Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" та з метою вдосконалення документального забезпечення діяльності органів і підрозділів внутрішніх справ, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління МВС України, дотримання єдиних вимог до оформлення документів

1. Затвердити Інструкцію з оформлення документів у системі Міністерства внутрішніх справ України, що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів апарату Міністерства внутрішніх справ України, органів і підрозділів внутрішніх справ, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління МВС України:

2.1. Організувати вивчення в системі службової підготовки та неухильне дотримання вимог цього наказу працівниками.

2.2. Виключити випадки оформлення службових документів з порушенням вимог зазначеної Інструкції.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату генерал-полковника міліції Лекаря С. І.

4. Наказ оголосити особам рядового та начальницького складу органів і підрозділів внутрішніх справ, працівникам підприємств, установ та організацій системи МВС України.

5. Визнати таким, що втратив чинність, наказ МВС від 20.01.2004 № 55.

Вимоги цієї Інструкції поширюються на організаційно-розпорядчі документи (далі - документи) - накази, доручення, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, які створюються в результаті діяльності органів і підрозділів внутрішніх справ, навчальних закладів, науково-дослідних установ, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління МВС**.

Інструкція встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до документів, які виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

Вимоги щодо оформлення реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації.

Ця Інструкція не поширюється на документи, що підлягають державній реєстрації в Міністерстві юстиції України, а також на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів***.

2.1. Зображення Державного Герба України на бланках з кутовим розташуванням реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

2.2. Зображення емблеми організації відповідно до ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" розміщують з лівого боку від назви органу внутрішніх справ. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщують зображення Державного Герба України.

2.3. Зображення нагород відтворюють на бланках документів відповідно до законодавства і розміщують на лівому березі бланка на рівні назви організації та назви структурного підрозділу організації.

2.4. Код організації проставляють за ЄДРПОУ* після довідкових даних про організацію.

2.5. Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010-99 (Державний класифікатор управлінської документації - ДКУД) вище назви виду документа.

2.6. Назву міністерства, організації вищого рівня зазначають скорочено, а за відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. Друкується назва великими літерами 16 кегля**, напівжирним шрифтом (у комп'ютері - "Ж").

2.7. Назва організації - автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли вона офіційно зафіксована в положенні (статуті) про організацію, і подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі. Друкується назва великими літерами 16 кегля, напівжирним шрифтом.

2.8. Назву структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли цей підрозділ - автор документа, і розміщують нижче назви організації. Друкується назва великими літерами 16 кегля, напівжирним шрифтом.

2.9. Довідкові дані про організацію містять поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо), які розміщують нижче її назви або назви структурного підрозділу.

2.10. Назву виду документа: наказ, рішення, інструкція, доручення тощо - зазначають на кожному документі, за винятком листів (вона повинна відповідати переліку форм, які використовують в організації), і друкують великими літерами 16 кегля, напівжирним шрифтом; крапку в кінці назви документа не ставлять. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010-99 - Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД), затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 31.12.98 № 1024, та тих, що відповідають організаційно-правовому статусу організації. Якщо документ рукописний, назву пишуть з великої літери без крапки після реквізиту.

2.11. Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації. На документах, підготовлених спільно кількома організаціями, їхньою датою вважається дата підписання останньою організацією. Датою рішення колегії (наради) органу є дата його підписання головою колегії.

Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка в кінці не ставиться. Елементи дати зображують арабськими цифрами в один рядок у послідовності: день, місяць, рік (23.10.2011).

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дати з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 вересня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р.

Дату документа ставлять нижче назви його виду поряд з реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці в бланку.

Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує, нижче підпису ліворуч.

Дату видання спільного наказу проставляє останнім головний розробник (на бланку розміщується першим).

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

2.12. Реєстраційний індекс документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням органу індексом справи за номенклатурою, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Якщо документ підготували два чи більше органів, то реєстраційний індекс складають з реєстраційних індексів кожного з них і проставляють через правобічну похилу риску згідно з послідовністю підписів його авторів.

Для документів, підписаних Міністром, першим заступником Міністра, заступниками Міністра додатково до реєстраційного індексу через правобічну похилу риску проставляється індекс, який складається з двох приголосних літер, завчасно погоджених керівництвом Управління документального забезпечення з Міністром, першим заступником Міністра, заступниками Міністра (наприклад, Панов - Пн).

