Відповідно до Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року № 1040, з метою належної організації претензійної та позовної роботи в ДМС України, головних управліннях, управліннях ДМС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління ДМС України,

1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення претензійної та позовної роботи в ДМС України (далі - Інструкція), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів апарату ДМС України забезпечити виконання вимог Інструкції.

3. Начальникам головних управлінь, управлінь ДМС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, керівникам підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління ДМС України:

3.1. Забезпечити вивчення Інструкції підпорядкованими працівниками.

3.2. У місячний строк привести накази з питань ведення претензійної та позовної роботи у відповідність до цього наказу.

3.3. Розробити та затвердити комплекс заходів, спрямованих на підвищення якості претензійної та позовної роботи.

4. Наказ ДМС України від 29.07.2011 № 39 "Про затвердження Інструкції про порядок представництва інтересів Державної міграційної служби України в судах" визнати таким, що втратив чинність.

5. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

1.1. Інструкція розроблена відповідно до Указу Президента України від 6 квітня 2011 року № 405/2011 "Питання Державної міграційної служби України", постанов Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року № 1040 "Про затвердження Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації", від 18 червня 2008 року № 582 "Про заходи щодо підвищення ефективності захисту інтересів держави в судах України", від 14 грудня 2001 року № 1693 "Про вдосконалення організації правової роботи в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади", інших актів законодавства України, наказів ДМС України, рекомендацій Міністерства юстиції України від 15.01.96 № 2 "Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації" та інших актів Міністерства юстиції України з питань організації та ведення претензійної та позовної роботи.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення претензійної та позовної роботи в ДМС України, ГУДМС, УДМС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (далі - територіальні органи), на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління ДМС України (далі - підприємства).

1.3. Претензійна та позовна робота повинна сприяти:

- реалізації державної правової політики у сферах міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, реєстрації фізичних осіб, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів;

- правильному застосуванню законодавства в діяльності ДМС України, територіальних органів, підприємств;

- захисту і відновленню порушених майнових прав та законних інтересів ДМС України, територіальних органів, підприємств;

- виконанню договірних зобов'язань, зниженню непродуктивних витрат та усуненню причин і умов, що їх спричиняють;

- притягненню до відповідальності осіб, з вини яких заподіяна шкода.

1.4. До претензійної та позовної роботи відноситься:

- підготовка і розгляд претензій;

- підготовка позовів та документів, необхідних для їх судового розгляду;

- представлення інтересів ДМС України, територіальних органів, підприємств в судах;

- реєстрація, облік, зберігання, відправка документів з питань претензійної та позовної роботи та здійснення інших організаційно-технічних заходів;

- забезпечення контролю за веденням претензійної та позовної роботи;

- вивчення, узагальнення, аналіз результатів претензійної та позовної роботи, підготовка пропозицій щодо її поліпшення;

- вжиття заходів з метою усунення порушень, зазначених у документах прокурорського реагування, судових рішеннях, відповідних документах правоохоронних і контролюючих органів.

1.5. Управління юридичного забезпечення ДМС України (далі - УЮЗ) координує, здійснює загальне методичне керівництво та перевіряє ведення претензійної та позовної роботи в ДМС України, територіальних органах, на підприємствах.

Вимоги УЮЗ з питань, пов'язаних з реалізацією Інструкції, є обов'язковими до виконання територіальними органами, підприємствами.

1.6. Юридичні служби територіальних органів, підприємств здійснюють методичне керівництво ведення претензійної та позовної роботи в територіальних органах, на підприємствах.

1.7. Претензійні, позовні матеріали формуються в окремі справи, до яких поступово додаються документи щодо їх розгляду.

Після завершення розгляду претензії, позову на зворотному боці лицьового аркуша справи здійснюється опис наявних у ній документів у тій послідовності, в якій вони надходили.

1.8. Претензійні, позовні матеріали, які надходять до ДМС України, територіального органу, підприємства, після їх реєстрації в той же день передаються в установленому порядку для виконання.

