На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28.09.2011 № 1001 "Деякі питання утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органах виконавчої влади"

1. Затвердити Порядок проведення внутрішнього аудиту в Державній службі фінансового моніторингу України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету фінансового моніторингу України від 03.09.2010 № 159 "Про затвердження Порядку проведення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в Державному комітеті фінансового моніторингу України" (зі змінами).

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 28.09.2011 № 1001 "Деякі питання утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади", Стандартів внутрішнього аудиту , затверджених наказом Міністерства фінансів України від 04.10.2011 № 1247, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 20.10.2011 за № 1219/19957 (далі - Стандарти), Кодексу етики працівників підрозділу внутрішнього аудиту , затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 29.09.2011 № 1217, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України від 17.10.2011 за № 1195/19933 (далі - Кодекс етики), та Положення про Сектор внутрішнього аудиту.

Цей Порядок визначає механізм проведення внутрішнього аудиту в Державній службі фінансового моніторингу України (далі - Держфінмоніторинг України).

1.2. Об'єктом внутрішнього аудиту є діяльність Держфінмоніторингу України в повному обсязі або з окремих питань (на окремих етапах) та заходи, що здійснюються Головою Держфінмоніторингу України для забезпечення ефективного функціонування системи внутрішнього контролю (дотримання принципів законності та ефективного використання бюджетних коштів, досягнення результатів відповідно до встановленої мети, виконання завдань, планів і дотримання вимог щодо діяльності Держфінмоніторингу України, а також підприємств, установ та організацій, які належать до сфери управління Держфінмоніторингу України) (далі - об'єкт аудиту, установа).

1.3. Сектор внутрішнього аудиту (далі - Сектор) є самостійним структурним підрозділом Держфінмоніторингу України, який організовує та здійснює внутрішній аудит, і підпорядковується Голові Держфінмоніторингу України.

1.4. Основні завдання та функції Сектору, права, повноваження і обов'язки керівника та працівників Сектору визначаються Положенням про Сектор та посадовими інструкціями, що затверджуються у встановленому порядку.

Внутрішні документи з питань внутрішнього аудиту розробляються керівником Сектору, з урахуванням вимог нормативно-правових актів.

1.5. У цьому Порядку терміни "внутрішній аудит", "внутрішній контроль" та "об'єкти внутрішнього аудиту" вживаються у значеннях, що застосовуються у Бюджетному кодексі України та Порядку утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.09.2011 № 1001.

2.1. Внутрішній аудит здійснюється незалежно та об'єктивно.

2.2. Організаційна незалежність передбачає пряме підпорядкування та підзвітність Сектору Голові Держфінмоніторингу України.

Організаційна незалежність забезпечується через:

- затвердження Головою Держфінмоніторингу України Положення про Сектор та піврічного плану діяльності внутрішнього аудиту;

- інформування керівником Сектору Голову Держфінмоніторингу України про стан виконання плану діяльності внутрішнього аудиту та інших завдань, а також про наявність обмежень у проведенні внутрішнього аудиту чи ресурсах.

2.3. Функціональна незалежність передбачає недопущення виконання працівниками Сектору функцій, не пов'язаних із здійсненням внутрішнього аудиту та не визначених у Положенні про Сектор.

2.4. Голова Держфінмоніторингу України забезпечує вжиття заходів щодо запобігання неправомірному втручанню третіх осіб у планування і проведення внутрішнього аудиту та підготовку звіту про його результати.

2.5. Об'єктивність вимагає від працівників Сектору провадити свою діяльність неупереджено, без формування свого висновку під впливом третіх осіб та уникати конфлікту інтересів.

2.6. Працівники Сектору інформують керівника Сектору про сфери діяльності установи, в якій вони працювали на керівних посадах або працюють (працювали у період, який охоплюється внутрішнім аудитом) його близькі особи, для прийняття ним рішення про можливість проведення таким працівником внутрішнього аудиту у зазначених сферах діяльності установи.

2.7. У разі виникнення обставин, які перешкоджають проведенню працівниками або керівником Сектору їх обов'язків, втручання у їх діяльність посадових або інших осіб Держфінмоніторингу України працівники Сектору або керівник Сектору письмово інформують про це Державну фінансову інспекцію України (далі - Держфінінспекція) для дослідження нею зазначених обставин та вжиття заходів відповідно до законодавства.

