З метою запровадження єдиного порядку ведення претензійно-позовної роботи, реєстрації та забезпечення зберігання претензійних та позовних матеріалів в Державному агентстві України з питань кіно та відповідно до рекомендацій Міністерства юстиції України від 15.01.96 № 2 "Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації"

1. Затвердити Порядок ведення претензійно-позовної роботи в Державному агентстві України з питань кіно (далі - Порядок), що додається.

2. Юридичному відділу (Шевчук Ю.І.) забезпечити організацію ведення претензійно-правової роботи відповідно до затвердженого Порядку.

3. Керівникам структурних підрозділів забезпечити дотримання вимог затвердженого цим наказом Порядку.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови С.В.Сьомкіна.

1.1. Порядок ведення претензійно-позовної роботи в Державному агентстві України з питань кіно (далі - Порядок) розроблено з метою єдиного підходу до ведення претензійно-позовної роботи відповідно до вимог Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Господарського процесуального кодексу України та інших нормативно-правових актів.

1.2. Ведення претензійно-позовної роботи покладається на юридичний відділ.

1.3. Недотримання вимог встановленого порядку пред'явлення і розгляду претензій та позовів тягне за собою відповідальність винних у цьому посадових осіб згідно з чинним законодавством України.

1.4. Юридичним відділом забезпечується ведення журналів обліку претензій та позовних заяв, пред'явлених Державним агентством України з питань кіно (далі - Держкіно України) та до нього, хід їх розгляду та виконання, за зразками, наведеними в додатках 1, 2, 3, 4 до цього Порядку.

Ведення таких журналів може здійснюватись в електронному вигляді.

1.5. Претензійно-позовна робота в Держкіно України повинна сприяти:

- забезпеченню виконання договірних зобов'язань у всіх сферах діяльності;

- економії та раціональному використанню матеріальних, трудових, фінансових та інших видів ресурсів;

- зниженню непродуктивних витрат та усуненню причин і умов, що їх спричиняють;

- забезпеченню захисту і відновленню порушених майнових прав та інтересів Держкіно України, що охороняються законом;

- ефективному використанню законодавства для поліпшення економічних показників господарської діяльності та запобіганню його порушенням.

1.6. До претензійно-позовної роботи належить:

- підготовка, одержання та складання документів, необхідних для пред'явлення і розгляду претензій та позовів;

- пред'явлення і розгляд претензій та підготовка позовів;

- підготовка відповідей (відзивів), заяв і скарг про перегляд судових рішень в апеляційному та касаційному порядку, а також у зв'язку з винятковими та нововиявленими обставинами;

- захист інтересів Держкіно України при розгляді майнових, переддоговірних та інших спорів у судах;

- здійснення організаційно-технічних заходів (реєстрація, облік, зберігання та відправлення претензійно-позовних матеріалів);

- забезпечення контролю за претензійно-позовним провадженням;

- розгляд, аналіз, узагальнення результатів претензійно-позовної роботи;

- підготовка висновків, пропозицій щодо поліпшення претензійно-позовної роботи.

2.1. Держкіно України з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником прав та інтересів звертається до відповідача з письмовою претензією, крім спорів, передбачених господарським процесуальним законодавством України, на які не поширюється порядок їх досудового врегулювання.

2.2. За наявності підстав та обґрунтованих вимог матеріали для пред'явлення претензії відповідний структурний підрозділ Держкіно України готує та передає до юридичного відділу для підготовки претензії.

2.3. У претензії зазначаються:

- повне найменування і поштові реквізити заявника (Держкіно України) претензії та підприємства (установи, організації), якому вона пред'являється;

- номер і дата;

- обставини, на підставі яких пред'явлена претензія, і докази, що їх підтверджують;

- посилання на відповідні нормативні акти;

- вимоги заявника;

- сума та розрахунок претензії, якщо претензія підлягає грошовій оцінці;

- платіжні реквізити заявника претензії;

- перелік документів, що додаються до претензії, а також інших доказів;

- документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах або належним чином засвідчених копіях.

2.4. Претензія візується керівником юридичного відділу та підписується Головою, першим заступником Голови Держкіно України або особами, уповноваженими на здійснення представництва Держкіно України за належним чином оформленими дорученнями, після чого надсилається адресатові рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

До претензії додаються довіреність чи інший документ, що підтверджує повноваження представника Держкіно України.