У разі відсутності або невідповідності документів, зазначених у додатках до претензійних, позовних матеріалів, при реєстрації складається акт за підписом не менше трьох осіб.

Поштовий конверт, в якому надійшли претензійні, позовні матеріали, підлягає збереженню та приєднанню до отриманих матеріалів.

1.9. Претензійні, позовні матеріали надсилаються ДМС України, територіальними органами, підприємствами рекомендованим, цінним листом, кур'єрською поштою або вручаються під розписку уповноваженій особі.

1.10. Журнали з питань ведення претензійної та позовної роботи мають бути пронумеровані, прошнуровані, скріплені печаткою ДМС України, територіального органу, підприємства (без зображення герба) та підписом керівника юридичної служби.

1.11. УЮЗ, юридичні служби територіальних органів, підприємств (далі - юридична служба) повинні вживати необхідні заходи з метою досягнення найбільш позитивного для ДМС України, територіальних органів, підприємств результатів вирішення правових питань та спорів, не допускати безпідставних відмов у задоволенні обґрунтованих вимог претензій, доведення до суду безспірних позовів, що тягнуть за собою додаткові фінансові витрати, а також усувати причини та умови, які породжують обґрунтовані претензії та позови.

1.12. Посадові особи ДМС України, територіальних органів, підприємств зобов'язані ефективно взаємодіяти з юридичною службою, не допускати фактів ненадання їй документів, інформації, довідок, розрахунків, інших матеріалів, які є необхідними при вирішені правових питань та спорів.

1.13. Недодержання вимог Інструкції тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством України.

2.1. Якщо права та законні інтереси ДМС України, територіального органу, підприємства порушено, з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником цих прав та інтересів структурний підрозділ ДМС України, територіального органу, підприємства (далі - структурний підрозділ) відповідно до його функцій готує претензію за участю юридичної служби.

2.2. У претензії зазначаються:

а) повне найменування і поштові реквізити ДМС України, територіального органу, підприємства та боржника, якому претензія пред'являється; дата пред'явлення і номер претензії;

б) обставини, на підставі яких пред'явлено претензію; докази, що підтверджують ці обставини; посилання на акти законодавства;

в) вимоги ДМС України, територіального органу, підприємства;

г) сума претензії та її розрахунок, якщо претензія підлягає грошовій оцінці, платіжні реквізити ДМС України, територіального органу, підприємства;

д) перелік документів, що додаються до претензії, а також інші докази.

2.3. Претензія підписується Головою ДМС України, начальником територіального органу, керівником підприємства після її візування керівниками структурного підрозділу.

2.4. Юридична служба обліковує претензію в Журналі обліку претензій, пред'явлених ДМС України, територіальним органом, підприємством (додаток 1).

2.5. Юридична служба здійснює контроль за своєчасним надходженням відповіді від боржника.

2.6. Якщо претензія у місячний строк (якщо інший строк не визначено законодавством), який обчислюється з дня її одержання боржником, безпідставно відхилена або залишена без відповіді, структурний підрозділ готує обґрунтований письмовий висновок щодо безпідставності цього відхилення або залишення без відповіді та передає претензійні матеріали до юридичної служби для підготовки позову.

2.7. Про перерахування боржником грошових сум або вжиття інших заходів відповідно до претензії бухгалтерська служба ДМС України, територіального органу, підприємства невідкладно повідомляє юридичну службу.

3.1. Претензія, яка надійшла до ДМС України, територіального органу, підприємства, розглядається структурним підрозділом за участю юридичної служби.

3.2. Юридична служба обліковує претензію в Журналі обліку претензій, пред'явлених ДМС України, територіальному органу, підприємству (додаток 2).

3.3. Претензія підлягає розгляду у місячний строк (якщо інший строк не визначено законодавством), який обчислюється з дня її одержання ДМС України, територіальним органом, підприємством.