3.1. Сфера застосування внутрішнього аудиту охоплює такі напрями діяльності:

- оцінка діяльності установи щодо ефективності функціонування системи внутрішнього контролю, ступеня виконання і досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах, ефективності планування і виконання бюджетних програм та результатів їх виконання, та виконання контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства, а також ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань установи (аудит ефективності);

- оцінка діяльності установи щодо законності та достовірності фінансової і бюджетної звітності, правильності ведення бухгалтерського обліку (фінансовий аудит);

- оцінка діяльності установи щодо дотримання актів законодавства, планів, процедур, контрактів з питань стану збереження активів, інформації та управління державним майном (аудит відповідності).

3.2. У разі негативного висновку за результатами фінансового аудиту чи аудиту відповідності за рішенням Голови Держфінмоніторингу України може бути призначено проведення аудиту ефективності.

4.1. Планування діяльності з внутрішнього аудиту - це процес, що здійснюється Сектором та включає комплекс дій, спрямованих на формування, погодження та затвердження піврічних планів проведення внутрішнього аудиту.

4.2. Піврічні плани проведення внутрішнього аудиту формуються на підставі оцінки ризиків у діяльності установи та визначають теми внутрішніх аудитів.

4.3. При плануванні проведення внутрішнього аудиту працівником Сектору береться до уваги система управління ризиками, що застосовується в установі.

У разі відсутності в установі системи управління ризиками працівником Сектору застосовується власне судження про ризики в діяльності установи після консультацій, проведених з Головою Держфінмоніторингу України та посадовими особами установи, які безпосередньо відповідають за функції, процеси, що охоплюються внутрішнім аудитом (далі - відповідальні за діяльність).

4.4. Оцінка ризиків передбачає визначення ймовірності настання подій та розміру їх наслідків, які негативно впливатимуть на:

- виконання завдань і досягнення цілей Держфінмоніторингом України, визначених у стратегічних та річних планах;

- ефективність планування, виконання та результату виконання бюджетних програм;

- здійснення контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених для Держфінмоніторингу України актами законодавства;

- стан збереження активів та інформації;

- стан управління державним майном;

- правильність ведення бухгалтерського обліку та достовірність фінансової і бюджетної звітності.

4.5. Періодичність та інші критерії відбору об'єктів для проведення планових внутрішніх аудитів визначаються Сектором та затверджуються Головою Держфінмоніторингу України.

4.6. Піврічний план діяльності внутрішнього аудиту повинен містити:

- напрям внутрішнього аудиту;

- тему внутрішнього аудиту;

- найменування та місцезнаходження установи, в якій проводиться внутрішній аудит, та період діяльності, за який він проводиться (для фінансового аудиту, аудиту відповідності);

- період проведення (півріччя, у якому планується початок та завершення) внутрішнього аудиту;

4.7. До плану не включаються внутрішні аудити за тією самою темою (з тих самих питань), за якою було проведено внутрішній аудит підрозділом внутрішнього аудиту або виїзний контрольний захід Держфінінспекцією, та з моменту проведення яких пройшло менше ніж один календарний рік.

4.8. Під час розроблення бюджетних запитів, проектів кошторисів, фінансових планів і штатних розписів керівник Сектору готує та подає Голові Держфінмоніторингу України пропозиції з обґрунтованими розрахунками потреби в ресурсах для забезпечення виконання Сектором планів роботи.

Для ефективного використання трудових ресурсів керівник Сектору визначає необхідні обсяги часу на проведення всіх внутрішніх аудитів та завантаженість працівників Сектору для проведення внутрішніх аудитів, які затверджуються Головою Держфінмоніторингу України.

4.9. Після погодження піврічного плану діяльності внутрішнього аудиту з Держфінінспекцією, керівник Сектору подає його на розгляд і затвердження Голові Держфінмоніторингу України з інформацією про ресурси, необхідні для їх виконання, у тому числі повідомляє про істотні зміни в планах, які мали місце впродовж звітного періоду.

У разі обмеження Сектору у ресурсах керівник Сектору письмово інформує про це Голову Держфінмоніторингу України із зазначенням наслідків таких обмежень та подає відповідні пропозиції щодо вирішення зазначеного питання.

4.10. Затвердження Головою Держфінмоніторингу України піврічних планів внутрішнього аудиту здійснюється не пізніше ніж за 15 календарних днів до початку наступного півріччя.

