомфорту впродовж перших днів роботи;

- зменшення кількості можливих помилок, пов'язаних з виконанням посадових обов'язків;

- скорочення часу, необхідного новопризначеним державним службовцям для досягнення запланованого рівня ефективності і результативності службової діяльності, розвиток їх здатності самостійно, якісно і відповідально виконувати покладені на них посадові обов'язки;

- розвиток і вдосконалення у новопризначених державних службовців професійних знань, умінь і навичок, а також особистих якостей, необхідних для самостійного виконання посадових обов'язків;

- своєчасне прийняття рішень щодо подальшого проходження державної служби і професійного розвитку державного службовця та (або) можливого звільнення з посади державної служби до закінчення строку випробування;

- вдосконалення процедури щорічного оцінювання результатів службової діяльності державних службовців;

- набуття перспективними державними службовцями досвіду управління персоналом під час виконання функцій наставника;

- зменшення плинності кадрів та скорочення витрат на пошук нового персоналу;

- вдосконалення системи мотивації державних службовців;

- формування корпоративної культури та командної роботи, засвоєння норм і правил етичної поведінки у державному органі;

- формування позитивного іміджу державного органу.

1.7. Методичні рекомендації розроблено для керівників державної служби у державному органі, керівників структурних підрозділів, працівників, які призначені наставниками для новопризначених державних службовців, служби персоналу державного органу.

2.1. Наставництво може бути встановлено тривалістю до 3 місяців залежно від складності передбачених за посадою обов'язків та рівня професійної компетентності новопризначеного державного службовця і може проходити одночасно з випробувальним терміном.

2.2. Наставництво у державному органі може застосовуватись до:

- особи, призначеної на державну службу вперше;

- державних службовців, призначених на інші посади державної служби.

2.3. Систему наставництва у державному органі безпосередньо організовує служба персоналу.

2.4. Для організації адаптації новопризначених державних службовців у державному органі службі персоналу рекомендується розробити програму адаптації новопризначеного державного службовця (додаток 1).

2.5. Для покращення процесу адаптації до робочого процесу, а також для надання консультацій, порад та роз'яснень новопризначеному державному службовцю з питань, пов'язаних з виконанням його посадових обов'язків, надання йому допомоги у розвитку і вдосконаленні власних умінь і навичок та для забезпечення входження в колектив, як рівноправного його члена, за новопризначеним державним службовцем може закріплюватися наставник(и) з числа досвідчених, авторитетних та висококваліфікованих працівників державного органу.

2.6. Службі персоналу рекомендується щороку, як правило, не пізніше 5 січня подавати у вигляді службової записки на ім'я керівника державної служби у державному органі кандидатури наставників, за попереднім погодженням із керівниками структурних підрозділів та відповідними державними службовцями.

2.7. Кандидатура наставника затверджується наказом (розпорядженням) керівника державної служби у державному органі.

2.8. Наказ (розпорядження) керівника державної служби у державному органі про затвердження кандидатури наставника готується одночасно з призначенням нового співробітника на відповідну посаду державної служби у державному органі. До наказу додається програма адаптації новопризначеного державного службовця у державному органі.

2.9. Заміна наставника може здійснюватися наказом (розпорядженням) керівника державної служби у державному органі на підставі службової записки керівника відповідного структурного підрозділу за умови:

- звільнення наставника;

- переведення наставника на іншу посаду державної служби та (або) до іншого державного органу;

- притягнення наставника до дисциплінарної відповідальності;

- тривалої (більше місяця) відсутності наставника на робочому місці (відрядження, хвороба тощо);

- особистого бажання наставника та (або) новопризначеного державного службовця.

2.10. За одним наставником рекомендується закріплювати не більше чотирьох новопризначених державних службовців.

2.11. Наставництво здійснюється без відриву від виконання основних посадових обов'язків наставника шляхом надання консультації, порад і роз'яснень новопризначеному державному службовцю.

2.12. Службі персоналу державного органу спільно з керівниками відповідних структурних підрозділів рекомендується вести облік наставників, закріплених за конкретними державними службовцями, та надавати їм необхідну інформаційну, методично-консультативну та організаційно-технічну допомогу.

2.13. Наставник може розробляти індивідуальний план наставництва (додаток 2).

2.14. В адаптаційний період новопризначений державний службовець щотижнево обговорює з наставником виконання програми наставництва та проблеми, які виникали під час виконання посадових обов'язків.

2.15. Керівник відповідного структурного підрозділу створює необхідні умови для успішної роботи наставника, а також здійснює контроль за ефективністю наставництва та за виконанням індивідуального плану наставництва.

2.16. За результатами проходження адаптаційного періоду до служби персоналу державного органу рекомендується подавати:

- висновок наставника про результати виконання програми адаптації та індивідуального плану наставництва (додаток 3), який містить оцінку рівня професійної компетентності новопризначеного державного службовця відповідно до вимог профілю професійної компетентності посади державної служби і рекомендації щодо подальшого проходження державної служби та професійного розвитку державного службовця;

- звіт новопризначеного державного службовця про результати виконання індивідуального плану наставництва (додаток 4), в якому зазначаються труднощі, які виникали при виконанні роботи, аналіз причин їх виникнення, власних помилок, недоліків і прогалин у знаннях, а також перелік набутих умінь і навичок та участь наставника в цьому процесі.

2.17. На підставі отриманих матеріалів службі персоналу рекомендується:

- порівнювати результати співбесіди, яку проходив під час проведення конкурсу на зайняття вакантних посад державної служби новопризначений державний службовець, з оцінкою його рівня професійної компетентності, наданою наставником;

- готувати службову записку з висновком щодо відповідності рівня професійної компетентності новопризначеного державного службовця вимогам профілю професійної компетентності відповідної посади державної служби, з пропозиціями щодо подальшого його професійного розвитку, погодженими з керівником відповідного структурного підрозділу, та подавати керівнику державної служби у державному органі для розгляду та прийняття відповідного рішення.

2.18. Для визначення успішності проведення адаптації новопризначеному державному службовцю у державному органі в останній день адаптації рекомендується заповнити анкету зворотного зв'язку (додаток 5).

2.19. Усі матеріали наставництва зберігаються у номенклатурі справ служби персоналу.

2.20. Результати наставництва можуть враховуватись при визначенні розміру премії наставника та оцінюванні результатів його службової діяльності.

2.21. Службі персоналу державного органу рекомендується щорічно до 10 січня направляти до Національного агентства України з питань державної служби (далі - Нацдержслужба України) аналітичну довідку про стан організації наставництва новопризначених державних службовців у державному органі, його кількісно-якісну характеристику.