3.4. При перевірці претензії з'ясовуються такі обставини:

а) наявність всіх документів, що підтверджують обґрунтованість претензії;

б) правильність складання розрахунку;

в) наявність правових підстав для визнання або відхилення претензії.

3.5. Якщо до претензії не додано всі документи, необхідні для її розгляду, вони витребуються у заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше п'яти днів, не враховуючи часу поштового обігу.

Витребувані документи повинні бути такими, що дійсно необхідні для розгляду претензії і відсутні у ДМС України, територіального органу, підприємства.

Якщо у встановлений строк документи не одержані, претензія розглядається за наявними документами.

3.6. Строк розгляду претензії за погодженням з юридичною службою можуть бути подовжений на час, необхідний для досилання заявником необхідних документів.

3.7. За результатом розгляду претензії структурний підрозділ за участю юридичної служби готує відповідь про відхилення або визнання претензії.

У відповіді про відхилення претензії зазначаються мотиви, з яких претензія відхиляється, з посиланням на акти законодавства. У разі необхідності до нього додаються документи, що спростовують вимоги претензії.

У відповіді про визнання претензії зазначаються вимоги, які визнаються, а також строк та засіб їх задоволення.

Відповідь повинна містити повне найменування та поштові реквізити обох сторін (яка надає та якій надається відповідь), дату і номер претензії, на яку надається відповідь.

Додані до претензії оригінали документів повертаються заявнику.

3.8. Відповідь на претензію підписується Головою ДМС України, начальником територіального органу, керівником підприємства після її візування керівниками структурного підрозділу, юридичної служби та головним бухгалтером.

3.9. Докази відправлення претензії (квитанція про направлення, розписка про вручення тощо) додаються до претензії.

3.10. Залишення претензії без відповіді не допускається.

3.11. Про перерахування заявнику грошових сум або вжиття інших заходів відповідно до претензії бухгалтерська служба ДМС України, територіального органу, підприємства невідкладно повідомляє юридичну службу.

4.1. Позов пред'являється ДМС України, територіальним органом, підприємством у випадку порушення або запобігання порушенню її (його) прав та законних інтересів, а також, якщо такі владні управлінські функції реалізуються ДМС України, територіальним органом на основі законодавства, в тому числі на виконання делегованих повноважень.

Позов обліковується юридичною службою в Журналі обліку позовів ДМС України, територіального органу, підприємства (додаток 3).

4.2. Порядок підготовки позову:

4.2.1. Юридична служба надає правову оцінку документів, на підставі яких здійснюється підготовка позову, щодо їх обґрунтованості та законності.

4.2.2. Юридична служба має право вимагати від інших структурних підрозділів документи, інформацію, довідки, розрахунки, інші матеріали, які підтверджують позовні вимоги.

4.2.3. Позов оформлюється та подається юридичною службою з чітким дотриманням вимог законодавства.

4.2.4. Позов ДМС України підписується Головою ДМС України або відповідно до довіреності начальником УЮЗ.

Позов територіального органу, підприємства підписується начальником територіального органу, керівником підприємства.

4.2.5. Після відкриття судового провадження у справі юридична служба вживає заходи з метою виконання вимог суду та забезпечує представлення інтересів ДМС України, територіального органу, підприємства у встановленому законодавством порядку.

4.3. Позов, який надійшов до ДМС України, територіального органу, підприємства для участі у справі у процесуальному статусі відповідача або третьої особи, обліковується юридичною службою у Журналі обліку позовів, які надійшли до ДМС України, територіального органу, підприємства (додаток 4).

4.4. Порядок опрацювання позову:

4.4.1. Позовні матеріали невідкладно опрацьовуються юридичною службою, яка вивчає вимоги та аналізує фактичну і правову основу спору.

4.4.2. Юридична служба має право вимагати від інших структурних підрозділів документи, інформацію, довідки, розрахунки, інші матеріали, які є необхідними для опрацювання позову.