Відповідно до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893, та з метою узгодженості дій Держземагентства України у сфері зовнішніх зносин

1. Затвердити Положення про прийом іноземних делегацій, груп, окремих іноземців та осіб без громадянства у Державному агентстві земельних ресурсів України, територіальних органах Держземагентства України та на державних підприємствах, що належать до сфери його управління (далі - Положення).

2. Керівникам структурних підрозділів, територіальних органів Держземагентства України, державних підприємств, що належать до сфери його управління, забезпечити дотримання вимог Положення.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Це Положення визначає порядок прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземців та осіб без громадянства (далі - іноземці) в Державному агентстві земельних ресурсів України, його територіальних органах та на державних підприємствах, що належать до сфери його управління, з метою його планування, забезпечення режиму секретності, створення належних умов для міжнародного співробітництва, інформаційного та матеріально-технічного забезпечення, залучення іноземних інвестицій та технічної допомоги, ведення обліку тощо.

1.2. Контроль за організацією роботи із міжнародного співробітництва здійснює заступник Голови Держземагентства України згідно з розподілом обов'язків. Безпосередньо організацію прийомів іноземців у Держземагентстві України здійснює підрозділ, відповідальний за питання зовнішніх відносин (далі - Підрозділ зовнішніх відносин), у територіальних органах Держземагентства України та на державних підприємствах, що належать до сфери його управління, - посадова особа, визначена керівництвом.

1.3. Забезпечення режиму секретності під час прийому іноземців, узгодженості дій Держземагентства України у сфері зовнішніх зносин Підрозділ зовнішніх відносин, режимно-секретний підрозділ, інші структурні підрозділи Держземагентства України, залучені до організації прийому, здійснюють в межах своєї компетенції та відповідно до вимог Закону України "Про державну таємницю" , постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію" (далі - Інструкція), інших актів законодавства.

2.1. Прийом іноземців та робота з ними в Держземагентстві України здійснюється за рішенням Голови Держземагентства України, у територіальних органах Держземагентства України та на державних підприємствах, що належать до сфери його управління, - за рішенням керівника органу чи державного підприємства відповідно до затвердженої програми роботи з іноземцями.

2.2. Прийом представників дипломатичних та консульських установ, представників міжнародних та іноземних організацій, а також кореспондентів іноземних засобів масової інформації здійснюється з урахуванням їх статусів в Україні.

2.3 Прийом іноземців, які працюють у представництвах іноземних інформаційних агентств в Україні, та іноземців, які представляють іноземні інформаційні агентства, здійснюється за рішенням керівництва Держземагентства України за наявності свідоцтва про державну реєстрацію зазначених представництв як суб'єктів інформаційної діяльності в Україні, виданого в установленому порядку.

2.4. Керівники структурних підрозділів, територіальних органів Держземагентства України та державних підприємств, що належать до сфери його управління:

- у разі здійснення службових контактів з іноземцями, посадовими особами та органами виконавчої влади іноземних держав, офіційними особами та органами міжнародних організацій (телефонні розмови, переписка тощо), а також у разі участі в роботі органів міжнародних організацій, міжнародних семінарах інформують Підрозділ зовнішніх відносин про їх зміст протягом двох днів після їх проведення, а в разі одержання особливо важливої інформації - невідкладно;

- погоджують з Підрозділом зовнішніх відносин тези виступів, офіційних заяв, опублікування повідомлень та поширення прес-релізів, безпосередньо чи опосередковано пов'язаних з міжнародною діяльністю;

- у разі досягнення домовленості щодо організації зустрічі з іноземцями у приміщенні Держземагентства України надають Підрозділу зовнішніх відносин необхідну інформацію згідно з додатком 1, погоджену із заступником Голови, не пізніше ніж за 5 робочих днів до початку прийому.

2.5. Для проведення прийому іноземців у приміщенні Держземагентства України Підрозділ зовнішніх відносин завчасно спільно зі структурними підрозділами, залученими до прийому іноземців, з урахуванням відомостей щодо запланованої зустрічі готує Програму проведення роботи з іноземцями (додаток 2), яка погоджується із режимно-секретним підрозділом і затверджується Головою, а також у разі необхідності план заходів матеріально-технічного забезпечення роботи з іноземцями (додаток 3), який погоджується з начальником Управління справами та затверджується заступником Голови.

2.6. Для проведення прийому іноземців у приміщенні територіальних органів Держземагентства України та державних підприємств, що належать до сфери його управління, особа, визначена керівництвом, завчасно з урахуванням відомостей щодо запланованої зустрічі готує Програму проведення роботи з іноземцями (далі - Програма), яка погоджується із режимно-секретним підрозділом і затверджується керівником (додаток 2).

2.7. Копія Програми одразу після затвердження передається до режимно-секретного підрозділу для подальшого інформування відповідного органу Служби безпеки України.

2.8. З метою запобігання просоченню службової інформації всі матеріальні носії інформації, які плануються для передачі іноземцям, попередньо оцінюються експертною комісією відповідно до вимог Інструкції .

2.9. Прийом іноземців здійснювати у приміщенні, визначеному керівництвом Держземагентства України, його територіальних органів чи державних підприємств, які належать до сфери його управління.

До початку прийому закордонної делегації та після його завершення особи, відповідальні за технічний захист інформації, забезпечують завчасне проведення перевірки приміщення, визначеного в програмі роботи з іноземцями, за участю представника режимно-секретного підрозділу.

2.10. Повноваження осіб, які мають забезпечувати організацію прийому іноземців, план проведення роботи з ними, визначаються Програмою.

2.11. Під час прийому і проведення роботи з іноземцями забороняється залишати іноземців у службових приміщеннях та на території Держземагентства України, його територіальних органів та на державних підприємствах без осіб, які їх супроводжують.

2.12. Пропуск іноземців до адміністративного будинку Держземагентства України здійснюється у присутності відповідальної за прийом особи за списком, який надається Підрозділом зовнішніх відносин до служби воєнізованої охорони адміністративного будинку Держземагентства України.

3.1. Підрозділ зовнішніх відносин Держземагентства України веде Журнал обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами, окремими іноземцями за формою згідно з додатком 4.

3.2. За підсумками прийому і проведення роботи з іноземцями Підрозділ зовнішніх відносин, особа, визначена керівництвом територіальних органів Держземагентства України, та державних підприємств, що належать до сфери його управління, складає у довільній формі звіт про виконання відповідної програми, в якому зазначаються: відомості щодо іноземців; інформація про виконання Програми; відомості щодо передачі іноземцям службової інформації, ким надано дозвіл на таку передачу; пропозиції та рекомендації.

Звіт затверджується керівництвом Держземагентства України, територіальних органів Держземагентства України та державних підприємств, що належать до сфери його управління, та надсилається за його рішенням заінтересованим організаціям.