На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади"

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Міністерстві надзвичайних ситуацій України (далі - Інструкція з діловодства), що додається.

2. Керівникам департаментів, самостійних структурних підрозділів апарату Міністерства забезпечити неухильне додержання вимог Інструкції з діловодства, затвердженої цим наказом.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ МНС України від 19.11.2009 № 765 "Про затвердження Інструкції з діловодства у МНС України".

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Сиротіна В.Г.

1. Інструкцію з діловодства в Міністерстві надзвичайних ситуацій України (далі - Інструкція) розроблено відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", встановлює загальні положення щодо функціонування структурного підрозділу з діловодства у апараті Міністерства надзвичайних ситуацій України (далі - Міністерство), вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в структурних підрозділах апарату Міністерства незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві Міністерства, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

3. Структурні підрозділи апарату Міністерства організовують діловодство на підставі цієї Інструкції, що розроблена на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади , а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі - регламенти та національні стандарти).

4. Відповідальність за організацію діловодства в Міністерстві несе заступник Міністра - керівник апарату.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України та Кабінету Міністрів України, актах Міністерства та дорученнях Міністра (далі - акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають перший заступник, заступники Міністра згідно з розподілом функціональних обов'язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах апарату Міністерства відповідають їх керівники.

5. Організація діловодства в Міністерстві покладається на відділ документального забезпечення Департаменту організаційної-контрольної роботи (далі - служба діловодства).

6. Основним завданням служби діловодства є встановлення в апараті Міністерства єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Міністерства. Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:

розробляє Інструкцію з діловодства в Міністерстві надзвичайних ситуацій, Типову інструкцію з діловодства в територіальних органах, на підприємствах, в установах та організаціях сфери управління Міністерства надзвичайних ситуацій, Типову номенклатуру справ для територіальних органів Міністерства надзвичайних ситуацій та номенклатуру справ апарату Міністерства;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного підрозділу апарату Міністерства (особі, відповідальній за ведення архіву в апараті Міністерства) (далі - архів);

забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами апарату Міністерства вимог Інструкції, регламентів та національних стандартів;

вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в апараті Міністерства, в територіальних органах, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління;

проводить регулярно перевірку стану діловодства у структурних підрозділах апарату Міністерства, територіальних органах а також на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери його управління;

ініціює та бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Міністерстві;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в апараті Міністерства;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду апарату Міністерства та користування ним;

бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників установи з питань діловодства.

7. На службу діловодства покладається підготовка типової інструкції з діловодства, типової номенклатури справ для територіальних органів, підприємств, установ та організацій сфери управління МНС України, відомчого (галузевого) переліку документів із зазначенням строків зберігання та погодження таких документів із центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

8. Організація діловодства у структурних підрозділах апарату Міністерства покладається на посадових осіб - відповідальних за ведення діловодства та контроль виконання документів у структурних підрозділах апарату МНС України.

Список посадових осіб - відповідальних за ведення діловодства та контроль виконання документів у структурних підрозділах апарату МНС України, затверджується відповідним наказом МНС України за поданням керівників структурних підрозділів апарату Міністерства.

9. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

10. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Положенням про Міністерство надзвичайних ситуацій України , положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.

11. У Міністерстві визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідна і достатня для документування інформації про його діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (наказ, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом Міністерства, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

13. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та спрямовуватися на виконання Міністерством покладених на нього завдань і функцій.

14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003).

15. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

16. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів Міністерства.

17. Міністерство здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

18. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1 .

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

19. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

20. У Міністерстві використовують такі бланки документів:

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 2);

бланки для листів (додатки 3 і 4);

бланки конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа, наприклад - наказ) (додаток 5).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.

21. У Міністерстві розробляються бланки документів структурних підрозділів або бланки документів посадової особи у тому разі, коли керівник підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень, зазначених у пункті 52 цієї Інструкції.

22. Підрозділи, що ведуть листування з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Державний Герб України на таких бланках проставляється у центрі верхнього поля. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.

23. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

За рішенням Міністра бланки можуть виготовлятися за допомогою комп'ютерної техніки.

Бланки наказів з кадрових питань (особового складу) виготовляються попередньо фарбою синього кольору за допомогою комп'ютерної техніки.

Бланки наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань виготовляються та нумеруються друкарським способом.

24. Облік бланків здійснюється у журналах обліку бланків листів та наказів.

Пронумеровані бланки підлягають обов'язковому обліку.

Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.

Посадові особи - відповідальні за ведення діловодства та контроль виконання документів у структурних підрозділах апарату МНС України, персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків листів та наказів МНС України.

25. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

26. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники установ оформляють їх з врахуванням вимог ДСТУ 4163-2003 (додатки 6 і 7).

27. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-XII "Про Державний герб України".

Зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів - над серединою найменування установи, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

28. Код установи проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про установу".

29. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає Міністр окремо щодо кожного виду документа.

30. Найменування Міністерства надзвичайних ситуацій України - автора документа - повинне відповідати найменуванню, зазначеному в Положенні про нього. Скорочене найменування - МНС України - може розміщуватися (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.

Найменування структурних підрозділів Міністерства зазначається тоді, коли вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування Міністерства.

31. Довідкові дані про Міністерство містять: поштову адресу (в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс), номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу.

32. Назва виду документа зазначається на бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

33. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 2 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 3 червня 2011 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

34. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений у Міністерстві.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в Міністерстві, наприклад: 65/600, де 65 - індекс кореспондента - адресата, 600 - порядковий номер.

У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у такій послідовності - індекс посадової особи, яка підписала документ, порядковий номер, індекс структурного підрозділу, що підготував документ, наприклад: 01-375/11, де 01 - індекс посадової особи, що підписала документ, 375 - порядковий номер, 11 - індекс структурного підрозділу, що підготував документ. У разі потреби може зазначатись також інший індекс, що застосовується у Міністерстві.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 90/179 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, у якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 01- 375/11/02-11/208 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватися штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів - 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім - 77 міліметрів.

35. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

36. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

37. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

38. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

39. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або наказом МНС України. Нормативно-правові акти (положення, статути, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються наказом МНС України.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 8).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

У разі коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

40. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється на окремому аркуші бланку керівника або безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

41. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа, він має бути максимально коротким і містким, точно передавати зміст тексту.

Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про надання інформації щодо виділення коштів; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

42. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи слова "Контроль" (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа установі - авторові або фізичній особі - відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

43. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не мають змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладу, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час підготовки положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

44. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

45. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за кількома ознаками. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження додатка".

46. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

47. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

48. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, статути, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 39 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається).".

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

49. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", " (додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або " (див. додаток 3)".

50. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, статути, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

51. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток:

лист Укрдержархіву від 20.09.2010 № 595/04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), то кількість аркушів не зазначають. Приклад:

Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки: Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

У разі коли із супровідним листом направляються погоджені матеріали, копії або витяги з матеріалів щодо призначення пенсії працівникам системи МНС України, про призначення одноразової грошової допомоги, про надання зразків підписів відповідальних осіб, які мають право підпису документів, на підставі яких здійснюються видатки з державного бюджету, погодження призначення на посаду, продовження терміну перебування на посаді державних службовців, про присвоєння спеціальних звань та рангу державного службовця, копії первинних документів про терміни перебування у зоні відчуження ліквідаторами наслідків аварії на ЧАЕС, щодо підтвердження статусу учасника ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, щодо персональних даних посадових осіб до відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справах Міністерства додатки не надаються, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим., тільки на адресу.

На відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справах Міністерства, виконавцем листа проставляється відмітка про номер справи, де зберігаються оригінали зазначених матеріалів.

У разі не надання додатків до відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справах Міністерства, виконавцем листа проставляється відмітка про місце зберігання зазначених матеріалів. Відповідальність за наявність додатків несе виконавець.

Підпис

52. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у Положенні про Міністерство , положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі про розподіл функціональних обов'язків та повноважень між першим заступником, заступниками Міністра, про затвердження списків посадових осіб, які мають право підпису фінансових документів і документів на розпорядження товарно-матеріальними цінностями тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

У Міністерстві право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади та які не пов'язані із здійсненням Міністром політичних функцій, може надаватися першому заступнику, заступникам Міністра.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються Міністром або його заступниками згідно з розподілом повноважень, або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

Вказівки та доручення на адресу територіальних органів Міністерства підписуються лише Міністром, першим заступником, заступниками Міністра (відповідно до розподілу функціональних обов'язків і повноважень).

53. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:

або

54. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

55. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

56. Протоколи засідань Колегії Міністерства підписують Міністр, голова і секретар Колегії, наприклад:

Рішення Колегії підписує Міністр, голова Колегії, наприклад:

57. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В.о." здійснюється у разі заміщення керівника відповідно до наказу.

58. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

59. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

60. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

61. Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені у проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

62. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох структурних підрозділів апарату Міністерства, складається "Реєстр погодження".

Реєстр погодження оформляється за такою формою:

63. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.

64. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

65. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту та відповідно до Розподілу напрямів роботи між помічниками Міністра надзвичайних ситуацій України, що затверджується наказом Міністра.

66. Візування законопроектів, розробниками яких є МНС України, здійснюється всіма заступниками Міністра.

Проекти документів, що подаються на підпис Міністру, обов'язково візуються керівником юридичної служби.

Проекти документів, що розробляються на виконання вимог законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, відповіді на запити і звернення народних депутатів України, крім виконавців, обов'язково візуються начальником контрольного відділу Департаменту організаційно-контрольної роботи. Проекти документів, що розробляються у відповідь на запити і звернення народних депутатів України, візуються начальником Відділу взаємодії з Верховною Радою України, Кабінетом Міністрів України та з питань координації роботи центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується через Міністра.

67. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають в однаковій мірі згідно з компетенцією.

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть в однаковій мірі всі особи, хто візував документ.

68. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

69. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

70. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

71. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

72. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

з установами вищого рівня.

73. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 8).

74. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "М.П.".

75. Порядок використання, місце зберігання гербової печатки, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою, визначається цією Інструкцією.

Гербова печатка МНС України знаходиться на зберіганні за дорученням Міністра у керівника Служби Міністра (патронатної служби). Відбиток з печатки ставиться лише на затверджені або підписані Міністром та його першим заступником, заступниками за напрямами відповідальності документи. Документи для скріплення печаткою подаються до Служби Міністра (патронатної служби) керівниками центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується через Міністра, департаментів та інших самостійних структурних підрозділів апарату Міністерства, або їх заступниками. Особи, які не є працівниками апарату Міністерства, не мають повноважень подавати документи для засвідчення гербовою печаткою.

76. Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

77. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування Міністерства (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (відділу документального забезпечення, Департаменту кадрів та роботи з особовим складом, Управління бухгалтерського обліку і фінансової звітності тощо) апарату Міністерства.

78. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Міністерства (відпусках), текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки відділу документального забезпечення, наприклад:

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Міністерства (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання документа, наявність його в електронній формі та надходження

79. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко О. І.

256 23 29

або

Петренко Олена Іванівна

256 23 29

У разі потреби зазначаються шифр друкарки (складається з перших літер імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дата друкування, наприклад:

Іваненко 452 85 98

ДНЗ 16.01.2012

80. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

81. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад:

c:/mns/kadr/proekt/2012/structura_1.doc

82. Відмітка про надходження документа до установи проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 150 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа - автор документа подає службі діловодства документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі - авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

83. Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів у відповідних органах юстиції в установленому законодавством порядку.

На першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинно бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

84. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових питань (особового складу).

Накази з основної діяльності видаються з питань:

розподілу функціональних обов'язків та повноважень між першим заступником, заступниками Міністра, надання посадовим і службовим особам Міністерства певних прав і повноважень, з окремих питань організації управлінської діяльності;

утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування, зміни діяльності установ сфери управління МНС України або їх структурних підрозділів, постійно діючих та тимчасових колегіальних органів, комісій, робочих груп тощо;

затвердження статутів, положень, типових положень, інструкцій, типових інструкцій, правил, норм, методик, методичних рекомендацій, організаційно-методичних вказівок, керівництв, освітньо-професійних програм, навчальних програм, навчальних програм перепідготовки та підвищення кваліфікації, програм, планів тощо (в тому числі з промислової безпеки, охорони праці, охорони надр, у сфері пожежної та техногенної безпеки, дозвільно-реєстраційної діяльності, дозвільної діяльності (у межах повноважень), у сфері гідрометеорологічної діяльності) або внесення змін до них;

здійснення організаційно-штатних заходів у структурних підрозділах апарату, територіальних органах, на підприємствах, в установах та організаціях сфери управління МНС України;

проведення командно-штабних навчань єдиної державної системи цивільного захисту населення і територій та її територіальних підсистем;

проведення і результатів проведення комплексних та інспекторських перевірок стану реалізації державної політики у сфері цивільного захисту й організації роботи з питань техногенної та пожежної безпеки функціональних і територіальних підсистем єдиної державної системи цивільного захисту населення і територій;

проведення і результатів проведення документальних ревізій (перевірок) фінансово-господарської діяльності;

виконання підрозділами Оперативно-рятувальної служби цивільного захисту піротехнічних робіт, пов'язаних зі знешкодженням вибухонебезпечних предметів, що залишилися на території України після воєн, сучасних боєприпасів та підривних засобів (крім вибухових пристроїв, що використовуються у терористичних цілях), за винятком територій, які надані для розміщення і постійної діяльності військових частин, установ, військових навчальних закладів, підприємств та організацій Збройних Сил України, інших військових формувань;

організації піротехнічних робіт та взаємодії під час їх виконання; введення в дію та внесення змін до Табеля термінових та строкових донесень з питань цивільного захисту;

підвищення оперативної готовності до дій у разі виникнення надзвичайних ситуацій у святкові та вихідні дні;

організації авіаційного пошуку і рятування повітряних суден, що зазнають або зазнали лиха, організації використання авіаційних сил і засобів для проведення аварійно-рятувальних та інших невідкладних робіт на території України;

оповіщення та інформування центральних і місцевих органів виконавчої влади про загрозу виникнення та виникнення надзвичайних ситуацій, методичного керівництва щодо створення і належного функціонування систем оповіщення цивільного захисту різних рівнів;

створення та впровадження системи екстреної допомоги населенню за єдиним телефонним номером 112;

здійснення контролю за збереженням державної таємниці в структурних підрозділах апарату, територіальних органах, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління МНС України;

порядку проходження медико-психологічної реабілітації, відповідності санаторно-курортних установ вимогам медико-психологічної реабілітації;

функціонування системи профілактики травматизму невиробничого характеру;

затвердження переліку посад, їх функцій та завдань із забезпечення участі МНС України, його органів і підрозділів у антитерористичній діяльності;

присвоєння та підтвердження класної кваліфікації особам середнього, старшого та вищого начальницького складу служби цивільного захисту МНС України, авіаційному персоналу авіації Міністерства;

виконання актів Верховної Ради України, Президента України про надання Україною гуманітарної допомоги іншим державам, у тому числі організації закупівлі, заходів із завантаження, вивезення та складування вантажів, здійснення їх подальшого супроводження до місця призначення та передачі отримувачам;

організації планово-фінансової роботи в апараті МНС України, його територіальних органах, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління МНС України, здійснення контролю за використанням фінансових і матеріальних ресурсів, забезпечення організації та вдосконалення бухгалтерського обліку;

затвердження та внесення змін до паспортів бюджетних програм на відповідний рік;

встановлення, перерозподілу та збільшення розмірів надбавок за високі досягнення у праці або за виконання особливо важливої роботи працівникам та за виконання особливо важливих завдань під час проходження служби особам начальницького складу апарату МНС України, надбавки за ризик, винагороди і додаткової премії особам рядового та начальницького складу (працівникам) органів і підрозділів цивільного захисту, які залучалися до аварійно-рятувальних робіт;

затвердження відповідальних виконавців бюджетних програм на відповідний рік;

виконання загальнодержавних цільових (соціальних, екологічних тощо) програм, реалізації спеціальних програм;

здійснення функціонування системи мобілізаційної готовності територіальних органів, спеціальних формувань і підрозділів;

затвердження зразків службових посвідчень, які видаються особовому складу та працівникам органів і підрозділів цивільного захисту, і порядку їх видачі;

встановлення порядку підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації осіб рядового і начальницького складу служби цивільного захисту;

здійснення функції з організації та навчально-методичного забезпечення функціонального навчання (підвищення кваліфікації цільового призначення) керівних кадрів і фахівців центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, на яких поширюється дія законів у сфері цивільного захисту;

порядку відвідування громадянами України, іноземними делегаціями та іноземцями зони відчуження і зони безумовного (обов'язкового) відселення;

допуску екіпажів авіації МНС України до польотів по міжнародних повітряних лініях;

скасування, визнання такими, що втратили чинність, внесення змін до наказів з основної діяльності МНС України;

забезпечення службовим житлом;

інших питань, передбачених Положенням про Міністерство .

Введення в дію статутів, інструкцій, положень без затвердження наказами МНС України забороняється.