2.13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу в спеціально відведеному місці.

2.14. Місце укладання або видання документа зазначають у всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають з реквізиту. Довідкові дані про організацію розміщують на рівні або нижче дати документа і реєстраційного індексу документа.

2.15. Гриф обмеження доступу до документа проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці на відстані 104 мм від межі лівого берега документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок діловодства з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом. Друкується гриф шрифтом 12 кегля, наприклад:

Номер примірника може проставлятися під час друку документа або безпосередньо під час реєстрації.

2.16. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. Реквізит "Адресат" розміщується на відстані 92 мм від межі лівого берега документа. До реквізиту "Адресат" можуть входити такі складові: назва організації, структурний підрозділ, посадова особа (посада, звання, прізвище й ініціали), поштова адреса.

2.16.1. Назву організації, її структурного підрозділу пишуть у називному відмінку, наприклад:

2.16.2. Реквізит "Адресат" у документах, що надсилаються Президентові України, Главі Адміністрації Президента України; Прем'єр-міністрові України та членам Кабінету Міністрів України; Голові Верховної Ради України, його заступникам, головам комітетів, комісій Верховної Ради України, Уповноваженому Верховної Ради України з прав людини; Голові Конституційного Суду України; Голові Верховного Суду України; Голові Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Голові Вищого господарського суду України, Голові Вищого адміністративного суду України; Генеральному прокуророві України; Голові Служби безпеки України; Секретареві Ради національної безпеки і оборони України; Голові Рахункової палати України; Голові Служби зовнішньої розвідки України; Голові Центральної виборчої комісії; начальникові Управління державної охорони України; керівникам центральних органів виконавчої влади, у тому числі зі спеціальним статусом; головам обласних рад та обласних державних адміністрацій; керівникам правоохоронних органів іноземних держав та головам дипломатичних представництв в Україні, друкується напівжирним шрифтом, а прізвище та ініціали - великими літерами, наприклад:

2.16.3. Якщо документ надсилається керівникові структурного підрозділу Міністерства, зазначається посада адресата, його прізвище й ініціали, звання в давальному відмінку, наприклад:

2.16.4. У разі коли документ адресується кільком однорідним організаціям, адресати зазначають узагальнено, наприклад:

2.16.5. До складу реквізиту "Адресат" може входити також поштова адреса, наприклад:

На документах, які надсилають постійним кореспондентам, поштову адресу не зазначають, а пишуть лише на конвертах.

За потреби в реквізиті "Адресат" зазначають наукове звання (чи посаду), наприклад:

2.16.6. У разі надсилання документів фізичній особі прізвище, ім'я та по батькові (або ініціали) адресата зазначають у називному відмінку і друкують напівжирним шрифтом 14 кегля. Поштову адресу друкують звичайним шрифтом 14 кегля, наприклад:

2.16.7. У разі адресування документів іноземним кореспондентам (за межі країни) спочатку пишуть ініціали та прізвище або навпаки, а потім - посаду, найменування організації та її поштову адресу в такій послідовності: номер поштової скриньки, номер будинку, назва вулиці, поштовий індекс, назва міста, назва країни, наприклад:

2.16.8. Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі більшої кількості адресатів складається список для розсилання, а на кожному примірнику документа зазначається лише один адресат, який друкується напівжирним шрифтом 14 кегля.

2.17. Особливий спосіб введення документа в дію - це його затвердження. Документ, що підлягає затвердженню, набирає чинності тільки з моменту його затвердження відповідними керівниками установ, органів або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у ньому.

2.17.1. Затвердження документа здійснюється двома способами: проставлянням грифа затвердження (додаток 2) або виданням відповідного розпорядчого документа (наказу).

Нормативно-правові акти затверджуються розпорядчими документами - наказами.

2.17.2. Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження складається з таких елементів: слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, спеціального звання, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка його затвердила, дати затвердження, наприклад:

2.17.3. У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

2.17.4. Якщо документ затверджено наказом, то до складу грифа затвердження входять: слово ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назва в називному відмінку, дата і номер документа, наприклад:

2.17.5. Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа на відстані 104 мм від межі лівого берега документа.

2.18. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата.

Резолюцію слід ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту (чи під кутом 45°) або на вільному місці лицьового боку першого аркуша, але не на березі, призначеному для підшивання, наприклад:

Якщо на документі немає такого місця, дозволяється оформляти резолюцію на окремому аркуші або спеціальному бланку.

