На підставі постанови Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 р. № 1569 "Про затвердження Загального положення про колегію центрального органу виконавчої влади і місцевої державної адміністрації" , на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 14 березня 2007 р. № 435 та Указу Президента України від 6 квітня 2011 року № 407/2011 "Про затвердження Положення про Державну архівну службу України"

1. Затвердити Положення про колегію Державної архівної служби України (додається).

2. Начальникам структурних підрозділів, секретарю колегії Укрдержархіву, керівникам державних архівних установ забезпечити чітке і повне виконання вимог Положення.

3. Вважати таким, що втратив чинність, наказ Держкомархіву від 14.05.2007 № 74 "Про затвердження Положення про колегію Держкомархіву" .

4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

1. Колегія Державної архівної служби України (Укрдержархіву) є консультативно-дорадчим органом, утвореним для погодженого вирішення питань, що належать до його компетенції та для колективного і вільного обговорення найважливіших напрямів діяльності, перспектив розвитку архівної справи, діловодства та системи страхового фонду документації (СФД).

2. У своїй роботі колегія керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України, Укрдержархіву, іншими актами законодавства України та цим положенням.

3. Рішення про утворення колегії приймається Головою Укрдержархіву.

4. Колегія Укрдержархіву:

1) обговорює і приймає рішення щодо перспектив і найважливіших напрямів діяльності Укрдержархіву, архівних установ, установ СФД;

2) розглядає пропозиції щодо:

• удосконалення законодавства з питань, що належать до компетенції Укрдержархіву;

• забезпечення співпраці з Секретаріатом Президента України, Верховною Радою України, Кабінетом Міністрів України, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, місцевими держадміністраціями, органами місцевого самоврядування;

• реалізації державної політики у сфері архівної справи, діловодства та системи СФД, забезпечення її реалізації;

• розширення міжнародного співробітництва у сфері архівної справи, діловодства та СФД;

3) обговорює прогнози і проекти програм розвитку архівної справи, діловодства та СФД, інші програми та визначає шляхи їх реалізації;

4) аналізує стан дотримання законодавства з питань архівної справи, діловодства, СФД, державної служби, організаційно-кадрової роботи та виконавської дисципліни;

5) розглядає питання про стан дотримання Укрдержархівом та центральними державними архівами, установами СФД фінансової, бюджетної дисципліни, збереження та використання державного майна, здійснення внутрішнього фінансового контролю та усунення виявлених недоліків;

6) розробляє пропозиції щодо вдосконалення діяльності Укрдержархіву, архівних установ, установ СФД;

7) розглядає результати роботи Укрдержархіву, архівних установ, установ СФД, інших підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності й підпорядкування (в межах компетенції);

8) аналізує стан роботи Укрдержархіву, архівних установ та установ СФД з питань забезпечення прав і свобод людини і громадянина;

9) розглядає інші питання, пов'язані з реалізацією завдань, покладених на Укрдержархів.

5. До складу колегії входять:

• Голова Укрдержархіву (голова колегії), його заступники за посадою та інші керівні працівники Укрдержархіву;

• посадова особа Міністерства юстиції, визначена Міністром юстиції;

• член правління всеукраїнської асоціації органів місцевого самоврядування;

• представник профспілки;

• у разі потреби - керівники інших центральних органів виконавчої влади, а також установ, що належать до сфери управління Укрдержархіву, народні депутати, представники інших органів державної влади, Адміністрації Президента України (за згодою).

6. Кількісний та персональний склад колегії визначається Головою Укрдержархіву.

7. Організаційною формою роботи колегії є засідання. Періодичність проведення засідань колегії визначається її головою.

8. У разі потреби можуть проводитися розширені та виїзні засідання колегії, а також спільні засідання з колегіями інших органів виконавчої влади.

9. Робота колегії проводиться відповідно до затвердженого її головою плану засідань на рік (квартал), який є складовою частиною плану-звіту організаційної роботи Укрдержархіву на рік (квартал). У плані зазначаються питання, що необхідно розглянути, особи, відповідальні за підготовку і подання матеріалів на засідання колегії, орієнтовна дата проведення засідань колегії.

10. Проект плану проведення засідань колегії формується на основі пропозицій голови та членів колегії, керівників структурних підрозділів, які попередньо погоджують їх з відповідними заступниками Голови Укрдержархіву.

11. Затверджений план засідань колегії розсилається членам колегії, керівникам структурних підрозділів Укрдержархіву, архівним установам не пізніше ніж за 5 днів до початку року (кварталу).

12. Додаткові питання до затвердженого плану засідань колегії можуть бути включені до порядку денного засідання колегії за рішенням її голови не пізніше ніж за десять днів до чергового засідання.

13. Час, місце проведення та порядок денний засідання колегії визначаються головою колегії.

14. Підготовка проекту порядку денного засідання колегії згідно із затвердженим планом засідань та з урахуванням внесених пропозицій здійснюється секретарем колегії, який не пізніше ніж за десять днів до засідання подає його голові колегії для погодження, складає список запрошених осіб із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи та займаних посад, визначає необхідність забезпечення їх відповідними матеріалами.

15. На розгляд колегії подаються:

1) проект порядку денного засідання колегії з визначенням доповідача з кожного питання;

2) довідка з викладенням обґрунтованих висновків і пропозицій;

3) проект рішення колегії, завізований усіма особами, які брали участь у підготовці питання, а також керівниками структурних підрозділів, які мають виконувати це рішення в разі його прийняття;