2.5. Юридичний відділ реєструє претензію у відповідному журналі обліку, здійснює контроль за своєчасним надходженням відповідей на претензії.

У разі необхідності може бути надіслано нагадування про прискорення надання відповіді на претензію, яке підписується в тому ж порядку, що й сама претензія.

2.6. Претензія розглядається у місячний строк з дня її одержання, якщо інше не визначено законодавством.

2.7. Про фактичне виконання претензії юридичний відділ здійснює відповідний запис у журналі обліку претензій, пред'явлених Держкіно України.

У юридичному відділі на кожну претензію оформляється окреме переведення (справа), у яке підшиваються всі матеріали стосовно розгляду претензії.

2.8. Якщо претензія відхилена повністю або частково без належних підстав, залишена без відповіді юридичним відділом здійснюються дії по підготовці позову.

3.1. Голова, перший заступник Голови Держкіно України при надходженні претензій вивчає їх та направляє на перевірку юридичному відділу.

3.2. Під час перевірки матеріалів претензії з'ясовуються такі обставини:

- наявність усіх документів, що підтверджують обґрунтованість претензії;

- правильність складання розрахунку;

- наявність правових підстав для визнання чи відхилення претензії.

3.3. Якщо до претензії не додані всі документи, необхідні для її розгляду, вони витребовуються у заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше п'яти днів, не враховуючи часу поштового обігу.

Якщо в установлений строк відомості чи документи не одержані, претензія розглядається за наявними документами.

3.4. Після первинної правової оцінки претензійні матеріали у п'ятиденний строк передаються юридичним відділом, за погодженням з Головою, першим заступником Голови Держкіно України, у структурні підрозділи які ведуть даний напрямок роботи для надання висновку по суті претензійних вимог.

3.5. Структурний підрозділ, який отримав претензійні матеріали, у п'ятиденний строк з дня отримання здійснює їх перевірку та надає письмовий висновок щодо обґрунтованості претензійних вимог, враховуючи специфіку питання, що розглядається, вирішення якого належить до сфери діяльності вказаного структурного підрозділу.

3.6. У разі необхідності структурний підрозділ спільно з фінансово-економічним відділом проводить звірення розрахунків, службову перевірку та інші дії, що забезпечують врегулювання спору в претензійному порядку. Висновок повинен бути підтверджений відповідними документами, оформленими відповідним чином.

3.7. Висновок з претензійними матеріалами невідкладно передається в юридичний відділ.

3.8. Юридичний відділ з урахуванням висновку готує проект відповіді про відхилення або визнання (повне, часткове) претензії.

3.9. У проекті відповіді про відмову в задоволенні претензії повинні бути вказані мотиви, з яких претензія відхиляється, з посиланням на відповідні нормативні акти. До нього додаються (у необхідних випадках) документи, що спростовують претензійні вимоги повністю або частково (копія платіжного доручення про перерахування заборгованості та ін.).

Проект відповіді повинен містити найменування та адреси заявника, дату і номер претензії, на яку надається відповідь.

3.10. При відмові в задоволенні претензії заявнику повертаються додані до неї оригінали документів, копії цих документів підшиваються у відповідне переведення (справу).

3.11. У проекті відповіді про визнання претензії визначається строк і спосіб її задоволення (перерахування суми заборгованості тощо). Голові, першому заступнику Голови Держкіно України надається письмовий висновок структурного підрозділу, який перевіряв претензію, та необхідні документи, що підтверджують підстави задоволення претензійних вимог.

3.12. Відповідь на претензію підписується Головою, першим заступником Голови Держкіно України після візування її керівником структурного підрозділу, начальником фінансово-економічного відділу та юридичним відділом.

3.13. Фінансово-економічний відділ у триденний строк з дня перерахування коштів надає юридичному відділу копію платіжного доручення про перерахування заборгованості або інше підтвердження виконання претензії, залежно від способу задоволення претензійних вимог.

3.14. Відповідь на претензію надсилається рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

3.15. Претензія з копією відповіді та доказами її відправлення (квитанція про рекомендований або цінний лист чи розписка про вручення) залишаються в юридичному відділі.

3.16. Результати розгляду вносяться в журнал обліку претензій, пред'явлених до Держкіно України.

3.17. Залишення претензії без відповіді не допускається.