Виконавців може бути декілька. Відповідальною за виконання документа є особа, зазначена в резолюції першою або визначена керівником, який вчиняє резолюцію. У такому разі напроти прізвища основного виконавця проставляється відмітка "відп.".

2.19. Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з його назвою і містити короткий виклад основного змісту тексту.

2.19.1. Текст реквізиту "Заголовок" розміщують прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від межі лівого берега) способом з лівого боку бланка під датою документа.

2.19.2. Заголовок відділяється від попереднього реквізиту трьома міжрядковими інтервалами, друкується звичайним шрифтом 12 кегля, з великої літери, без абзацного відступу від лівого берега аркуша паперу, формується за допомогою віддієслівного іменника і відповідає на питання "про що?", "кого", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення органу, протокол (чого?) засідання експертної комісії. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

2.19.3. Якщо документ укладено на основі уніфікованої форми, постійну частину заголовка, що входить до назви форми, доповнюють змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

2.19.4. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка та друкувати через один міжрядковий інтервал.

2.19.5. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого берега. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

2.20. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль" на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа установі-авторові або фізичній особі відмітка про взяття на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

2.21. Текст документа містить інформацію, заради якої його створено, і викладається грамотно, стисло, зрозуміло, без повторів. Під час складання документів уживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до нього.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, у якій обґрунтовується позиція установи.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти в тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

2.21.1. На персональному комп'ютері документи, як правило, набирають і роздруковують у текстовому редакторі Word (шрифт Times New Roman) з такими параметрами: формат аркуша - А4; розмір шрифту основного тексту - 14 кегль; абзацний відступ - 1,25 см; міжрядковий інтервал - одинарний; вирівнювання тексту - по ширині. Опцію "Автоматична розстановка переносів" не використовують.

2.21.2. Якщо текст має вигляд анкети, то назви ознак передають іменником у називному відмінку або словосполученнями з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу ("були", "перебували", "маєте", "володієте"). Характеристики, передані словесно, необхідно граматично узгоджувати з назвами ознак.

2.21.3. Таблична форма документа використовується в разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменниками в називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення.

Якщо таблицю укладають більше ніж на одній сторінці, її графи необхідно пронумерувати, а на наступних сторінках друкувати тільки їхні номери, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження додатка". За необхідності, якщо граф багато, їх можна переносити на наступні сторінки.

2.21.4. У розпорядчих документах (наказ, доручення) форма викладу тексту має бути від першої особи однини ("наказую" - для наказу та "доручаю" - для доручення).

2.21.5. У міжвідомчих і спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини теперішнього часу ("НАКАЗУЄМО").

2.21.6. Текст протоколу викладають від першої особи множини минулого часу ("слухали", "виступили", "вирішили").

2.21.7. У документах, що встановлюють права й обов'язки (положення, інструкція, правила), а також містять опис або оцінку фактів (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини або множини ("відділ здійснює функції", "до складу об'єднання входять", "комісія встановила").

2.21.8. У листах використовують такі форми викладу:

- від першої особи множини ("просимо надіслати", "надсилаємо на розгляд");

- від першої особи однини ("вважаю за необхідне", "прошу виділити");

- від третьої особи однини ("Міністерство не заперечує", "Міністерство вважає за можливе").

2.21.9. Під час підготовки листа на ім'я посадової особи використовують звертання в кличному відмінку. Найчастіше вживають таку форму звертання:

Звертаючись до Президента України, уживають форму:

Звертання друкують вище реквізиту тексту на відстані двох міжрядкових інтервалів по центру аркуша паперу напівжирним курсивом.

У кінці тексту ставиться крапка. Нижче останнього рядка тексту на відстані двох міжрядкових інтервалів з абзацу рівним напівжирним шрифтом друкують словосполучення "З повагою" (без коми), нижче якого з маленької літери від лівого берега розміщують реквізит "Підпис" (усе друкують напівжирним рівним шрифтом 14 кегля).

2.21.10. Документи, призначені для використання в межах системи МВС, рекомендується укладати з двох боків аркуша паперу. Під час друкування документа на зворотному боці аркуша за допомогою комп'ютера в меню "Параметри сторінки" необхідно включати опцію "Дзеркальні поля".

Документи, які виходять за межі установи, укладаються на одному боці аркуша паперу.