Зміни до піврічних планів вносяться в порядку їх затвердження не пізніше ніж за 15 календарних днів до завершення року чи півріччя відповідно.

4.11. Піврічні плани складаються з урахуванням резерву робочого часу на проведення позапланових внутрішніх аудитів, який розраховується залежно від специфіки діяльності Держфінмоніторингу України, але не більше 25 відсотків робочого часу, призначеного на проведення внутрішніх аудитів.

5.1. Сектором складається та ведеться реєстр, який містить дані щодо об'єктів внутрішнього аудиту, за встановленою формою (додаток 1).

5.2. Реєстр містить таку інформацію:

- найменування установи, в якій проводився внутрішній аудит;

- код за ЄДРПОУ;

- місцезнаходження установи;

- дату попереднього внутрішнього аудиту;

- відомості про стан реагування на висновки та рекомендації за результатами внутрішнього аудиту.

6.1. Внутрішній аудит передбачає здійснення оцінки, результатом якої є отримання необхідних та достатніх аудиторських доказів з метою надання висновків відповідно до цілей внутрішнього аудиту.

6.2. Цілі внутрішнього аудиту формуються працівником Сектору та визначають його очікувані результати.

6.3. Організація внутрішнього аудиту передбачає розподіл трудових ресурсів, планування внутрішнього аудиту та складання за його результатами програми.

6.4. Керівник Сектору визначає склад аудиторської групи, який повинен відповідати характеру й ступеню складності кожного внутрішнього аудиту, а також обмеженням в термінах і трудових ресурсах.

6.5. Для досягнення цілей та забезпечення належної якості внутрішнього аудиту призначається керівник аудиторської групи. Якщо внутрішній аудит проводиться однією посадовою особою, вона вважається керівником аудиторської групи.

Керівник аудиторської групи:

- розподіляє завдання та обсяги роботи між членами аудиторської групи та за потреби корегує їх;

- контролює хід виконання завдань кожним членом аудиторської групи, стан виконання ними програми, надає їм необхідну допомогу;

- вживає в межах повноважень заходів для забезпечення об'єктивності і незалежності членів аудиторської групи;

- інформує керівника Сектору про фактори, що негативно впливають на незалежність і об'єктивність членів аудиторської групи;

- оцінює відповідність обраних членами аудиторської групи методів внутрішнього аудиту, цілі, обсягу, термінам і розподілу трудових ресурсів та за потреби вживає необхідних заходів;

- інформує керівника Сектору про необхідність участі у внутрішньому аудиті залучених фахівців, отримання необхідної інформації від третіх осіб, отримання членами аудиторської групи необхідних консультацій, роз'яснень та іншої допомоги, включаючи технічну;

- розглядає, повертає на доопрацювання або схвалює офіційну документацію про результати виконання членами аудиторської групи завдань під час внутрішнього аудиту.

Працівники Сектору забезпечують об'єктивність висновків в офіційній документації, а керівник аудиторської групи - загальну якість результатів роботи аудиторської групи.

6.6. При плануванні внутрішнього аудиту працівники Сектору вивчають питання, пов'язані з об'єктом внутрішнього аудиту:

- завдання і цілі установи, визначені у стратегічних та річних планах;

- бюджетні програми;

- використання установою інформаційних технологій (IT);

- середовище контролю, а саме визначення заходів, що вживаються керівництвом установи для створення і надійного функціонування внутрішнього контролю (накази, розпорядження, посадові інструкції, правила чи регламенти тощо), визначення ступеня додержання правил, встановлених керівництвом установи (чи виконуються фактично накази, розпорядження, посадові інструкції, правила чи регламенти тощо), для попередження, виявлення та виправлення помилок, попередження та виявлення фактів обману (крадіжок, приписок, шахрайства тощо) та досягнення установою визначеної мети;

- інші необхідні для виконання внутрішнього аудиту аспекти діяльності установи.