Накази з адміністративно-господарських питань видають, регламентують:

дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку; закріплення приміщень за структурними підрозділами в адміністративній будівлі МНС України;

дотримання норм організації охорони, перепускного режиму та протипожежного стану адміністративних будівель Міністерства;

забезпечення стільниковим, супутниковим зв'язком керівного складу центрального апарату МНС України та оперативної мобільної групи;

організацію, розвиток, стан та експлуатацію різних видів транспорту; використання ліміту пального, пально-мастильних матеріалів автомобільним транспортом, норм витрат авіаційного пального та пально-мастильних матеріалів при експлуатації літаків авіації МНС України;

перерозподіл техніки відповідно до штатно-табельної потреби підрозділів МНС України;

відрядження техніки (автомобілів) з метою транспортного забезпечення комплексних навчань, командно-штабних навчань тощо та у зв'язку із службовою необхідністю із зазначенням періоду відрядження (з/по або до особливого розпорядження), посадової особи (посада, прізвище, ініціали), у чиє розпорядження поступає техніка, марки та номерного знаку, прізвища ініціалів закріплених водіїв за кожною одиницею техніки на термін відрядження;

проведення річної інвентаризації активів і зобов'язань Міністерства за такими об'єктами: основні засоби (передавальні пристрої, машини та обладнання; транспортні засоби; інструменти, прилади, інвентар (меблі)); інші основні засоби; інші необоротні матеріальні активи; запаси; грошові кошти в касі та на рахунках; дебіторська і кредиторська заборгованості; земельні ділянки, будинки, споруди, незавершене будівництво; бланки суворої звітності;

паркування службового транспорту;

питання комунального обслуговування адміністративних будівель, енергопостачання та збереження енерго- та інших ресурсів;

До наказів з кадрових питань (особового складу) належать накази по особовому складу цивільного захисту, по особовому складу державної служби, по особовому складу апарату МНС України.

Накази по особовому складу цивільного захисту регламентують:

прийняття осіб на службу;

призначення на посади (звільнення з посад), усунення від виконання обов'язків за посадою, переміщення по службі, направлення для подальшого проходження служби до інших органів і підрозділів цивільного захисту, поновлення на посаді, службі (за рішенням суду) осіб начальницького складу;

покладення на особу начальницького складу тимчасового виконання обов'язків за іншою рівнозначною або вищою посадою;

присвоєння особам начальницького складу чергових спеціальних звань, пониження осіб начальницького складу у спеціальному званні, а також позбавлення спеціального звання за вироком суду;

зарахування особи начальницького складу у розпорядження Міністра надзвичайних ситуацій України або керівника відповідного органу чи підрозділу цивільного захисту, продовження перебування особи начальницького складу у розпорядженні на строк до двох місяців;

залишення на службі осіб начальницького складу понад граничний вік перебування на службі;

укладення контрактів про проходження служби з особами начальницького складу;

направлення осіб начальницького складу для подальшого проходження служби до інших центральних органів виконавчої влади;

зарахування до кадрів МНС України осіб, які прибули для подальшого проходження служби з інших центральних органів виконавчої влади;

прикомандирування осіб начальницького складу із залишенням у кадрах МНС України, на іншу роботу на виборні посади відповідних рад;

встановлення посадових окладів та надбавок за виконання особливо важливих завдань під час проходження служби;

оголошення вислуги років (у тому числі пільгової) особам начальницького складу для виплати відсоткової надбавки за вислугу років;

заохочення осіб начальницького складу, а також притягнення їх до дисциплінарної відповідальності;

зміни персональних даних осіб для внесення таких змін до облікових документів;

звільнення осіб начальницького складу із служби;

інші питання, що пов'язані з проходженням служби особами начальницького складу.

Накази особовому складу державної служби регламентують:

прийняття та звільнення з роботи державних службовців та керівників державних підприємств, установ та організацій сфери управління МНС України;

продовження дії / переукладання на інший термін контрактів з керівниками державних підприємств, установ та організацій сфери управління МНС України;

присвоєння рангів державним службовцям;

затвердження кадрового резерву для державної служби апарату МНС України II - V категорій та кадрового резерву на посади державних службовців I - III категорій, призначення на які здійснюється Президентом України за поданням Прем'єр-міністра України або Кабінетом Міністрів України;

встановлення надбавок, доплат за науковий ступінь, вчене звання, знання іноземних мов та використання їх у службовій діяльності;

внесення змін до облікових даних працівників (прізвище, тощо);

надання відпусток для догляду за дитиною;

виплата грошової допомоги після звільнення на пенсію державного службовця та грошової винагороди за безперервний стаж державної служби;

покладання обов'язків тимчасово відсутніх працівників на інших працівників;

відсторонення від виконання обов'язків за посадою;

затвердження кадрового резерву керівників державних підприємств, установ та організацій сфери управління МНС України;

поновлення працівників на посадах;

виключення із списків;

притягнення працівників до дисциплінарної відповідальності;

інші питання, передбачені Законом України "Про державну службу" та трудовим законодавством.

Накази по особовому складу апарату МНС регламентують:

зарахування до списків особового складу апарату Міністерства на забезпечення з встановленням посадових окладів і надбавок та виключення зі списків особового складу апарату Міністерства із забезпечення;

виплату усіх видів доплат, винагород, премій (в тому числі з нагоди ювілею), матеріальної допомоги, додаткових видів грошового забезпечення співробітникам апарату Міністерства, керівникам територіальних органів Міністерства надзвичайних ситуацій, навчальних закладів та науково-дослідних установ, підрозділів безпосереднього підпорядкування апарату МНС України;

надання відпусток, передбачених законодавством, а також відкликання з щорічних відпусток, перебування на лікуванні та повернення на службу, направлення на медичне обстеження до Центральної лікарсько-експертної комісії МНС України співробітників апарату Міністерства, керівників територіальних органів, навчальних закладів та науково-дослідних установ, підрозділів безпосереднього підпорядкування апарату МНС України;

направлення у відрядження співробітників апарату Міністерства;

виплату вихідної допомоги при звільненні особам рядового і начальницького складу апарату Міністерства;

інші питання щодо забезпечення діяльності апарату МНС України.

85. Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за рішенням та дорученням Міністра на підставі доповідної записки заступника Міністра - куратора, керівника самостійного структурного підрозділу Міністерства.

Накази з кадрових питань (особового складу) готує, реєструє та зберігає кадрова служба.

Проект наказу про надання відпустки готується на підставі рапорту (заяви) співробітника МНС України за згодою керівника структурного підрозділу, згідно з графіком відпусток, а про надання відпустки в термін, не передбачений графіком відпусток, та відкликання з відпустки - на підставі доповідної записки керівника самостійного структурного підрозділу апарату Міністерства із зазначенням причини перенесення терміну відпустки або відкликання, погодженої Міністром.

Проект наказу про направлення у відрядження та посвідчення про відрядження готуються на підставі плану відряджень, наказу Міністерства або окремого доручення керівництва МНС України та доповідної записки керівника самостійного структурного підрозділу Міністерства.

Проект наказу про виплату усіх видів доплат, винагород (у тому числі з нагоди ювілею), матеріальної допомоги, додаткових видів грошового забезпечення готується на підставі доповідної записки керівника самостійного структурного підрозділу апарату Міністерства, рапорту (заяви) співробітника МНС України та підтверджуючих документів.

Проект наказу про направлення осіб рядового і начальницького складу на медичне обстеження до Центральної лікарсько-експертної комісії МНС України (далі - ЦЛЕК) готується на підставі доповідної записки керівника структурного підрозділу апарату Міністерства, рапорту особи рядового і начальницького складу та направлення на ЦЛЕК. Повернення з обстеження Центральною лікарсько-експертною комісією МНС України оформляється також наказом на підставі рапорту та довідки про проходження обстеження ЦЛЕК.

Проект наказу про перебування на лікуванні та повернення на службу готується на підставі рапорту особи рядового і начальницького складу та медичної довідки.

Проект наказу про зарахування до списків особового складу апарату Міністерства на забезпечення з встановленням посадових окладів і надбавок та виключення зі списків особового складу апарату Міністерства із забезпечення готується на підставі наказу по особовому складу цивільного захисту, припису та рапорту особи рядового і начальницького складу.

86. Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань погоджуються заступником Міністра - куратором, керівником самостійного структурного підрозділу - головним розробником проекту, помічником Міністра, відповідальним за відповідний напрямок діяльності, начальником Управління внутрішнього аудиту, безпеки, запобігання та виявлення корупції, начальником Управління правового забезпечення, начальником відділу документального забезпечення Департаменту організаційно-контрольної роботи та візуються літредактором.

За рішенням Міністра може визначатись додаткове погодження проектів наказів іншими посадовими особами.

Додатки до проектів наказів візуються працівником, який створив документ, керівником або посадовою особою Управління правового забезпечення, Управління внутрішнього аудиту, безпеки, запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ, та підписуються керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

87. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів - посадовими особами Управління внутрішнього аудиту, безпеки, запобігання та виявлення корупції, Управління правового забезпечення, Управління бухгалтерського обліку і фінансової звітності, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Візи проставляються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша проекту наказу.

88. Управлінням правового забезпечення обов'язково візуються, за наявності усіх необхідних віз, проекти наказів нормативно-правового характеру, а також накази з кадрових питань (особового складу).

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

89. Накази підписуються Міністром, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки відповідно до наказу.

Заступник Міністра - керівник апарату підписує накази з питань, що належать до його компетенції.

Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

90. Накази оформляються на бланках наказів. Зміст наказу з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...") або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи..." тощо).

91. Текст наказу з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "керівникам територіальних органів МНС України", "керівникам департаментів та інших самостійних структурних підрозділів".

При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

92. Якщо наказом відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність, ...".

Зміни, що вносяться до наказу, оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу МНС України від... №... "Про...". Назва виду розпорядчого документа, його дата, номер, зміст, до якого вносяться зміни вказуються обов'язково. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

" 1. Внести зміни до наказу ...".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

"1.1 Пункт 2 викласти в такій редакції: ...".

"1.2 Пункт 3 виключити".

"1.3 Абзац другий пункту 4 доповнити словами ...".

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), у першому пункті розпорядчої частини наказу зазначається:

"1. Внести зміни до ... (додаються)".

93. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.

94. До наказів не може включатися пункт "Наказ довести до відома.". Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ з основної діяльності або адміністративно-господарських питань, зазначаються у аркуші розсилки, який укладач готує разом з проектом наказу і передає до служби діловодства після підписання такого документа.

Усі накази з основної діяльності або адміністративно-господарських питань в обов'язковому порядку доводяться до відома Служби Міністра (патронатної служби), Управління внутрішнього аудиту, безпеки, запобігання та виявлення корупції, Управління правового забезпечення та контрольного відділу Департаменту організаційно-контрольної роботи.

95. Накази з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

96. Зміст індивідуального наказу з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення...", "Про прийняття...". У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

97. Текст наказу з кадрових питань (особового складу), як правило, складається з двох частин: вступної (констатуючої) частини та розпорядчої частини.

Вступна (констатуюча) частина (вступ, де зазначені причини видання, посилання на відповідний законодавчий, нормативно-правовий, нормативний акти, розпорядчий документ органу вищого рівня, відповідно до якого його видано, у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування) зазначається у випадках призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою.

У деяких випадках, наприклад, при прийнятті на роботу осіб (у зведеному наказі), вступна (констатуюча) частина не є обов'язковою.

98. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо, яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими - ім'я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

99. У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

100. У зведених наказах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

101. У кожному пункті наказу з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо). Наприклад:

при прийнятті на роботу підставою є заява працівника;

при призначенні особи рядового чи начальницького складу на посаду підставою є рапорт особи та подання, підписане відповідним керівником;

в інших випадках - відповідні документи (доповідні записки, рішення кваліфікаційних і атестаційних комісій тощо).

Кожен пункт наказу може мати одну чи декілька підстав.

До наказу з кадрових питань (особового складу), як правило, включаються декілька пунктів незалежно від їх змісту.

При включенні декількох пунктів однакового значення вони об'єднуються вступною (констатуючою) частиною. При цьому один і той же текст у вступній частині і пунктах наказу не повторюється.

Якщо в наказі з кадрових питань (особового складу) декілька вступних частин, вони відокремлюються одна від одної знаком параграфа. Пункти, що не відповідають змісту вступної частини, виділяються в окремі параграфи. Усі пункти наказу незалежно від кількості вступних частин повинні мати одну порядкову нумерацію. В індивідуальних наказах нумерація пунктів не проставляється.

Для зручності в роботі при реалізації наказів з кадрових питань (особового складу) у кожному параграфі, а при відсутності параграфів - у всьому наказі - пункти розташовують в порядку алфавіту прізвищ особового складу та працівників. При цьому прізвище особи, на яку поширюється дія наказу, друкується великими літерами.

У пунктах наказів з кадрових питань (особового складу) послідовно без скорочень вказуються такі відомості: спеціальні звання (якщо вони є), прізвища, імена та по батькові осіб, посади, які вони займають на час видання наказів, найменування органу чи підрозділу цивільного захисту або його структурного підрозділу, а на осіб рядового і начальницького складу, що перебувають у розпорядженні відповідного керівника - про перебування у розпорядженні та останні посади, з яких вони були зараховані у розпорядження. У наказах про призначення, переміщення та переведення крім того, вказуються посади, на які особи призначаються, переміщуються або переводяться, при цьому назва посади друкується великими літерами.

У наказах з кадрових питань (особового складу), які видаються Міністерством, безпосередньо під відповідними пунктами наказів, крім підстави, розташовуються пояснення до пунктів наказів ("боковики"). У них, залежно від характеру наказів, вказується:

при прийнятті осіб на службу до органів і підрозділів цивільного захисту - рік народження, освіта, періоди проходження служби (якщо раніше особа проходила службу);

при призначенні на посади, переміщенні по службі осіб начальницького складу - рік народження, освіта, з якого часу на службі (якщо були перерви, то вказується, з якого по який час особа була раніше на службі), особистий номер, причина переміщення (згідно з переліком причин, які зазначено у пункті 36 Положення про порядок проходження служби особами рядового і начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту (затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 21 липня 2005 р. № 629);

при присвоєнні особам начальницького складу чергових спеціальних звань - рік народження, особистий номер, вислуга у званні;

при звільненні осіб начальницького складу із служби - дата народження, вислуга років на службі (календарна, пільгова, загальна), особистий номер, назва військового комісаріату, до якого направляється особа для постановки на військовий облік (при звільненні із служби у запас);

при виключенні осіб начальницького складу з кадрів МНС України у зв'язку зі смертю - дата народження, з якого часу на службі, дата смерті (загибелі), причина смерті (загибелі), чи пов'язана смерть із виконанням службових обов'язків, де похований, прізвище, ім'я та по батькові, рік народження і домашню адресу дружини, дітей (у тому числі, на яких сплачувалися аліменти) або родичів, що мають право на отримання пенсії за померлого (загиблого), особистий номер;

в інших випадках - рік народження, особистий номер.

Під час запису відомостей про освіту вказується назва та рік закінчення навчального закладу, де отримано освіту. У разі необхідності додатково вказується, за якою спеціальністю отримано освіту.

Під час запису відомостей про особистий номер вказується ідентифікаційний номер особи.

Накази з кадрових питань (особового складу) набирають чинності з моменту підписання їх Міністром. Але окремі пункти наказів можуть мати різні дати набрання чинності, наприклад, працівника призначено на посаду з 1 липня, а наказ підписано 28 червня. Якщо термін у тексті наказу не визначено, то дія цього наказу починається з моменту його підписання.

Формулювання, що застосовуються у тексті наказів з кадрових питань (особового складу), повинні відповідати спеціальним вимогам (зокрема законодавчих, нормативно-правових актів), оскільки їх правильність гарантує права осіб рядового і начальницького складу та працівників.

102. Під час ознайомлення з наказом зазначеними у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

103. Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО". Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

104. Порядок підготовки наказів нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації в Мін'юсті, визначається законодавством.

105. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

Усі накази з кадрових питань (особового складу) реєструються в книгах реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) за встановленою формою.

Книги реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) повинні бути пронумеровані, прошнуровані, скріплені підписом керівника кадрової служби та печаткою. Вилучення аркушів з книг не допускається, виправлення також. Записи в книгах повинні відповідати наявності наказів.

Книги реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) є документами суворої звітності і постійного зберігання.

Книги реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) ведуться працівником кадрового органу, який готує і веде облік наказів з кадрових питань (особового складу).

106. Копії наказів засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.

З метою забезпечення прозорості і відкритості у діяльності центральних органів виконавчої влади всі накази в електронному вигляді після підписання надаються виконавцем до відділу зв'язків із засобами масової інформації та роботи з громадськістю для розміщення на веб-сайті МНС України з проставленням відмітки про отримання відповідальною особою.

107. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

108. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

109. Протокол оформляється на бланку протоколу (за наявності такого бланку) або на загальному бланку установи, а у разі, коли бланки не передбачені, - на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) як з кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням реквізитів. Протоколи засідань Колегії Міністерства оформляється на бланках.

110. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

111. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

112. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

113. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

114. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

115. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

116. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

117. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

118. Після слова "ВИРІШИЛИ" фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять декілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

119. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (додаток 1; додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

120. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

121. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

122. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

123. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

124. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

125. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?". Заголовок повинен містити короткий виклад змісту документа, він має бути максимально коротким і містким, точно передавати зміст тексту. Наприклад: "Про надання інформації стосовно стану виконання Державної цільової програми...", "Про погодження проекту постанови Кабінету Міністрів України "Про внесення змін до Порядку акредитації центру сертифікації ключів".

126. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

127. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити..." "роз'яснюємо, що..." або від третьої особи однини - "Міністерство інформує...", "управління вважає за доцільне".

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу", "пропоную".

Службові листи підписуються відповідно до пункту 52 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

128. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділів, всі посадові особи, зазначені у резолюції до документа, на виконання якого було створено службовий лист, а також заступник Міністра відповідно до функціональних обов'язків (якщо лист підписуватиме Міністр). Детальний порядок візування зазначено у пункті 66 цієї Інструкції.

129. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.

130. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу апарату колегіального органу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.

Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів апарату колегіального органу завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.

Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів його апарату. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

131. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проект рішення (розпорядження, постанови) колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів апарату Міністерства, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби - проект наказу;

довідку про погодження проекту рішення (розпорядження, постанови) із заінтересованими структурними підрозділами установи та іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

132. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або в протокольній частині колегіального органу окремо з кожного засідання.

133. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

134. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів апарату колегіального органу.

135. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

136. Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 107 - 122 цієї Інструкції.

137. Рішення колегій Міністерства реалізуються шляхом видання наказів, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.

138. Службові відрядження працівників передбачаються у зведеному плані відряджень працівників МНС України.

У разі направлення працівника у відрядження керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я Міністра, в якій зазначається пункт призначення, найменування органу управління (підрозділу) або назви підприємства, куди відряджений працівник, на який строк (з урахуванням часу перебування у дорозі), з якою метою відряджається працівник, а за кордон, крім того, вказується джерело фінансування відрядження. Доповідна записка на ім'я Міністра за підписом керівника структурного підрозділу готується також у разі зміни термінів відрядження та направлення працівника у відрядження, яке не передбачене зведеним планом відряджень працівників МНС України.

Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, підготовленим відповідно до абзацу четвертого пункту 85 цієї Інструкції, подається Міністру, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 10).

139. Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного Міністром, готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до Управління бухгалтерського обліку і фінансової звітності.

В апараті Міністерства можуть видаватися інші документи, зокрема окремі доручення Міністра та окремі доручення заступників Міністра.

Окремим дорученням Міністра визначаються завдання керівникам центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра надзвичайних ситуацій України, департаментів та інших самостійних структурних підрозділів апарату Міністерства, територіальних органів, підприємств, установ та організацій сфери управління МНС України.

Окремими дорученнями заступників Міністра визначаються завдання керівникам департаментів та інших самостійних структурних підрозділів апарату Міністерства, територіальних органів, підприємств, установ та організацій сфери управління МНС України.

140. Документообіг - це проходження документів у Міністерстві з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються у Міністерстві на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

141. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів в Міністерстві найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць.

142. Порядок документообігу регламентується цією інструкцією, регламентом роботи Міністерства, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

143. Особливості організації електронного документообігу визначаються з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують у Міністерстві.

У разі впровадження в Міністерстві системи електронного документообігу структурний підрозділ, що відповідає за автоматизацію разом із службою діловодства розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

144. Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечувати сумісність традиційного та автоматизованого (електронного) способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

145. Обсяг документообігу Міністерства - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в установі (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

146. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої в Міністерстві системи обліку документів.

Облік документів може здійснюватися як за апарат Міністерства в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються керівництву Міністерства для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

147. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 11).

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до апарату Міністерства

148. Доставка документів до апарату Міністерства здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку і електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службою.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

149. Усі документи, що надходять до установи, приймаються централізовано в службі діловодства.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка в поштовому реєстрі.

Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником Міністерства.

150. У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

151. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у службі діловодства.

152. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

153. Факт і дата надходження документа до Міністерства обов'язково фіксуються відповідно до пункту 82 цієї Інструкції. У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі. У разі коли установа - автор документа подає службі діловодства документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі - авторові, реєстраційний штамп не проставляється. Документи, що доставляються кур'єром, приймаються під розписку в розносній книзі або у реєстрі, на копії документа відмітка про отримання не ставиться.

154. Електронні носії інформації обов'язково передаються до установи із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист. У реєстраційному штампі робиться відмітка про наявність електронного носія.

155. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

156. Документи, адресовані керівникам Міністерства, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду службою діловодства.

157. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду Міністром, його заступниками або структурними підрозділами.

Обов'язковому розгляду Міністром підлягають закони України, акти та доручення Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, протоколи і виписки з протоколів засідань Уряду та урядових комітетів, матеріали на засідання Уряду та урядових комітетів, депутатські запити і звернення, листи за підписом перших керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади, кореспонденція, що надходить від Ради національної безпеки і оборони України, органів прокуратури, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності Міністерства і потребують вирішення Міністром.

Службові документи з підготовленими проектами резолюцій невідкладно доповідаються для розгляду Міністрові. У першочерговому порядку надаються на підпис Міністрові попередньо опрацьовані документи від Президента України, Прем'єр-міністра України, Голови Верховної Ради України та окремою папкою листи, підписані керівниками центральних та місцевих органів виконавчої влади.

На розгляд першому заступнику, заступникам Міністра подаються доручення Кабінету Міністрів України, звернення народних депутатів України, які надійшли безпосередньо на їх ім'я, листи Адміністрації Президента України, Апарату Верховної Ради України, заступників Міністра Кабінету Міністра України або керівників підрозділів Секретаріату Кабінету Міністрів України, листи за підписами заступників керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій за напрямками діяльності.