Під час оформлення документів на двох і більше сторінках другу і наступні сторінки необхідно нумерувати.

Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

2.22. Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа без абзацу, на відстані 2 - 4 міжрядкових інтервалів. Після слова "Додаток" ("Додатки") ставлять двокрапку.

2.22.1. Наявність додатків зазначається в основному або в супровідному документі в кінці тексту (вище підпису), де зазначається їх назва, кількість аркушів та кількість примірників, що додаються.

2.22.2. Додатки до документів слід оформлювати таким чином: назва, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дата, відмітки про погодження, затвердження тощо.

2.22.3. Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на відповідний розпорядчий документ, його дату і номер. Цю відмітку проставляють у верхньому правому куті першого аркуша додатка, наприклад:

2.22.4. У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

2.22.5. Додатки до розпорядчих документів підписують керівники структурних підрозділів (органу) на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

2.22.6. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформлюються в такому порядку:

- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про їх наявність оформлюється за такою формою:

- якщо додатків декілька, їх нумерують арабськими цифрами з крапкою;

- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно назвати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному з них та кількості їх примірників, наприклад:

- якщо до документа долучається інший документ, що має додатки, то відмітку про його наявність оформлюють таким чином:

- якщо додатки зброшуровані (книги, журнали тощо), кількість аркушів не зазначається;

- за великої кількості додатків до них укладають опис, а в самому документі після тексту зазначається:

- якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про його наявність подають за формою:

2.22.7. Якщо у відправника не залишається жодного примірника додатка, то в супровідному листі зазначається: "Лише адресату".

2.23. Службові документи підписують посадові особи. Підпис складається з назви посади, звання (за наявності), особистого підпису і його розшифрування (ініціали і прізвища), наприклад:

2.23.1. Якщо документ надруковано на бланку, то назва органу (структурного підрозділу) в назві посади керівника не зазначається, наприклад:

2.23.2. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" необхідно друкувати на рівні останнього рядка назви посади, а якщо зазначається і спеціальне звання, то на його щаблі, вирівнюючи по правому берегу документа. Назву посади вказують прапоровим способом. Розшифрування підпису (ініціали і прізвище) позначають без будь-яких дужок чи інших знаків. У всіх інших випадках ініціали вживаються після прізвища. У розшифруванні підпису можливе використання одного ініціалу (імені), наприклад, у листах, вітальних адресах, листівках.

2.23.3. Документи, що надсилаються Міністерством до центральних органів виконавчої влади та адресовані їх керівникам, підписує Міністр або особа, що виконує його обов'язки, а у виняткових випадках, за його дорученням, - перший заступник чи заступники Міністра. В інших випадках такі документи підписує перший заступник та заступники Міністра відповідно до розподілу посадових обов'язків.

2.23.4. Документи, адресовані іншим організаціям від імені Міністерства, підписує Міністр, перший заступник чи заступники Міністра.

2.23.5. Перелік документів, проекти яких готуються виключно за підписом Міністра, зазначено в додатку 3.

2.23.6. Перелік документів, що готуються за підписом Міністра або особи, яка виконує його обов'язки, зазначено в додатку 4.

2.23.7. Перелік документів, що готуються за підписом першого заступника Міністра, заступника Міністра, зазначено в додатку 5.

2.23.8. Перелік документів, що готуються за підписом заступника Міністра - керівника апарату, зазначено в додатку 6.

2.23.9. Перелік документів, що готуються за підписом керівників самостійних структурних підрозділів апарату Міністерства (департаментів, головних управлінь, управлінь) та їх заступників, зазначено в додатку 7.

2.23.10. Документи, адресовані ГУМВС, УМВС, установам та організаціям органів внутрішніх справ, підписує Міністр, перший заступник чи заступники Міністра, керівники структурних підрозділів Міністерства відповідно до їх компетенції. У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються його копії, засвідчені службою діловодства.

2.23.11. Документи ГУМВС, УМВС, міськрайлінорганів, інших підрозділів органів внутрішніх справ, адресовані іншим центральним органам виконавчої влади, підписує керівник або особа, яка його заміщає.

2.23.12. Якщо за зміст документа відповідають декілька осіб (акти, фінансові документи тощо), то його підписують усі ці особи (підписи розміщують один під одним відповідно до ієрархії посад).

