Відповідно до Закону України "Про захист персональних даних" , Типового порядку обробки персональних даних у базах персональних даних , затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 30.12.2011 № 3659/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03.01.2012 за № 1/20314, наказу Мінрегіону України від 20.12.2011 № 372 "ОС" "Про ведення баз персональних даних працівників апарату Міністерства"

1. Затвердити Порядок обробки у Міністерстві регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України персональних даних у базах персональних даних (далі - Порядок), що додається.

2. Департаменту адміністративно-організаційного забезпечення (Самара С.Г.), Фінансовому департаменту (Касіяник А.В.), Управлінню роботи з персоналом (Губін О.Г.) забезпечити дотримання вимог Порядку .

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Г.М. Семчука.

1.1. Цей Порядок встановлює загальні вимоги до організаційних та технічних заходів захисту персональних даних під час їх обробки у базах персональних даних Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України (далі - Міністерство).

1.2. Персональні дані працівників апарату Міністерства (далі - суб'єкти персональних даних) обробляються у базах персональних даних "Підсистема обліку державних службовців (система "Картка") єдиної державної комп'ютерної системи "Кадри" та "Програмний комплекс "Парус бухгалтерія" (далі - бази персональних даних) з метою ведення кадрового діловодства, здійснення відносин у сфері бухгалтерського обліку, підготовки відповідно до вимог законодавства статистичної, адміністративної та іншої звітної інформації з питань персоналу, а також підготовки внутрішніх документів Міністерства з питань реалізації визначених законодавством, колективним договором прав та обов'язків суб'єктів персональних даних у сфері трудових правовідносин і соціального захисту.

Інформація про мету обробки персональних даних надається суб'єкту персональних даних до моменту отримання від нього згоди на обробку персональних даних.

У разі зміни визначеної мети обробки персональних даних Міністерство має отримати згоду суб'єкта персональних даних на обробку його даних відповідно до зміненої мети.

1.3. Персональні дані фізичних осіб, які містяться в базах персональних даних, за режимом доступу є інформацією з обмеженим доступом. До конфіденційної інформації про фізичну особу належать, зокрема, дані про її національність, освіту, сімейний стан, релігійні переконання, стан здоров'я, а також адреса, дата і місце народження.

1.4. Терміни у цьому Порядку вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про захист персональних даних" та у Типовому порядку обробки персональних даних у базах персональних даних , затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 30.12.2011 № 3659/5, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 03.01.2012 за № 1/20314.

2.1. Обробка персональних даних може здійснюватися повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або у формі картотек персональних даних.

2.2. Бази персональних даних знаходяться:

"Підсистема обліку державних службовців (система "Картка") єдиної державної комп'ютерної системи "Кадри" - в Управлінні роботи з персоналом;

"Програмний комплекс "Парус бухгалтерія" - у Фінансовому департаменті.

2.3. Бази персональних даних містять дані:

"Підсистема обліку державних службовців (система "Картка") єдиної державної комп'ютерної системи "Кадри" - прізвище, ім'я, по батькові, займана посада суб'єкта персональних даних, його дата та місце народження, місце реєстрації, фактичне місце проживання, громадянство, паспортні дані, освіта, ідентифікаційний код (реєстраційний номер облікової картки платника податків), наявність пільг, стаж державної служби, страховий стаж, просування по службі, умови оплати праці, військовий облік, трудова діяльність, підвищення кваліфікації, знання іноземних мов, науковий ступінь, вчене звання, заохочення, нагороди, почесні звання, дисциплінарна відповідальність, сімейний стан, члени сім'ї, стан здоров'я, наявність судимості, домашній та мобільний телефон тощо;

"Програмний комплекс "Парус бухгалтерія" - прізвище, ім'я, по батькові, займана посада суб'єкта персональних даних, його дата народження, ідентифікаційний код (реєстраційний номер облікової картки платника податків), наявність пільг, стаж державної служби, страховий стаж, заробітна плата тощо.

2.4. Особи в Управлінні роботи з персоналом та у Фінансовому департаменті, відповідальні за обробку і захист персональних даних у базах персональних даних (далі - відповідальні особи), визначаються відповідним наказом Мінрегіону.

2.5. Відповідальні особи відповідно до покладених завдань:

забезпечують ознайомлення працівників з вимогами законодавства про захист персональних даних, зокрема щодо їхнього обов'язку не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали їм відомі у зв'язку з виконанням професійних, службових чи трудових обов'язків;

забезпечують організацію обробки персональних даних працівниками Управління роботи з персоналом та Фінансового департаменту відповідно до їх професійних, службових обов'язків в обсязі, необхідному для виконання таких обов'язків;

організовують роботу з обробки запитів щодо доступу до персональних даних суб'єктів відносин, пов'язаних з обробкою персональних даних;

забезпечують доступ суб'єктів персональних даних до власних персональних даних;

інформують заступника Міністра - керівника апарату про заходи, яких необхідно вжити для приведення складу персональних даних та процедур їх обробки у відповідність до закону; порушення встановлених процедур з обробки персональних даних;

ведуть облік фактів надання та позбавлення працівників права доступу до персональних даних та їх обробки; спроб та фактів несанкціонованих та/або незаконних дій з обробки персональних даних.

2.6. Відповідальні особи можуть розмежувати режими доступу працівників до обробки персональних даних у базі персональних даних відповідно до їх професійних, трудових чи службових обов'язків.

2.7. Збирання персональних даних здійснюється працівниками Управління роботи з персоналом та Фінансового департаменту при укладенні або зміні умов трудового договору, а також, за необхідності, у період роботи суб'єкта персональних даних відповідно до мети та принципів обробки персональних даних у базах персональних даних.

2.8. При укладенні трудового договору фізична особа надає згоду на збір та обробку персональних даних у базах персональних даних за формою, встановленою згідно з додатком 1 до цього Порядку.

Відповідальна особа Управління роботи з персоналом перевіряє правильність та достовірність заповнення суб'єктом персональних даних, його згоди на збір та обробку персональних даних і посвідчує її своїм підписом та печаткою Управління роботи з персоналом.

Належно оформлена згода на збір та обробку персональних даних зберігається в особовій справі суб'єкта персональних даних протягом усього строку обробки персональних даних.

Після занесення персональних даних суб'єкта персональних даних до баз персональних даних, але не пізніше ніж протягом десяти робочих днів з дня укладення трудового договору, відповідальна особа Управління роботи з персоналом повідомляє суб'єкта персональних даних про його права, мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані.

2.9. Персональні дані суб'єктів персональних даних, відображені у зібраних при укладенні трудового договору відповідних документах, накопичуються працівниками Управління роботи з персоналом та Фінансового департаменту в особових справах та особистих рахунках суб'єктів персональних даних, а також відповідна інформація, зазначена в них, заноситься до особової картки суб'єкта персональних даних та до баз персональних даних.

2.10. Обробка персональних даних в особових справах та особових рахунках здійснюється у порядку, визначеному законодавством та Порядком, з урахуванням таких вимог:

документи, що містять персональні дані, формуються у справи залежно від мети обробки персональних даних;

справи з документами, що містять персональні дані, повинні мати внутрішні описи документів із зазначенням мети обробки і категорії персональних даних.

2.11. Обробка персональних даних працівниками Управління роботи з персоналом та Фінансового департаменту у відповідних інформаційних (автоматизованих) системах здійснюється лише після їх авторизації.