Платники податку на додану вартість щомісяця протягом 20 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) місяця, а також платники, яким встановлено звітний податковий період - квартал, подають до органу ДПС копії записів у реєстрах виданих та отриманих податкових накладних за такий період в електронному вигляді.

У розділі I реєстру виданих та отриманих податкових накладних (далі - Реєстр) відображаються:

- видані податкові накладні ;

- накладні, які не видаються покупцю, а залишаються в особи, що їх виписала;

- розрахунки коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної , затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 01 листопада 2011 року № 1379 (далі - додаток 2 до податкової накладної));

- митні декларації (далі - МД);

- документи бухгалтерського обліку.

Особливості заповнення деяких граф розділу I Реєстру

У графі 1 записується порядковий номер податкової накладної (порядковий номер податкової накладної відповідає порядковому номеру запису в Реєстрі ), розрахунку коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної).

При цьому нумерація записів здійснюється зручним для платника податку способом. Або з першого номера кожного звітного податкового періоду (щомісяця, щокварталу), або наростаючим підсумком з початку року.

У графі 2 вказується дата складання податкової накладної (дата складання податкової накладної відповідає даті запису в Реєстрі ), розрахунку коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної).

У графі 3 вказується порядковий номер податкової накладної , що відповідає номеру з графи 1, номер розрахунку коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної).

У разі якщо платником здійснюються операції з вивезення товарів за межі митної території України, то у графі 3 проставляється номер МД .

У графі 4 зазначається вид документа згідно з такими позначеннями:

ПНП - податкова накладна, складена на паперових носіях;

ПНЕ - електронна податкова накладна.

У разі складання податкової накладної за окремими операціями, визначеними у пункті 8 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 01 листопада 2011 року № 1379 , до виду документа додається тип причини (наприклад, ПНП01 - паперова податкова накладна, виписана на суму перевищення звичайної ціни над фактичною);

РКП - розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної ), складений на паперових носіях;

РКЕ - електронний розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної);

МДП - митна декларація , складена на паперових носіях;

МДЕ - електронна митна декларація;

БО - документ бухгалтерського обліку.

Якщо дані документа включаються до уточнюючих розрахунків за звітний (податковий) період, до виду документа додається літера "У" (наприклад, ПНЕ - електронна податкова накладна, ПНЕУ - електронна податкова накладна , яку включено до уточнюючих розрахунків).

У графі 5 вказується найменування (прізвище, ім'я, по батькові - для фізичної особи - підприємця) покупця.

У графі 6 вказується індивідуальний податковий номер покупця - платника податку на додану вартість.

У разі якщо платник податку виписує податкову накладну , де у рядках "Індивідуальний податковий номер покупця" та "Номер свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість (покупця)" проставляється нуль, то при заповненні графи 6 також проставляється нуль.

У графах 7 - 12 відображається інформація щодо постачання товарів/послуг.

У разі здійснення записів на підставі розрахунку коригування кількісних і вартісних показників (додаток 2 до податкової накладної ) такі записи здійснюються з відповідним знаком (+ чи -).

У розділі II Реєстру відображаються:

- отримані податкові накладні;

- розрахунки коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної );

- МД на ввезення товарів;

- інші документи, на підставі яких здійснюється облік операцій з придбання товарів/послуг.

Особливості заповнення деяких граф розділу II Реєстру

У графі 1 проставляється номер запису податкової накладної , розрахунку коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної), інших подібних документів, указаних у пунктах 201.10 та 201.11 статті 201 розділу V Податкового кодексу України , та документа, який засвідчує факт придбання товарів, МД на ввезення товарів на митну територію України. Указаний номер запису переноситься на зазначений документ.

У графі 2 вказується дата отримання податкової накладної чи іншого документа, зазначеного вище (що вказується у графі 1).

При занесенні до Реєстру податкової накладної та/або розрахунку коригування до податкової накладної , які зареєстровані в Єдиному реєстрі податкових накладних та видані покупцю у місяці, що настає за місяцем їх складання, вказується фактична дата їх отримання незалежно від того, в якому звітному періоді вони будуть відображені у складі податкового кредиту (у звітному періоді їх складання або у звітному періоді їх отримання).

До граф 3, 4 переносяться відповідні реквізити податкової накладної чи іншого документа (що вказується у графі 1).

У графі 5 зазначається вид документа згідно з такими позначеннями:

ПНП - податкова накладна, складена на паперових носіях;

ПНЕ - електронна податкова накладна;

РКП - розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної), складений на паперових носіях;

РКЕ - електронний розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної);

МДП - митна декларація, складена на паперових носіях;

МДЕ - електронна митна декларація;

ЧК - касовий чек.

Варто зазначити. Якщо загальна сума отриманих товарів/послуг за касовим чеком перевищує 200 гривень, платник податку не має права віднести до складу податкового кредиту ні всю суму податку на додану вартість, сплачену при придбанні таких товарів/послуг, ні її частину. Платник податку у графі 5 проставляє позначення "ЧК" - касовий чек та заповнює графи 13 та 14 Реєстру ;

ТК - транспортний квиток;

ГР - готельний рахунок;

ПЗ - рахунок за послуги зв'язку;

ПО - послуги, вартість яких визначається за показниками приладів обліку;

ЗП - заява платника та копії товарних чеків або інших розрахункових документів, що засвідчують факт сплати податку у зв'язку з придбанням таких товарів/послуг, або копії первинних документів, складених відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" , що підтверджують факт отримання таких товарів/послуг відповідно до пункту 201.10 статті 201 розділу V Податкового кодексу України ;

НП - документ, що засвідчує придбання товарів/послуг на митній території України в осіб, які не зареєстровані як платники податку на додану вартість;

БО - документ бухгалтерського обліку, в тому числі бухгалтерська довідка, яка складається у випадку: