На виконання рішення колегії Держкомтелерадіо України від 20.12.2011 № 14/66 "Про стан претензійно-позовної роботи Держкомтелерадіо України та державних підприємств, що належать до сфери його управління", введеного в дію наказом Держкомтелерадіо України від 27.12.2011 № 368 , а також з метою реалізації пункту 6, підпункту 11, 12 та 17 пункту 10 Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 № 1040,

1. Затвердити Порядок ведення договірної та претензійно-позовної роботи (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Держкомтелерадіо України забезпечити:

2.1. Виконання вимог даного Порядку;

2.2. Оформлення та ведення журналів обліку договорів, які укладаються Держкомтелерадіо України згідно з цим Порядком.

3. Керівникам підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Держкомтелерадіо України (далі - підвідомчі організації):

3.1. В місячний термін на основі даного Порядку розробити та затвердити власний порядок ведення договірної та претензійно-позовної роботи;

3.2. Забезпечити оформлення та ведення журналів обліку договорів, претензій та позовів;

3.3. До 20 березня 2012 року поінформувати Держкомтелерадіо України про здійсненні заходи.

4. Юридичному відділу (Новікова Д.В.) забезпечити:

4.1. Контроль за дотриманням вимог даного Порядку структурними підрозділами Держкомтелерадіо України та підвідомчими організаціями;

4.2. Оформлення та ведення журналів обліку претензій та позовів згідно з цим Порядком.

5. Управлінню інформаційної політики (Червак Б.О.) забезпечити розміщення цього наказу на офіційному веб-сайті Держкомтелерадіо України.

6. Управлінню документообігу та матеріально-технічного забезпечення (Шапкін С.Б.) довести цей наказ до відома згідно з розрахунком розсилки, що додається.

7. Вважати такими, що втратили чинність, накази Держкомтелерадіо України від 10.04.2007 № 121 "Про затвердження Положення про порядок ведення договірної та претензійно-позовної роботи" та від 08.02.2011 № 25 "Про затвердження Методичних рекомендацій щодо вимог претензійно-позовних документів на підприємствах, установах та організаціях сфери управління Держкомтелерадіо".

8. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Цей Порядок розроблений відповідно до Цивільного кодексу України , Господарського кодексу України , Цивільного процесуального кодексу України , Кодексу адміністративного судочинства України , Господарського процесуального кодексу України , рекомендацій Міністерства юстиції України від 15.01.96 № 2 "Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації" та встановлює порядок підготовки проектів договорів, їх укладання та контролю за виконанням, а також ведення претензійно-позовної роботи в Державному комітеті телебачення і радіомовлення України з метою чіткої організації виконання норм чинного законодавства України.

1.2. Цей Порядок є обов'язковим для виконання посадовими особами та працівниками центрального апарату Держкомтелерадіо України.

1.3. Договірна та претензійно-позовна робота повинна сприяти:

виконанню зобов'язань для задоволення потреб Держкомтелерадіо України та держави;

забезпеченню виконання договірних зобов'язань в усіх сферах діяльності;

економії та раціональному використанню матеріальних, трудових, фінансових та інших видів ресурсів;

зниженню непродуктивних витрат та усуненню причин і умов, що їх спричиняють;

забезпеченню захисту і відновленню порушених майнових прав та інтересів Держкомтелерадіо України, що охороняються законом.

1.4. До договірної та претензійно-позовної роботи належить:

- підготовка та розгляд проектів договорів, що надійшли від іншої сторони;

погодження проектів договорів структурними підрозділами Держкомтелерадіо України;

реєстрація та зберігання укладених договорів;

здійснення розрахунків та контролю за виконанням укладених договорів;

підготовка, одержання та складання документів, необхідних для пред'явлення і розгляду претензій та позовів;

пред'явлення і розгляд претензій та підготовка позовів;

підготовка відповідей (відзивів), заяв і скарг про перегляд судових рішень в апеляційному та касаційному порядку, а також у зв'язку з винятковими та нововиявленими обставинами;

захист інтересів Держкомтелерадіо України при розгляді майнових, переддоговірних та інших спорів у судах;

здійснення організаційно-технічних заходів з реєстрації, обліку, зберігання та відправлення претензійно-позовних матеріалів;

забезпечення контролю за претензійно-позовною роботою;

розгляд, аналіз, узагальнення результатів претензійно-позовної роботи;

підготовка висновків, пропозицій щодо поліпшення претензійно-позовної роботи.

2.1. Підготовка проекту договору

2.1.1. Договори, стороною в яких виступає Держкомтелерадіо України, мають укладатися у письмовій формі.