Ксерокопії документів, де зазначені заходи за участю Міністра або його заступників, з надходженням до Міністерства невідкладно з проектом резолюції передаються до Служби Міністра (патронатної служби) для включення до орієнтовного плану заходів Міністра.

158. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

159. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб'єктів розгляду кореспонденції, передбачені у Положенні про Міністерство та у положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл функціональних обов'язків та повноважень між першим заступником, заступниками Міністра, посадових інструкціях, а також класифікатор питань діяльності Міністерства, номенклатура справ, схеми проходження документів.

160. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів адресованих керівникам самостійних структурних підрозділів центрального апарату Міністерства, місячні, квартальні, піврічні, річні звіти, форми статистичної звітності, графіки, наряди, заявки, рознарядки, рекламні повідомлення, прейскуранти, копії листів, надіслані до відома тощо безпосередньо вказаним посадовим особам або керівникам самостійних структурних підрозділів за напрямком діяльності, що не підлягають реєстрації службою діловодства (додаток 12), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

Поштова кореспонденція, що надходить від центральних і місцевих органів виконавчої влади, які є співвиконавцями доручень Кабінету Міністрів України, подається для подальшого опрацювання безпосередньо структурним підрозділам для узагальнення та підготовки проекту відповіді за підписом визначеного відповідальним керівника Міністерства.

Поштова кореспонденція, що надходить на звернення Міністерства за напрямками його діяльності, подається керівникам самостійних структурних підрозділів апарату Міністерства, які готували запит для подальшого опрацювання та підготовки узагальненої інформації для розгляду першим заступником, заступниками Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків та повноважень.

161. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

162. Реєстрація актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд Міністра та його заступників, розпорядчих документів, листів за підписом Міністра та його заступників, рішень колегіальних органів проводиться централізовано у службі діловодства.

Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів установи, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.

Накази з кадрових питань (особового складу) реєструються та зберігаються в Департаменті кадрів та роботи з особовим складом.

Відповідно до порядку ведення договірної роботи в системі МНС України оригінали договорів, що укладаються від імені Міністерства, ініціативний підрозділ надає до відділу закупівель та підготовки до чемпіонату Європи з футболу 2012 року Департаменту ресурсного забезпечення та підготовки до чемпіонату Європи з футболу 2012 року відповідального за формування Річного плану закупівель для реєстрації його в журналі обліку договорів та присвоєння йому номера.

Після присвоєння договору відповідного номера ініціативний підрозділ передає його для зберігання до Управління бухгалтерського обліку і фінансової звітності, яке з метою ведення контролю за виконанням умов договору може вести свій журнал обліку договорів.

Документація, що є підставою підписання договору, зберігається у відділі закупівель та підготовки до чемпіонату Європи з футболу 2012 року Департаменту ресурсного забезпечення та підготовки до чемпіонату Європи з футболу 2012 року, відповідальному за формування Річного плану закупівель.

Матеріали службових розслідувань реєструються та зберігаються в Управлінні внутрішнього аудиту, безпеки, запобігання та виявлення корупції за відповідним реєстром. Відповідальність за належну організацію зберігання матеріалів контрольних заходів несе безпосередньо керівник Управління, а за схоронність зазначених матеріалів - безпосередньо призначена ним особа.

Акти перевірок контролюючими органами стосовно фінансово-господарської діяльності Міністерства реєструються та зберігаються в Управлінні бухгалтерського обліку та фінансової звітності за відповідним реєстром.

Реєстрації підлягають також документи, створені в установі (довідки, доповідні записки тощо).

163. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

164. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до установи; накази з основної діяльності; накази з адміністративно-господарських питань;

накази з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

рішення колегії;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

165. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються відповідно до пункту 161 цієї Інструкції з обов'язковою відміткою про способи надходження в облікових формах.

166. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються відповідно до пункту 161 цієї Інструкції з обов'язковою відміткою про способи надходження у облікових формах із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

167. Оригіналу документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, присвоюється реєстраційний номер факсограми або електронного листа. У відповідних реєстраційних формах робиться відмітка про надходження оригіналу.

168. Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 34 цієї Інструкції.

169. У Міністерстві до впровадження електронного документообігу може застосовуватися одна з двох форм реєстрації документів - журнальна (для структурних підрозділів) та автоматизована (з використанням спеціальних комп'ютерних програм).

170. Використання журнальної форми реєстрації документів допускається в структурних підрозділах з обсягом документообігу до 600 документів на рік (додаток 13).

Усі накази з кадрових питань (особового складу) реєструються в книгах реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) (додаток 14 ).

171. Основним принципом реєстрації документів є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в Міністерстві лише один раз.

172. У автоматизованій системі реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі - центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.

173. У разі застосування автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка (додаток 15) із зазначенням обов'язкових реквізитів (додаток 16).

Перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами.

Організація передачі документів та їх виконання

174. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів служба діловодства розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву установи і структурним підрозділам.

175. Зареєстровані у службі діловодства документи (закони України, акти та доручення Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, протоколи і виписки з протоколів засідань Уряду та урядових комітетів, матеріали на засідання Уряду та урядових комітетів, депутатські запити і звернення, листи за підписом перших керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади, кореспонденція, що надходить від Ради національної безпеки і оборони України, органів прокуратури, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності Міністерства і потребують вирішення Міністром) передаються невідкладно в день надходження до відділу попереднього розгляду документів та аналітичного забезпечення керівництва Департаменту організаційно-контрольної роботи для опрацювання та підготовки проектів резолюцій на розгляд Міністру.

Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва Міністерства в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

176. Документи, розглянуті керівництвом Міністерства, повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання.

177. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. Після впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.

178. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

179. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через службу діловодства, в якій було зареєстровано документ. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це службі контролю.

180. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за ведення діловодства та контроль виконання документів у структурному підрозділі.

181. Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде служба діловодства.

182. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника Міністерства, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.