В соответствии со статьей 31 Закона Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" (далее - Закон) государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и коммунальные предприятия, учреждения и организации создают архивные подразделения для временного хранения архивных документов, накопившихся за время их деятельности, использования сведений, содержащихся в этих документах, для служебных, производственных, научных и других целей, а также для защиты прав и законных интересов граждан.

Положения об архивных подразделениях государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и коммунальных предприятий, учреждений и организаций утверждаются указанными юридическими лицами на основе Типового положения об архивном подразделении государственного органа и органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации , утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 10.02.2012 № 232/5, зарегистрированного в Министерстве юстиции 10.02.2012 за № 202/20515.

В соответствии со статьей 32 Закона объединения граждан и религиозные организации, а также предприятия, учреждения и организации, основанные на частной форме собственности, имеют право создавать архивные подразделения для постоянного или временного хранения документов, не принадлежащих государству, территориальным громадам.

Указанные юридические лица обязаны обеспечить сохранность документов, накопившихся за время их деятельности, до проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном данным Законом , и в течение года со дня регистрации данных юридических лиц в установленном законодательством порядке согласовать свою номенклатуру дел с одним из государственных архивных учреждений или архивным отделом городского совета.