2.1.2. Проект договору готується структурним підрозділом центрального апарату Держкомтелерадіо України, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору (далі - структурний підрозділ, що супроводжує договір).

Проект договору може розроблятися будь-якою із сторін, що домовляються, крім випадків, передбачених чинним законодавством.

Пропозиція укласти договір має містити істотні умови договору і відображати намір особи, яка її внесла, вважати себе зобов'язаною у разі її прийняття.

2.1.3. Договір вважається укладеним, коли між сторонами досягнуто згоди за всіма істотними умовами.

Істотними умовами договору є ті, які визначені такими за законодавством або необхідні для договорів цього виду, а також всі ті умови, щодо яких за заявою однієї із сторін має бути досягнуто згоди. Так, зокрема, договір повинен містити:

найменування сторін;

дата і місце його укладання;

предмет договору (найменування товарів (робіт, послуг), характер товарів, що поставляються (виконуваної роботи, послуг, що надаються), їх відповідність науковим, технічним, соціальним, економічним та іншим вимогам);

зазначені та додаткові вимоги за згодою сторін можуть бути відображені в додатках до договору;

права та обов'язки сторін за договором;

відповідальність сторін;

способи забезпечення виконання зобов'язань за договором (неустойка, завдаток, порука, гарантія, застава);

строк дії договору;

строки і порядок поставки товарів (виконання робіт, надання послуг);

ціна договору (вартість товарів, робіт, послуг), порядок розрахунків;

форс-мажорні обставини;

порядок врегулювання спорів;

місцезнаходження сторін.

Крім умов, зазначених вище, договором можуть бути передбачені інші умови, погоджені сторонами, та такі, що не суперечать чинному законодавству.

2.1.4. Невід'ємною частиною представленого для розгляду проекту договору можуть бути:

специфікація;

протокол про договірну ціну та калькуляція кошторисної вартості з розрахунками відповідно до статей витрат;

графік виконання робіт;

технічні вимоги (у разі потреби);

інша документація, що є підставою підписання договору чи визнається сторонами договору його невід'ємною складовою.

2.1.5. Структурний підрозділ, що супроводжує договір обов'язково здійснює погодження проекту договору з фінансово-економічною службою, бухгалтерією, юридичною службою та із заінтересованим структурним підрозділом Держкомтелерадіо України.

У разі укладання договорів на здійснення державних закупівель, фінансово-економічна служба та бухгалтерія перевіряє проект договору на відповідність плану закупівель та кошторисним призначенням, порядку розрахунків (попередня оплата, за фактом постачання), реквізитам замовника, наявності (відсутності) штрафних санкцій за невиконання умов договору.

У разі необхідності такий проект договору погоджується іншими заінтересованими структурними підрозділами Держкомтелерадіо України.

Юридична служба, за наявності погодження керівників заінтересованих структурних підрозділів, здійснює правову оцінку проекту договору, зокрема, його відповідність вимогам чинного законодавства, наявність у договорі способів забезпечення виконання умов договору та визначення в договорі санкцій щодо неналежного (неякісного, несвоєчасного) виконання умов договору і, у разі відсутності зауважень, погоджує проект договору.

2.1.6. Візи повинні складатися з особистого підпису, ініціалів та прізвища посадової особи, яка візує проект договору, та дати візування.

2.1.7. Термін розгляду проекту договору з усіма додатками в кожному структурному підрозділі не може перевищувати 2 робочих днів.

У разі виявлення у проекті договору помилок та інших недоліків, що вимагають додаткового опрацювання, проект договору повертається до структурного підрозділу, що супроводжує договір, на доопрацювання.

2.1.8. Проект договору, завізований керівниками вищезазначених підрозділів, першим заступником Голови Держкомтелерадіо України та заступником Голови Держкомтелерадіо України згідно з розподілом обов'язків, подається на підпис Голові Держкомтелерадіо України (або одному із його заступників в разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень).

2.1.9. Розрахунок вартості договору складається його виконавцем, а на етапі укладання договору із замовником, підписується останнім на знак досягнутої згоди (про що, в разі необхідності, складається протокол узгодження договірної ціни).

2.1.10. Розбіжності, що виникають між сторонами під час укладання договору, розглядаються структурним підрозділом, який супроводжує договір, із залученням, в разі необхідності, відповідних структурних підрозділів Держкомтелерадіо України та/або заступника Голови Держкомтелерадіо України згідно з розподілом обов'язків.