2.23.13. У разі підписання документа кількома особами, що мають рівнозначні посади, підписи розміщують на одному рівні, наприклад:

2.23.14. Якщо документ підписують особи, які мають нерівнозначні посади, їх підписи розміщують один під одним відповідно до ієрархії, наприклад:

2.23.15. Під час укладання документів, підготовлених комісією, зазначають не посади осіб, а розподіл обов'язків у складі комісії, наприклад:

2.23.16. Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті документа, відсутня, то документ підписує заступник або виконувач обов'язків. При цьому обов'язково зазначається фактична посада особи, яка підписала документ, її ініціали і прізвище (виправлення вносяться рукописним або машинописним способом, наприклад: "В. о.", "Заст.").

2.23.17. Не допускається підписувати документ з прийменником "За" або проставляти правобічну похилу риску. Як виняток, за відсутності голови колегії протокол та рішення колегії підписуються головуючим, наприклад:

2.23.18. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

2.23.19. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

2.24. Гриф погодження документа. Проекти документів погоджуються з посадовими особами органів, які відповідно до їх компетенції безпосередньо причетні до питань, що порушуються в проекті.

Погодження може здійснювати посадова особа апарату МВС, його структурних підрозділів (внутрішнє), інші установи, підприємства, організації (зовнішнє).

2.24.1. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовими особами. Віза складається з найменування посади, особистого підпису, ініціалів та прізвища особи, яка візує документ.

Документи візуються чорнилом чорного або синього кольору. Візування чорнилом іншого кольору (червоний, зелений, фіолетовий тощо) або олівцем забороняється.

2.24.2. Відповіді на депутатські запити або депутатські звернення народних депутатів України за підписом Міністра візуються виконавцем, керівником служби виконавця, першим заступником Міністра або заступником Міністра чи заступником Міністра - керівником апарату, який координує та контролює діяльність останнього, літредактором та Управлінням юридичного забезпечення. Візи проставляються на лицьовому боці останнього аркуша копії відповіді. У разі відсутності для цього достатнього місця дозволяється проставляти візи на зворотному боці останнього аркуша копії відповіді.

2.24.3. Відповіді на депутатський запит або депутатське звернення народного депутата України за підписом першого заступника Міністра, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату візуються виконавцем, керівником служби виконавця, літредактором та Управлінням юридичного забезпечення.

2.24.4. Відповіді на депутатські запити або депутатські звернення народних депутатів України за підписом Міністра про продовження термінів розгляду візуються виконавцем, керівником служби виконавця, першим заступником Міністра або заступником Міністра чи заступником Міністра - керівником апарату, який координує та контролює діяльність останнього, та літредактором. Аналогічний порядок візування відповідей на депутатські запити або депутатські звернення народних депутатів України про продовження термінів розгляду застосовується при підписанні відповідей першим заступником Міністра, заступником Міністра та заступником Міністра - керівником апарату.

2.24.5. Порядок візування відповідей на депутатські запити або депутатські звернення народних депутатів України за підписом начальників головних управлінь, управлінь МВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, на залізницях, структурних підрозділів апарату Міністерства, ректорів вищих навчальних закладів, керівників інших підрозділів, підпорядкованих МВС, визначається керівниками цих органів самостійно.

2.24.6. Узагальнені та завізовані в установленому порядку проекти відповідей за підписом Міністра внутрішніх справ разом з матеріалами перевірки не пізніше двох днів до закінчення строку розгляду документа подаються до Служби Міністра для вивчення, доповіді Міністрові та їх підписання.

2.24.7. У разі коли резолюцією Міністра визначено особисту доповідь виконавця про результати розгляду запиту або звернення народного депутата України, матеріали перевірки та проекти відповідей на запити або звернення доповідаються Міністрові безпосередньо визначеним резолюцією виконавцем.

2.24.8. При узгодженні проектів наказів внутрішні візи розміщуються на зворотному боці останнього аркуша документа. Складові віз: назви посад та ініціали і прізвища керівництва Міністерства (що координують та контролюють діяльність відповідної служби), начальників: служби розробника, Головного штабу, Управління юридичного забезпечення, зацікавлених служб та літредактора, а також (за необхідності) Служби Міністра, Управління документального забезпечення, Департаменту внутрішнього аудиту (у випадку, якщо норми документа регулюють питання використання бюджетних коштів та/або державного майна, що надане в управління МВС), Департаменту внутрішньої безпеки (у разі розроблення документа з питань, що стосуються сфери дії Закону України "Про засади запобігання і протидії корупції" ) тощо.

