Прослухавши доповідь начальника відділу бухгалтерського обліку, звітності, організаційного та ресурсного забезпечення, технічного захисту інформації та захисту персональних даних Негоди Л.М. "Про підсумки виконання кошторису ДСЗПД за 2011 рік", колегія констатує, що основні зусилля у своїй діяльності щодо виконання визначених Положенням про Державну службу України з питань захисту персональних даних , затвердженим Указом Президента України від 06.04.2011 № 390 (далі - Положення про ДСЗПД), заходів з організації планово-фінансової роботи в апараті ДСЗПД були зосередженні на виконанні кошторису за 2011 рік та на здійсненні суворого контролю за цільовим використанням державних коштів. Протягом звітного періоду не допущено випадків порушень фінансової дисципліни, дебіторської та кредиторської заборгованості, несвоєчасної сплати за видатками державного бюджету.

Прослухавши доповідь начальника управління реєстрації баз персональних даних Кривди С.Г. "Про заходи щодо удосконалення реалізації ДСЗПД державної політики у сфері захисту персональних даних в частині реєстрації баз персональних даних", колегія констатує наступне.

З метою реалізації завдань, визначених Положенням про ДСЗПД, та на виконання абзацу 3 пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 2011 року № 616 "Про затвердження Положення про Державний реєстр баз персональних даних та порядку його ведення" (далі - Положення про реєстр) управлінням реєстрації баз персональних даних (далі - Управління) відповідно до вимог законодавства, що регламентує процедуру (процес) реєстрації баз персональних даних в Державному реєстрі баз персональних даних (далі - Реєстр) з 1 липня 2011 року розпочато реєстрацію баз персональних даних у Реєстрі.

Проте, внаслідок отримання значної кількості заяв про реєстрацію баз персональних даних, що починаючи з другої половини жовтня 2011 року почали надходити до ДСЗПД в надзвичайно великому обсязі, працівники Управління фізично не в змозі виконати вимоги законодавства у сфері захисту персональних даних в частині повідомлення заявника протягом доби про отримання заяви та щодо реєстрації (відмови у реєстрації) бази персональних даних з виданням свідоцтва протягом десяти робочих днів. При цьому керівництвом та працівниками Управління вживалися всі можливі заходи щодо додержання вимог законодавства.

На зазначений недолік також було вказано робочою групою Мін'юсту в акті за підсумками проведеної 20.10.2011 перевірки порядку реєстрації баз персональних даних у Реєстрі, що здійснювалася відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 17.10.2011 № 3187/5.

З метою своєчасного реагування та вжиття заходів щодо усунення означеного недоліку ДСЗПД вжито комплекс наступних заходів.

1. З 1 січня 2012 року було припинено використання системи електронного документообігу АСКОД, яка в ході експлуатації не виправдала своє призначення та значно уповільнювала процедуру реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції.

2. Внесено зміни до Інструкції з діловодства ДСЗПД, в результаті чого заяви про реєстрацію баз персональних даних, що надходять до ДСЗПД, реєструються безпосередньо Управлінням.