2.1.11. У випадку наявності заперечень щодо умов проекту договору, сторона, яка одержала його, складає протокол розбіжностей, який підписується, про що робиться застереження в договорі, та не пізніше 20-денного строку надсилає іншій стороні два примірники протоколу розбіжностей разом з договором, підписаним в порядку, встановленому підпунктами 2.1.5 - 2.1.8 пункту 2.1 розділу II цього Порядку.

Сторона, яка одержала протокол розбіжностей, зобов'язана розглянути його, вжити заходів до врегулювання розбіжностей з іншою стороною, включити до договору всі прийняті пропозиції.

2.1.12. Оригінали укладеного договору структурний підрозділ, що супроводжує договір реєструє в окремому журналі обліку договорів за зразком, наведеним у додатку 1 до цього Порядку та присвоює йому дату і номер реєстрації на всіх його примірниках.

У разі подання на реєстрацію примірників договору з присвоєними реєстраційними номерами контрагентів номер реєстрації Держкомтелерадіо України ставиться через дріб.

2.1.13. Структурний підрозділ, який супроводжує договір, здійснює контроль за його виконанням (в тому числі за термінами виконання), а фінансово-економічний департамент - за дотриманням фінансової дисципліни.

2.1.14. Договори про закупівлю, що підпадають під сферу застосування Закону України "Про здійснення державних закупівель" , укладаються з урахуванням вимог цього Закону. Зміст такого договору визначається на основі Типового договору про закупівлю товарів (робіт або послуг) за державні кошти та Інструкції щодо його заповнення , затверджених наказом Міністерства економіки України від 27.07.2010 № 925.

2.2. Підстави для зміни або розірвання договору

2.2.1. Зміна або розірвання договору допускається лише за згодою сторін, якщо інше не встановлено договором або законом, та вчиняється в такій самій формі, що й договір, що змінюється або розривається, якщо інше не встановлено договором або законом.

Сторона, яка вважає за необхідне змінити або розірвати договір, надсилає пропозицію щодо цього іншій стороні, у терміни, зазначені у такому договорі.

Сторона, яка одержала пропозицію про зміну або розірвання договору, повинна відповісти на неї. Якщо сторони не досягли згоди щодо зміни або розірвання договору, а також у разі неодержання відповіді у встановлений строк з урахуванням часу поштового обігу, заінтересована сторона має право передати спір на вирішення суду.

Погодження та підписання змін до договору здійснюється в тому самому порядку, що й основного договору.

2.2.2. Договір може бути змінено або розірвано за рішенням суду на вимогу однієї із сторін у разі істотного порушення договору другою стороною, а також в інших випадках, встановлених договором або законом.

2.2.3. У разі зміни договору зобов'язання сторін змінюються відповідно до змінених умов щодо предмета, місця, строків виконання тощо.

У разі розірвання договору зобов'язання сторін припиняються, про що робиться відмітка у журналі обліку договорів.

2.3. Порядок приймання товарів, виконаних робіт, наданих послуг

2.3.1. Приймання товарів здійснюється за накладною, а приймання робіт і послуг оформлюється двостороннім актом, який складається сторонами і є підставою для взаємних розрахунків.

Зі сторони Держкомтелерадіо України акт візується структурним підрозділом, що супроводжує договір, фінансово-економічним департаментом і бухгалтерією, та підписується Головою Держкомтелерадіо України (або одним із його заступників в разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень).

В разі необхідності, наказом Голови Держкомтелерадіо України для приймання товарів (робіт, послуг) може створюватись відповідна комісія.

2.3.2. Замовник у термін, встановлений договором, зобов'язаний направити виконавцю підписаний акт або вмотивовану відмову від приймання товарів (робіт, послуг). У випадку вмотивованої відмови замовника від приймання товарів (робіт, послуг) сторонами складається двосторонній акт з переліком необхідних доробок, які виконуватимуться за рахунок виконавця у відповідні строки.

2.3.3. У договорі слід передбачити, що якщо в процесі виконання договору виявиться неминучість отримання негативного результату або недоцільність подальшого його виконання, виконавець зобов'язаний призупинити його виконання, повідомивши негайно про це замовника. У цьому випадку сторони зобов'язані у 30-денний або інший, обумовлений в договорі термін, розглянути питання про доцільність продовження виконання договору.

2.3.4. У випадку призупинення чи припинення виконання договору з ініціативи замовника, понесені виконавцем фактичні витрати на момент призупинення чи припинення виконання договору відшкодовуються замовником, якщо інше не передбачено договором.

2.3.5. За невиконання чи неналежне виконання зобов'язань за договором сторони передбачають у договорі відповідальність як в межах діючого законодавства, так і додаткову відповідно до досягнутої згоди.

