На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28.09.2011 № 1001 "Деякі питання утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади" та з метою організації планування та проведення внутрішнього аудиту в апараті Державної архівної служби України та установах, що входять до сфери управління Державної архівної служби України,

1. Затвердити Порядок планування та проведення внутрішнього аудиту в Державній архівній службі України, що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Державної архівної служби України, центральних державних архівних установ, бюджетних установ страхового фонду документації забезпечити належне виконання Порядку.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної архівної служби України Музичук О.В.

1.1. Порядок планування та проведення внутрішнього аудиту в Державній архівній службі України (далі - Порядок) розроблено відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року № 1001 "Деякі питання утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади" та наказу Міністерства фінансів України від 4 жовтня 2011 № 1247 "Про затвердження Стандартів внутрішнього аудиту".

1.2. Цей Порядок розроблено з метою визначення єдиних підходів до організації та проведення внутрішнього аудиту в Державній архівній службі України (далі - Укрдержархів), а також в установах, що належать до сфери управління Укрдержархіву, підготовки аудиторських звітів, висновків та рекомендацій.

2.1. Сфера застосування внутрішнього аудиту охоплює такі напрями діяльності:

оцінка діяльності установи щодо ефективності функціонування системи внутрішнього контролю, ступеня виконання та досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах, ефективності планування та виконання бюджетних програм і результатів їх виконання, якості надання адміністративних послуг та виконання контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства, а також ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань установи (аудит ефективності);

оцінка діяльності установи щодо законності та достовірності фінансової і бюджетної звітності, правильності ведення бухгалтерського обліку (фінансовий аудит);

оцінка діяльності установи щодо дотримання актів законодавства, планів, процедур, контрактів з питань стану збереження активів, інформації та управління державним майном (аудит відповідності).

2.2. У разі негативного висновку за результатами фінансового аудиту чи аудиту відповідності за рішенням Голови Укрдержархіву може бути призначено проведення аудиту ефективності.

3.1. Планування діяльності з внутрішнього аудиту - це процес, що здійснюється особою, на яку покладено функцію з проведення внутрішнього аудиту, та включає комплекс дій, спрямованих на формування, погодження та затвердження піврічних планів проведення внутрішнього аудиту.

3.2. Періодичність та інші критерії відбору об'єктів для проведення планових внутрішніх аудитів визначаються особою, на яку покладено функцію з проведення внутрішнього аудиту, та затверджуються Головою Укрдержархіву.

3.3. Піврічний план діяльності з внутрішнього аудиту повинен містити: напрям внутрішнього аудиту; тему внутрішнього аудиту; найменування та місцезнаходження установи, в якій проводиться внутрішній аудит, та період діяльності, за який він проводиться (для фінансового аудиту, аудиту відповідності); період проведення (півріччя, у якому планується початок та завершення) внутрішнього аудиту (Додаток 1).

3.4. До плану не включаються внутрішні аудити за тією самою темою (з тих самих питань), за якою було проведено внутрішній аудит або виїзний контрольний захід Держфінінспекцією, її територіальними органами та з моменту проведення яких пройшло менше ніж один календарний рік.

3.5. Під час розроблення бюджетних запитів, проектів кошторисів, особа, на яку покладено функцію з проведення внутрішнього аудиту, готує та подає Голові Укрдержархіву пропозиції з обґрунтованими розрахунками потреби в ресурсах для забезпечення виконання планів.

3.6. Після погодження піврічного плану діяльності з внутрішнього аудиту з Держфінінспекцією, особа, на яку покладено функцію з проведення внутрішнього аудиту, подає його на розгляд і затвердження Голові Укрдержархіву з інформацією про ресурси, необхідні для його виконання. У разі обмеження у ресурсах особа, на яку покладено функцію з проведення внутрішнього аудиту, письмово інформує про це Голову Укрдержархіву із зазначенням наслідків таких обмежень та подає відповідні пропозиції щодо вирішення зазначеного питання.

3.7. Затвердження Головою Укрдержархіву піврічних планів з внутрішнього аудиту здійснюється не пізніше ніж за 15 календарних днів до початку наступного півріччя.

3.8. Голова Укрдержархіву для своєчасного реагування на проблеми, що виникають під час виконання покладених на Укрдержархів завдань, може прийняти рішення про проведення позапланового аудиту.

4.1. Внутрішній аудит передбачає здійснення оцінки, результатом якої є отримання необхідних та достатніх аудиторських доказів із застосуванням методів, методичних прийомів і процедур з метою надання висновків відповідно до цілей внутрішнього аудиту (Додаток 2).

4.2. Цілі внутрішнього аудиту формуються особою, на яку покладено функцію з проведення внутрішнього аудиту, та визначають його очікувані результати.

4.3. Організація внутрішнього аудиту передбачає планування внутрішнього аудиту та складання за його результатами програми.

4.4 Особа, на яку покладено функцію з проведення внутрішнього аудиту, визначає склад аудиторської групи, який повинен відповідати характеру й ступеню складності кожного внутрішнього аудиту.

4.5. Для досягнення цілей та забезпечення належної якості внутрішнього аудиту призначається керівник аудиторської групи. Керівника призначає Голова Укрдержархіву із членів аудиторської групи. Як правило, керівником аудиторської групи є особа, на яку покладено функцію з проведення внутрішнього аудиту.

Якщо внутрішній аудит проводиться однією посадовою особою, вона вважається керівником аудиторської групи.

Керівник аудиторської групи: розподіляє завдання та обсяги роботи між членами аудиторської групи та за потреби корегує їх; контролює хід виконання завдань кожним членом аудиторської групи, стан виконання ними програми, надає їм необхідну допомогу; вживає в межах повноважень заходів для забезпечення об'єктивності та незалежності членів аудиторської групи; оцінює відповідність обраних членами аудиторської групи методів внутрішнього аудиту цілі, обсягу, термінам та за потреби вживає необхідних заходів; приймає рішення про необхідність участі у внутрішньому аудиті залучених фахівців, отримання необхідної інформації від третіх осіб, отримання членами аудиторської групи необхідних консультацій, роз'яснень та іншої допомоги, включаючи технічну; розглядає, повертає на доопрацювання або схвалює офіційну документацію про результати виконання членами аудиторської групи завдань під час внутрішнього аудиту.

Працівники, які проводять внутрішній аудит, забезпечують об'єктивність висновків в офіційній документації, а керівник аудиторської групи - загальну якість результатів роботи аудиторської групи.

4.6. При плануванні внутрішнього аудиту особа, на яку покладено функцію з проведення внутрішнього аудиту, вивчає питання, пов'язані з об'єктом внутрішнього аудиту: завдання і цілі установи, визначені у стратегічних та річних планах; бюджетні програми; адміністративні послуги; використання установою інформаційних технологій (IT); середовище контролю, а саме визначення заходів, що вживаються керівництвом установи для створення та надійного функціонування внутрішнього контролю (накази, посадові інструкції, правила чи регламенти тощо), визначення ступеня додержання правил, встановлених керівництвом установи (чи виконуються фактично накази, посадові інструкції, правила чи регламенти тощо), для попередження, виявлення та виправлення помилок, попередження та виявлення фактів обману (крадіжок, приписок, шахрайства тощо) та досягнення установою визначеної мети; інші необхідні для виконання внутрішнього аудиту аспекти діяльності установи.

4.7. Детальне вивчення об'єкта аудиту здійснюється шляхом запитів та аналізу отриманої інформації щодо: нормативно-правових актів, документів, які регламентують діяльність установи; організаційної структури та системи управління установою; паспортів бюджетних програм; системи бухгалтерського обліку, фінансової і бюджетної звітності за суттєвістю; матеріалів попередніх контрольних заходів контролюючих органів та стан усунення виявлених порушень за їх результатами; звернень державних органів, народних депутатів, громадян, публікацій у засобах масової інформації про порушення законодавства, що стосуються діяльності об'єкта аудиту; інших необхідних для виконання внутрішнього аудиту документів щодо напрямів діяльності.

4.8. Отримана інформація є суттєвою, якщо її відсутність або перекручення може впливати на рішення керівництва, які приймаються на її підставі. Суттєвість залежить від розміру помилки, відсутності або перекручень змісту інформації і визначається особою, на яку покладено функцію з проведення внутрішнього аудиту, виходячи з власних професійних суджень.

4.9. Після вивчення об'єкта внутрішнього аудиту та питань, що з ним пов'язані, визначаються суттєвість помилки, ризики та оцінюється ступінь їх можливого впливу.

4.10. За результатами планування внутрішнього аудиту складається його програма. Програма внутрішнього аудиту визначає: напрям внутрішнього аудиту; цілі внутрішнього аудиту; підставу для проведення внутрішнього аудиту; об'єкт внутрішнього аудиту; період, що охоплюється внутрішнім аудитом; термін проведення внутрішнього аудиту; початкові обмеження щодо проведення внутрішнього аудиту (часові, географічні та інші); ризикові сфери діяльності, операції, ділянки бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю установи тощо; обсяг аудиторських прийомів та процедур за кожним фактором ризику; послідовність і терміни виконання робіт; склад аудиторської групи (Додаток 3).