Відповідно до Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453, та пункту 8 Плану заходів із впровадження електронного документообігу в Державному агентстві земельних ресурсів України, затвердженого першим заступником Голови Кадомським А. М. 11.12.2012 за № 564/29/14-12,

1. Затвердити Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання в системі Держземагентства України, що додається.

2. Визначити відповідальними особами у центральному апараті Держземагентства України:

за організацію роботи з електронними документами – начальника Управління справами Косенка А. П.;

за технічне супроводження роботи з електронними документами – начальника Управління інформаційних технологій та технічного захисту інформації Хандогіна А. Ю.

3. Керівникам Рескомзему АР Крим, головних управлінь в областях, м. Києві та м. Севастополі визначити посадових осіб, відповідальних за організацію роботи з електронними документами та технічне супроводження роботи з електронними документами в територіальних органах Держземагентства, і подати списки цих осіб до Держземагентства України до 10 квітня 2013 року.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Держземагентства України Кадомського А. М.

1. Цей Порядок встановлює загальні правила документування управлінської діяльності в електронній формі у системі Держземагентства України і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення та їх підготовки до передавання на архівне зберігання.

Усі інші дії з електронними документами в Держземагентстві України виконуються згідно з вимогами до дій з документами на папері, передбаченими інструкціями з діловодства.

2. Дія цього Порядку поширюється на всі електронні документи, що створюються або одержуються центральним апаратом Держземагентства України та його територіальними органами.

Особливості роботи з електронними документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, яка є власністю держави, та електронними документами із зверненнями громадян визначаються іншими нормативно-правовими актами.

3. У системі Держземагентства України електронний документообіг здійснюється лише за умови використання надійних засобів електронного цифрового підпису з підтвердженим сертифікатом відповідності або позитивним висновком за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації, одержаним на ці засоби від Адміністрації Держспецзв'язку, та наявності посилених сертифікатів відкритих ключів у підписувачів.

4. У системі Держземагентства України електронний документообіг здійснюється через телекомунікаційні мережі загального користування. При цьому перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

5. Система електронного документообігу Держземагентства України та територіальних органів земельних ресурсів повинна відповідати вимогам нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.

6. Організація роботи з електронними документами у діловодстві покладається:

у центральному апараті Держземагентства України – на Управління справами Держземагентства України;

у територіальних органах Держземагентства – на служби діловодства.

Технічне супроводження автоматизованої системи електронного документообігу покладається:

у центральному апараті Держземагентства України – на Управління інформаційних технологій та технічного захисту інформації Держземагентства України;

у територіальних органах Держземагентства – на підрозділи (відповідальних осіб) інформаційних технологій та технічного захисту інформації.

7. Електронні документи, що надходять на адресу центрального апарату Держземагентства України або його територіального органу, приймаються службою діловодства.

8. Електронний документ, що надійшов на адресу центрального апарату Держземагентства України або його територіального органу, підлягає відхиленню у разі:

відсутності у адресата засобів електронного цифрового підпису;

надходження не за адресою;

ураження шкідливим програмним забезпеченням;

негативного результату перевірки на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів.

При цьому відправнику у дводенний строк надсилається відповідне повідомлення (додаток 1).

Зазначена процедура для електронного документа відповідає процедурі повернення документа на папері.

9. Кожен одержаний електронний документ перевіряється на зараження його вірусом.

10. Кожен одержаний електронний документ перевіряється на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів, включаючи електронні печатки. При цьому обов'язковими є такі умови:

кожен електронний цифровий підпис повинен підтверджуватись з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

під час перевірки повинен використовуватись посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;

особистий ключ підписувача повинен відповідати відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті;

на час перевірки посилений сертифікат відкритого ключа акредитованого центру сертифікації ключів та/або посилений сертифікат відкритого ключа центрального засвідчувального органу повинен бути чинним.

11. Попередній розгляд електронного документа здійснюється службою діловодства у його візуальній формі.

12. Визначення, чи потребує електронний документ обов'язкового розгляду керівником Держземагентства України, територіального органу земельних ресурсів або іншими посадовими особами відповідно до функціональних обов'язків, щодо необхідності його реєстрації, а також встановлення строків виконання цього документа структурними підрозділами чи безпосередніми виконавцями здійснюється у тому самому порядку, що й для документів на папері.

13. Вхідні, внутрішні та вихідні електронні документи реєструються в єдиному порядку з відповідними документами на папері.

Реєстрація вхідних електронних документів здійснюється у тому самому порядку, що й вхідних документів на папері. Для забезпечення реєстрації, обліку, пошуку і контролю виконання вхідного електронного документа заповнюється реєстраційно-контрольна картка в електронній формі (додатки 2 і 3).

Після реєстрації вхідного електронного документа служба діловодства у дводенний строк надсилає відправнику повідомлення за формою згідно з додатком 4 про його прийняття і реєстрацію.

14. Для фіксування резолюції щодо виконання вхідного електронного документа складається відповідний внутрішній електронний документ "Резолюція" за підписом відповідної посадової особи, про що зазначається в реєстраційно-контрольній картці.

15. Контроль за виконанням та оперативним використанням наявної в електронних документах інформації здійснюється в тому ж порядку, що й для документів на папері.

16. Оформлення і реєстрація електронних документів, що складаються у центральному апараті Держземагентства України або його територіальному органі, за винятком особливостей їх підписання або затвердження, здійснюється у тому ж порядку, що й для документів на папері.

До візуальної форми подання електронного документа за складом та розміщенням реквізитів встановлюються ті ж вимоги, що й для документа на папері.

17. Підписання або затвердження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронних цифрових підписів відповідних посадових осіб.

Нанесення електронної печатки на електронний документ здійснюється згідно із законодавством. При цьому зазначена процедура виконується лише після підписання або затвердження електронного документа.

18. Адресування електронних документів здійснюється з додержанням таких самих вимог, що й для документів на папері.

19. На кожний внутрішній та вихідний електронний документ заповнюється реєстраційно-контрольна картка в електронній формі згідно з додатками 2 і 3.

20. Перед відправленням вихідного електронного документа проводиться перевірка його цілісності та справжності усіх накладених на нього електронних цифрових підписів з додержанням таких самих вимог, що й для вхідних документів.

У разі порушення цілісності вихідного електронного документа або непідтвердження справжності накладеного на нього електронного цифрового підпису (підписів) його реєстрація скасовується, а виконавець інформується про відхилення документа.

21. Вихідні електронні документи відправляються адресатам службою діловодства не пізніше наступного робочого дня після їх одержання від структурних підрозділів – виконавців.

22. Електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження відправнику повідомлення про його прийняття і реєстрацію.

У разі неодержання від адресата протягом двох робочих днів повідомлення про прийняття і реєстрацію або про відхилення електронного документа відправник вживає додаткових заходів з використанням інших засобів зв'язку для одержання від адресата відповідного повідомлення.

У разі одержання від адресата повідомлення про відхилення електронного документа відправником вживаються заходи для усунення причин відхилення і забезпечення повторного відправлення цього документа. Якщо таке повідомлення одержане від адресата, який не має надійних засобів цифрового електронного підпису, цьому адресату надсилається відповідний документ на папері.

Підтвердження факту отримання від адресата повідомлення щодо електронного документа відправником не здійснюється.