2.4. Розрахунки за договором

2.4.1. Розрахунки за виконані за договором зобов'язання здійснюються на підставі вартості, визначеної договором, з урахуванням виконання сторонами договірних зобов'язань та відповідно до строків платежів, передбачених договором (за умови поетапності виконання замовлення).

2.4.2. У договорі може бути передбачена одноразова оплата вартості зобов'язань за договором у встановлений сторонами термін.

2.4.3. Під час виконання договору сторони повинні погоджувати випадки перевищення витрат у порівнянні з договірною ціною, що має оформлюватись протоколом узгодження договірної ціни, який підписується сторонами на знак досягнутої згоди та є невід'ємною частиною договору.

2.4.4. У випадку дострокового виконання договору може передбачатись його дострокове прийняття і оплата за ціною, визначеною у договорі.

2.5. Відповідальність за ведення договірної роботи

2.5.1. Відповідальність за ведення договірної роботи: розроблення, погодження, укладення та виконання договорів, перевірку відповідності виконуваних робіт умовам укладених договорів покладається на структурний підрозділ, що супроводжує договір.

2.5.2. Відповідальність за визначення та реалізацію фінансово-економічної політики з питань договірної діяльності, зокрема, за правильність визначення форм оплати, включення відповідних складових до цін на договірні роботи, контроль за надходженням до централізованих джерел фінансування запланованих коштів, своєчасність здійснення фінансових операцій покладається на фінансово-економічний департамент.

2.5.3. Відповідальність за відповідність договірних документів вимогам чинного законодавства та судовій практиці, покладається на юридичну службу.

3.1. Порядок підготовки міжнародних договорів

3.1.1. Міжнародні договори України міжурядового та міжвідомчого характеру (далі - міжнародні договори) з відповідними державними органами іноземних держав і міжнародними організаціями, до компетенції яких входять питання, що регулюються договорами (далі - інша сторона), розробляються в Держкомтелерадіо України в порядку, визначеному Законом України "Про міжнародні договори України" , Положенням про порядок укладання, виконання та денонсації міжнародних договорів України міжвідомчого характеру , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.06.94 № 422, та іншими нормативно-правовими актами, що регулюють питання у цій сфері.

3.1.2. Проект міжнародного договору готується сектором міжнародних зв'язків управління інформаційної політики з урахуванням пропозицій, наданих відповідними структурними підрозділами Держкомтелерадіо України, а юридична служба опрацьовує проект його тексту на відповідність вимогам законодавства.

3.1.3. Проект міжнародного договору готується в порядку визначеному пунктом 2.1 розділу II даного Порядку з урахуванням вимог встановлених законодавством.

3.2. Укладання договорів на виконання науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт

3.2.1. Після визначення виконавця науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт згідно з Законом України "Про здійснення державних закупівель" структурний підрозділ, що супроводжує договір, забезпечує укладання договору відповідно до Розділу II цього Порядку.

3.2.2. Проект договору про виконання науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт готується структурним підрозділом, що супроводжує договір, відповідно до Тематики науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт, схваленої рішенням Колегії Держкомтелерадіо України та затвердженої наказом Голови Держкомтелерадіо України.

3.2.3. Після візування проекту договору в порядку, визначеному підпунктом 2.1.2 пункту 2.1 розділу II цього Порядку, структурний підрозділ, що супроводжує договір, подає його разом з Технічним завданням на науково-дослідну та дослідно-конструкторську роботу на підпис Голові Держкомтелерадіо України (або одному із його заступників в разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень).

3.3. Укладання трудового договору (контракту) з керівником державного підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Держкомтелерадіо України

3.3.1. Наймання на роботу керівника підприємства, установи, організації, що належить до сфери управління Держкомтелерадіо України (далі - підприємство), здійснюється шляхом укладання з ним контракту відповідно до Закону України "Про управління об'єктами державної власності" , Положення про порядок укладання контракту з керівником підприємства, що є у державній власності, при найманні на роботу , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.03.93 № 203, постанови Кабінету Міністрів України від 02.08.95 № 597 "Про типову форму контракту з керівником підприємства, що є у державній власності" та інших нормативно-правових, що регулюють питання у цій сфері.

3.3.2. Контракт з керівником підприємства укладається, переукладається або продовжується у разі:

а) закінчення терміну дії контракту;

б) звільнення попереднього та призначення наступного керівника підприємства;

в) перетворення державного підприємства у відкрите акціонерне товариство або іншу форму господарювання.

