Державна реєстраційна служба у зв'язку із численними зверненнями стосовно видачі дублікатів втрачених або зіпсованих документів просить довести до відома органів державної реєстрації прав та нотаріусів наступну інформацію.

Відповідно до частини першої статті 1 Закону України "Про інформацію" документом є матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Слід констатувати, що чітке визначення терміна "дублікат" в чинному законодавстві відсутнє, проте з практики застосування термінів, слів та словосполучень у юриспруденції дублікатом є другий примірник документа, що має таку саму юридичну силу, як і оригінал. Тобто дублікат документа повинен містити ті ж відомості, що й оригінал документа. Фактично видача дубліката полягає у відтворенні тексту документа, дублікат якого видається, що спрямоване на відновлення такого документа у випадку неможливості використання останнього з певних причин.

За загальним правилом, у разі втрати або зіпсування документа лише суб'єкт, що видавав такий документ, може видати його дублікат. При цьому втрата чинності нормативно-правовим актом, на підставі якого відповідний суб'єкт видавав документ, не є підставою для відмови у видачі дубліката документа. Єдиною підставою, за наявності якої видача дубліката документа не може бути здійснена суб'єктом, який видав такий документ, є ліквідація (припинення діяльності) такого суб'єкта. У такому випадку видача дубліката документа здійснюється правонаступником відповідного суб'єкта або архівною установою (якщо передбачається передача документів до архіву).

Наприклад, при вчиненні нотаріальної дії з нерухомим майном нотаріус видає або посвідчує відповідні документи, зокрема договір купівлі-продажу об'єкта нерухомого майна, свідоцтво про право власності у спільному майні подружжя, свідоцтво про право на спадщину.

Статтею 53 Закону України "Про нотаріат" встановлено, що у разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, видається дублікат втраченого документа. Видача дубліката втраченого або зіпсованого документа здійснюється державним нотаріальним архівом. До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, дублікат втраченого документа видається відповідно нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету за місцем його зберігання.