Відповідно до законів України "Про електронний документ та електронний документообіг" , "Про електронний цифровий підпис" для автоматизації процесів створення, відправлення, передавання, одержання, оброблення, використання, зберігання документів та контролю за їх виконанням

1. Ввести в експлуатацію з 2 вересня 2013 року в центральному апараті Держземагентства України автоматизовану систему діловодства на базі "ДОК ПРОФ-тм Степ 2.0" (далі - Система).

2. Затвердити функції користувачів автоматизованої системи діловодства, що додаються.

3. Управлінню інформаційних технологій та технічного захисту інформації забезпечити:

адміністрування Системи та доступ до неї працівників центрального апарату;

зберігання та захист інформації, яка обробляється в Системі;

застосування електронного цифрового підпису в Системі.

4. Управлінню справами забезпечити:

здійснення електронного документообігу в Системі;

внесення змін до Інструкції з діловодства у Державному агентстві земельних ресурсів України , затвердженої наказом Держземагентства України від 23.02.2012 № 70, в частині формування реєстраційних номерів;

створення документів постійного зберігання одночасно у паперовій та електронній формах.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Відділ діловодства Управління справами:

реєстрація вхідної, вихідної кореспонденції, внутрішніх документів (наказів Держземагентства України з основної діяльності, наказів з адміністративно-господарських питань, доповідних записок, окремих доручень керівництва, протоколів оперативних нарад керівництва, актів перевірок, які проводяться працівниками центрального апарату Держземагентства України, тощо) з нанесенням штрих-коду та скануванням документів;

редагування документів;

створення реєстрів відправки кореспонденції;

формування конвертів для вихідних документів;

формування зведеної номенклатури справ та їх облік;

моніторинг проходження документів, які зареєстровані відділом діловодства;

формування звітів та підготовка оперативної інформації;

формування та облік справ.

Відділ контролю за виконанням доручень: