Заслухавши й обговоривши інформацію про стан підготовки державних архівних установ та установ СФД до роботи в осінньо-зимовий період, колегія відзначає, що Дирекцією з експлуатації комплексу споруд центральних державних архівних установ України (далі - ДЕКС ЦДАУ), державними архівними установами України та установами СФД заплановано та здійснюється низка заходів із підготовки персоналу та приміщень до роботи в осінньо-зимовий період 2012 - 2013 рр.

Питання готовності архівних установ до осінньо-зимового періоду перебуває на постійному контролі у Державному департаменті страхового фонду документації, ДЕКС ЦДАУ, центральних державних архівах, Державному архіві в Автономній Республіці Крим, державних архівах областей, мм. Києва і Севастополя та установах СФД.

Планами державних архівних установ та установ СФД передбачено:

- проведення огляду технічного стану будівель, повірки приладів обліку теплової енергії, ревізії стану покрівель дахів будівель, профілактики зливних систем;

- обстеження та підготовку опалювальної системи до експлуатації у зимовий період;

- проведення огляду протипожежного стану приміщень установ;

- перевірку наявності та стану вогнегасників;

- перевірку готовності систем охоронно-пожежної сигналізації та систем пожежогасіння, виведення на пульт централізованого спостереження пожежної охорони, придбання пожежних рукавів;

- обстеження зовнішнього та внутрішнього протипожежного водогонів, пожежних кранів, гідрантів;

- проведення інструктажів з пожежної безпеки та проведення практичних занять для працівників з користування первинними засобами пожежогасіння;

- перевірку технічного стану систем вентиляції та кондиціювання повітря у сховищах і переведення системи вентиляції повітря на зимовий режим експлуатації;

- аналіз відповідності температурно-вологісного режиму архівосховищ нормативним вимогам;

- перевірку забезпечення відведення зливних стоків, ремонт вимощень, з метою недопущення просідання фундаментів і зсувів;

- ремонт покрівель, вікон і дверей, їх утеплення.

За результатами обстеження архівами планується здійснення ремонту відповідних систем і установок.

Водночас, у державних архівах залишаються невирішеними, у зв'язку з дефіцитом фінансування, питання матеріально-технічного оснащення та забезпечення їх придатними для зберігання приміщеннями, що становить загрозу збереженості документів, особливо з настанням осінньо-зимового періоду.

Особливу небезпеку становить наявність кредиторської заборгованості за енергоносії, спожиті центральними державними архівними установами та Державним департаментом СФД.

Не завершено будівництво державних архівів Київської, Тернопільської областей і м. Севастополя. Залишається невирішеним питання щодо добудови до корпусу № 2 Держархіву Чернігівської області.