2.24.9. При візуванні доручень та інформаційних листів посадові особи, зазначені в підпункті 2.24.2, проставляють візи на лицьовому боці останнього аркуша документа. У разі відсутності для цього достатнього місця дозволяється проставляти візи на зворотному боці останнього аркуша документа.

2.24.10. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на ньому робиться відповідна відмітка за такою формою:

Про зауваження необхідно доповісти особі, яка підписала документ.

2.24.11. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту,

2.24.12. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

2.24.13. Якщо під час візування з'ясовується, що в підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

2.24.14. Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче реквізиту "Підпис" на лицьовому боці його останнього аркуша прапоровим способом і включає в себе слово ПОГОДЖЕНО (без лапок). Друкується великими літерами 16 кегля, напівжирним шрифтом. До реквізиту входять: назва посади особи, з якою погоджують зміст (у тому числі назва органу), особистий підпис, ініціали, прізвище і дата погодження, наприклад:

2.24.15. Якщо документ погоджують особи, які мають рівнозначні посади, гриф погодження розміщують на одному рівні з реквізитом ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок) ліворуч, наприклад:

2.24.16. Якщо документ погоджують з іншим органом листом, протоколом, наказом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

2.24.17. Якщо зміст документа погоджують більш ніж у трьох установах, укладається "Аркуш погодження", про що в документі роблять відмітку на місці реквізиту "Гриф погодження", наприклад: "Аркуш погодження додається".

Аркуш погодження має таку форму:

2.24.18. Зовнішнє погодження в разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

з установами вищого рівня.

2.25. Відбиток печатки органу на документі засвідчує документ і права осіб, які його підписали.

2.25.1. Відбиток гербової печатки (із зображенням Державного Герба України) проставляють на тих документах, де його відтворення передбачено нормативними актами: на трудових книжках, статутах, положеннях, договорах, посвідченнях, дорученнях, деяких фінансових і бухгалтерських документах, матеріалах, які виникли в процесі оперативно-розшукової та іншої спеціальної діяльності, тощо.

2.25.2. Відбиток печатки інших видів (з назвою відповідного органу, установи без зображення Державного Герба або гербову з написом "Для господарських і грошових документів") ставлять на довідках, що підтверджують трудову діяльність, місце роботи, заробітну плату тощо.

2.25.3. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював не менше третини підпису особи та (за можливістю) останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

2.26. Відмітка про засвідчення копії документа має такі складові: словосполучення "Згідно з оригіналом ", назву посади, звання, підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали і прізвище, дату засвідчення копії (проставляють нижче реквізиту "Підпис").

Згідно з оригіналом Директор Департаменту правової експертизи міжнародних договорів Міністерства юстиції України (підпис) (ініціали, прізвище) 22.09.2011

2.26.1. Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Міністра, першого заступника Міністра, заступників Міністра або керівника структурного підрозділу.

Копії документів, крім тих, що мають гриф обмеження доступу, за запитами на інформацію фізичних та юридичних осіб видаються відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" .

2.26.2. У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників можуть виготовлятися копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв, що засвідчуються печаткою).

2.26.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

2.27. Відомості про виконавця розміщують у нижньому лівому куті лицьового боку останнього аркуша документа 12 кегля. Складові реквізиту: прізвище і номер службового телефону, наприклад:

2.28. Відмітку про виконання документа і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку його першого аркуша. Реквізит має такі складові: посилання на дату і номер документа про його виконання або стислу довідку щодо цього, слова "До справи", номер справи, у якій його зберігатимуть, дату направлення його до справи, назву посади і підпис керівника підрозділу, наприклад:

До справи № 03-4 Відповідь надіслано 15.10.2003 за № 01-12/113 Заступник начальника Департаменту (підпис) (ініціали, прізвище) 15.10.2003

Відмітка "До справи" свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

Якщо документ не потребує підготовки відповіді, то виконавець готує для доповіді керівництву доповідну записку, довідку чи рапорт про результати розгляду документа або оформляє довідку на зворотному боці останнього аркуша документа.