6.7. Детальне вивчення об'єкта аудиту здійснюється шляхом запитів та аналізу отриманої інформації щодо:

- розпорядчих документів, нормативно-правових актів, які регламентують діяльність установи;

- організаційної структури та системи управління установою;

- паспортів бюджетних програм;

- системи бухгалтерського обліку, фінансової і бюджетної звітності за суттєвістю;

- матеріалів попередніх контрольних заходів контролюючих органів та стан усунення виявлених порушень за їх результатами;

- звернень державних органів, народних депутатів, громадян, публікацій у засобах масової інформації про порушення законодавства, що стосуються діяльності об'єкта аудиту;

- інших необхідних для виконання внутрішнього аудиту систем чи напрямів діяльності, інформації, у тому числі одержаної під час консультацій з керівництвом установи та її персоналом.

6.8. Отримана інформація є суттєвою, якщо її відсутність або перекручення може впливати на рішення керівництва, які приймаються на її підставі. Суттєвість залежить від розміру помилки, відсутності або перекручень змісту інформації і визначається працівником Сектору, виходячи з власних професійних суджень.

6.9. Після вивчення об'єкта внутрішнього аудиту та питань, що з ним пов'язані, визначаються суттєвість помилки, ризики та оцінюється ступінь їх можливого впливу.

6.10. За результатами планування внутрішнього аудиту складається його програма.

Програма внутрішнього аудиту визначає:

- напрям внутрішнього аудиту;

- цілі внутрішнього аудиту;

- підставу для проведення внутрішнього аудиту;

- об'єкт внутрішнього аудиту;

- період, що охоплюється внутрішнім аудитом;

- термін проведення внутрішнього аудиту;

- початкові обмеження щодо проведення внутрішнього аудиту (часові, географічні та інші);

- ризикові сфери діяльності, операції, ділянки бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю установи тощо;

- обсяг аудиторських прийомів та процедур за кожним фактором ризику;

- послідовність і терміни виконання робіт;

- склад аудиторської групи;

- планові трудові витрати.

Програма складається у письмовому вигляді, підписується керівником Сектору та затверджується Головою Держфінмоніторингу України до початку її виконання.

6.11. Внесення змін до програми внутрішнього аудиту здійснюється в порядку її затвердження.

6.12. Внутрішні аудити проводяться за розпорядчим документом Голови Держфінмоніторингу України, який складається на паперових носіях та містить такі обов'язкові реквізити:

- найменування установи;

- назву виду розпорядчого документа;

- дату і номер;

- посаду, прізвище, ім'я і по батькові керівника аудиторської групи, працівників (працівника) підрозділу внутрішнього аудиту або залученого фахівця (фахівців), що беруть участь у проведенні внутрішнього аудиту;

- підставу для проведення внутрішнього аудиту (пункт плану, доручення керівництва тощо);

- напрям внутрішнього аудиту;

- тему внутрішнього аудиту;

- найменування та місцезнаходження установи, в якій планується проведення внутрішнього аудиту, та період діяльності, який ним охоплюється (для фінансового аудиту, аудиту відповідності);

- дати початку і закінчення проведення внутрішнього аудиту;

- посаду, прізвище, ім'я і по батькові керівника установи та його підпис.

6.13. Строк проведення аудиту ефективності становить 45 робочих днів, а строки проведення фінансового аудиту та аудиту відповідності - 30 робочих днів. Ці строки можуть бути продовжені до 15 робочих днів на підставі розпорядчого документа.

Строки проведення внутрішнього аудиту не включають строки, пов'язані із його організацією.

7.1. Проведення внутрішнього аудиту передбачає збір аудиторських доказів працівниками Сектору із застосуванням методів, методичних прийомів і процедур, що забезпечують обґрунтованість висновків за його результатами.

7.2. Працівники Сектору самостійно визначають методи, методичні прийоми та процедури, які застосовуються під час внутрішнього аудиту, залежно від його об'єкта та відповідно до вимог внутрішніх документів з питань проведення внутрішнього аудиту.

7.3. Під аудиторським доказом розуміється зібрана та задокументована надійна та компетентна інформація, яку використовує працівник Сектору з метою обґрунтування висновків за результатами внутрішнього аудиту.

7.4. Джерелами аудиторських доказів є:

- дані первинних документів і звітів, у яких відображається основна інформація про операції, системи та процеси;

- облікові регістри;

- фінансова, бюджетна, статистична, податкова та інші види звітності;

- звіти про виконання паспортів бюджетних програм;

- інвентаризаційні матеріали (описи, порівняльні відомості);

- розрахунки, декларації, кошториси, калькуляції, договори, контракти, накази, розпорядження;

- матеріали контрольних заходів;