3.3.3. Проект контракту з керівником підприємства готується відділом кадрової роботи та державної служби та подається на підпис Голові Держкомтелерадіо України (або одному із його заступників в разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень) після проходження візування в порядку, визначеному пунктом 2.1 розділу II цього Порядку.

4.1. Порядок пред'явлення претензій

4.1.1. У разі невиконання або неналежного виконання іншою стороною умов договору керівник структурного підрозділу, який супроводжує договір, невідкладно вносить письмові пропозиції юридичній службі про проведення претензійної роботи та надає всі необхідні для цього документи.

4.1.2. За наявності підстав та обґрунтованості вимог матеріали для пред'явлення претензії передаються юридичній службі, яка готує претензію за участю відповідних структурних підрозділів Держкомтелерадіо України.

4.1.3. У претензії зазначаються:

а) повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та підприємства, яким претензія пред'являється; дата пред'явлення і номер претензії;

б) обставини, на підставі яких пред'явлено претензію; докази, що підтверджують ці обставини; посилання на відповідні нормативні акти;

в) вимоги заявника;

г) сума претензії та її розрахунок, якщо претензія підлягає грошовій оцінці; платіжні реквізити заявника претензії;

д) перелік документів, що додаються до претензії, а також інших доказів.

Документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах чи належним чином засвідчених копіях. Документи, які є у другої сторони, можуть не додаватись до претензії із зазначенням про це у претензії. До претензії про сплату грошових коштів може додаватися платіжна вимога-доручення на суму претензії.

Претензія підписується Головою Держкомтелерадіо України або одним із його заступників, в разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень, та надсилається адресатові рекомендованим листом чи вручається під розписку.

4.1.4. Претензія, після візування відповідними структурними підрозділами, підписується Головою Держкомтелерадіо України (або одним із його заступників в разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень), реєструється в журналі обліку, який ведеться юридичною службою, та направляється адресатові рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

4.1.5. Структурний підрозділ, що супроводжував договір, та юридична служба здійснюють контроль за своєчасним надходженням відповідей від підприємств, яким були пред'явлені претензії.

У разі необхідності може бути надіслано нагадування про прискорення надання відповіді на претензію, яке підписується в тому ж порядку, що і сама претензія.

4.1.6. Претензія має бути розглянута відповідачем у місячний строк з дня її одержання, якщо інше не визначене законодавством.

4.1.7. Про фактичне задоволення претензійних вимог юридична служба здійснює запис в журналі обліку претензій.

4.1.8. Якщо претензія відповідачем відхилена повністю або частково без належних підстав, залишена без відповіді, юридична служба вживає заходів щодо підготовки позову.

4.1.9. Для підготовки юридичною службою претензій чи позовів, структурний підрозділ, що супроводжує договір, має надати усі необхідні для цього документи.

4.2. Порядок розгляду претензій, пред'явлених Держкомтелерадіо України

4.2.1. Голова Держкомтелерадіо України або один із його заступників при надходженні претензій розглядає їх і надсилає на перевірку відповідному структурному підрозділу та юридичній службі для виконання.

4.2.2. При перевірці матеріалів претензії слід з'ясувати такі обставини:

- наявність всіх документів, що підтверджують обґрунтованість претензії;

- правильність складання розрахунку;

- наявність правових підстав для визнання чи відхилення претензії.

4.2.3. Якщо до претензії не додані всі документи, необхідні для її розгляду, вони витребовуються у заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше п'яти днів, не враховуючи часу поштового обігу. При цьому перебіг строку розгляду претензії зупиняється до одержання витребуваних документів чи закінчення строку їх подання. Якщо витребувані документи у встановлений строк не надійшли, претензія розглядається за наявними документами.

Претензія розглядається в місячний строк, який обчислюється з дня одержання претензії.

Витребувані додаткові документи повинні бути такими, що дійсно необхідні для розгляду претензії і відсутні у Держкомтелерадіо України.

Якщо у встановлений строк відомості чи документи не одержані, претензія розглядається за наявними документами.

4.2.4. Після первинної правової оцінки претензійні матеріали передаються юридичною службою у відповідні підрозділи для надання висновку по суті претензійних вимог. Матеріали передаються під розписку через канцелярію.

4.2.5. Структурний підрозділ, який отримав претензійні матеріали, повинен перевірити їх та надати письмовий висновок щодо обґрунтованості претензійних вимог. У разі необхідності, структурний підрозділ проводить звірку розрахунків, службову перевірку та інші дії, що забезпечують врегулювання спору в претензійному порядку.