2.29. Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файла і місце його зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

2.30. Відмітку про надходження документа до організації (реєстраційний штамп) проставляють у правому куті нижнього берега лицьового боку його першого аркуша. На цьому штампі зазначається орган, підрозділ, до якого надійшов документ, дата його надходження (за потреби - і час надходження), реєстраційний номер, кількість аркушів, а також кількість додатків до нього. У разі надходження документа з інших органів внутрішніх справ, центральних органів виконавчої влади для ознайомлення з поверненням його відправникові штамп проставляють на зворотному боці його останнього аркуша.

2.31. Під час направлення розпорядчого документа (нормативно-правового акта) на державну реєстрацію паралельно із заголовком з правого боку під номером необхідно залишити вільне місце для запису про його державну реєстрацію - реквізит 32 (6 х 10 см).

3.1. Під час оформлення документів необхідно дотримуватися вимог і правил згідно з Національним стандартом України ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" , затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 № 55, та цією Інструкцією, що забезпечує юридичну силу і дозволяє використовувати їх з довідковою й науково-історичною метою, а також створює передумови для машинного оброблення інформації.

3.2. Розпорядчий документ оформлюється на бланку, який повинен мати суворо визначений комплект реквізитів (складових елементів), порядковий номер, а також визначений порядок їх розміщення.

3.3. Для укладання службового документа використовують папір форматів А3 (297 мм х 420 мм), А4 (210 мм х 297 мм), А5 (148 мм х 210 мм), А6 (105 мм х 148 мм). При цьому не дозволяється користуватись папером довільного формату. Укладання відомостей, схем, графіків, діаграм, таблиць тощо допускається на папері інших форматів.

3.4. В органах внутрішніх справ бланки для листів та інших організаційно-розпорядчих документів виготовляють з кутовим або поздовжнім розміщенням реквізитів на білому папері вищої якості густиною не менше 80 г/м-2 фарбами насичених кольорів. Дозволено також виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.

3.5. Бланки документів повинні мати такі береги: лівий - 30 мм, верхній та нижній - 20 мм, правий - 10 мм.

3.6. Замовляти виготовлення бланків з назвою органу (структурного підрозділу) друкарським способом мають право:

- МВС України;

- ДМЗ, УДАІ, ДДСО, Укрбюро Інтерполу, ДДГІРФО, ГУВВ;

- ГУМВС, УМВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, на транспорті;

- відомчі навчальні заклади, науково-дослідні установи;

- міські, районні, лінійні управління (відділи) внутрішніх справ;

- управління (відділи) Державної служби охорони при ГУМВС, УМВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі;

- підприємства та організації, що належать до сфери управління МВС України.

Підпорядковані їм підрозділи користуються бланками вищих органів, де власну назву додруковують машинописним способом у спеціально виділеному рядку або ставлять кутовий штамп.

Структурним підрозділам, не зазначеним у п. 3.6, виготовлення бланків друкарським способом забороняється.

3.7. На бланках із зображенням Державного Герба України друкують проекти документів, що подають на підпис Міністрові, першому заступникові і заступникам Міністра, начальникам і заступникам начальників ГУМВС, УМВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, на транспорті, керівникам і заступникам керівників навчальних закладів, підприємств, установ і організацій, командувачу і заступникам командувача внутрішніх військ МВС.

3.8. Структурні підрозділи МВС, управління та відділи ГУМВС, УМВС, інші органи і підрозділи, що мають право вести службове листування, користуються бланками без зображення Державного Герба України.

3.9. Листування між структурними підрозділами апарату МВС, ГУМВС, УМВС і підпорядкованими їм органами здійснюється без використання бланків.

3.10. У разі підготовки документів від імені двох і більше міністерств, установ, органів тощо їх оформлюють без використання бланка.

3.11. Звертатися до громадських установ з приватних питань, викладених на бланках з назвою органу внутрішніх справ, забороняється.

3.12. Виготовлені друкарським способом номерні бланки з назвою органу внутрішніх справ, інші бланки суворої звітності обліковуються у відповідних журналах та зберігаються окремо від інших документів у металевих шафах. Зіпсовані бланки знищуються в установленому порядку.

3.13. Установлено такі види бланків документів:

- бланки листів - кутовий із зображенням Державного Герба України, кутовий із зображенням емблеми організації та поздовжній;

- бланки листів для листування із закордонними кореспондентами*.

3.14. Документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву організації, назву виду документа, дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, відмітку про наявність додатків, підпис, гриф погодження документа, візи документа та відбиток печатки органу внутрішніх справ.

Якщо документ оформлено на двох і більше сторінках, відмітку про наявність додатків, підпис, гриф погодження документа, візи документа, відбиток печатки органу внутрішніх справ, відмітку про засвідчення копії документа, прізвище виконавця і номер його телефону проставляють після тексту документа, а відмітку про виконання документа та направлення його до справи, відмітку про наявність документа в електронній формі, відмітку про надходження документа до організації - на нижньому березі першої сторінки документа.

3.15. Зображення Державного Герба України розташовують над серединою назви Міністерства.

Назви Міністерства, структурного підрозділу апарату Міністерства, довідкові дані про організацію, назву виду документа, дату документа, реєстраційний індекс документа, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь у межах зон їхнього розташування, слід розміщувати такими способами:

- зцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалено від меж зони їхнього розташування);

- прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони їхнього розташування).

3.16. Виготовлені друкарським способом бланки з назвою органу внутрішніх справ обліковуються шляхом проставляння порядкових номерів нумератором, друкарським або іншим способом (розташовують на нижньому березі його зворотного боку).

3.17. Документи виготовляють за допомогою комп'ютерної техніки (зразки подано в додатку 1).

3.18. Реквізити документа (крім тексту) складаються з кількох рядків і друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

3.19. Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 - 3 міжрядкових інтервали.

3.20. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту "Текст") дорівнює 73 мм (28 друкованих знаків).

3.21. Обмежувальні позначки для дати та реєстраційного індексу документа дорівнюють 40 мм.

3.22. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від лівого берега аркуша документа (40 друкованих знаків або 104 мм).

3.23. На зворотному боці останнього аркуша кожного примірника надрукованого документа, знизу ліворуч, проставляють їх кількість та адресування (наприклад: 1 - на адресу, 2 - ДКР МВС, 3 - до справи, скорочена назва служби), прізвище виконавця, номер його телефону, дата, коли надруковано документ.

3.24. Вимоги та особливості оформлення документів, що містять службову інформацію, державну таємницю та/або мають гриф обмеження доступу, визначаються відповідними нормативно-правовими актами.

3.25. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів, що розробляються в системі МВС, покладається на особу, яка підготувала документ.

Наказ - основний розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, установи, організації на основі єдиноначальності і який містить індивідуальні приписи або правові норми з питань внутрішньоорганізаційної діяльності, адресовані підпорядкованим органам і працівникам.

Наказ має такі реквізити: зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим; назва Міністерства, організації вищого рівня; назва організації; назва виду документа (Наказ); дата документа; місце складання або видання документа; реєстраційний індекс документа; заголовок до тексту документа; текст документа; візи документа; підпис.

Як правило, текст наказу складається з двох частин: констатуючої і резолютивної.

У констатуючій частині викладають причини й обставини, що зумовили видання даного наказу, зазначають його мету і завдання, дають оцінку існуючого стану справ. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Цю частину наказу викладають стисло, торкаючись лише тих питань, щодо яких будуть приписи в резолютивній частині. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Специфікою кадрових наказів є відсутність слова "НАКАЗУЮ". Вони укладаються без констатуючої частини і починаються зі слів: "Призначити", "Звільнити", "Відрядити".

Основною в наказі є резолютивна частина, в якій викладають суть документа. Вона починається словом "НАКАЗУЮ" і містить конкретні приписи щодо виконання завдань: визначено заходи для виконання поставлених у наказі завдань, виконавців цих заходів, їх права і обов'язки, строки виконання, форми та методи роботи тощо.

Структура резолютивної частини залежить від обсягу і змісту наказу. У ній можуть міститися один - два приписи, але частіше видаються складні накази, які передбачають вирішення багатьох взаємопов'язаних питань. У таких випадках кожен припис оформлюють окремим пунктом. Якщо одній особі в наказі адресовано кілька приписів, їх об'єднують в один пункт, який може бути поділений на підпункти. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові особи), конкретні завдання і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено.

Останній пункт розпорядчої частини в разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.

До наказів не може включатися пункт "Наказ довести до відома...". Посадові особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються в покажчику розсилки, який укладач готує разом з проектом наказу і передає до служби діловодства після підписання такого документа.

На зворотному боці аркуша наказу оформляються внутрішні візи, де зазначаються назви посад і звання осіб, які візують цей наказ.

Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4. Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщується на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Першим реєстраційним індексом повинен бути індекс установи, яка є ініціатором підготовки наказу. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО". Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.