Відповідно до Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року № 1040, з метою встановлення єдиного порядку обліку, зберігання та підтримання в контрольному стані актів законодавства України в Держземагентстві України, вдосконалення роботи щодо здійснення систематизації законодавства

1. Затвердити Положення про порядок здійснення обліку та систематизації законодавства в Держземагентстві України (далі - Положення), що додається.

2. Юридичному управлінню забезпечити неухильне дотримання вимог, установлених Положенням.

3. Голові Рескомзему, начальникам головних управлінь Держкомзему в областях, мм. Києві та Севастополі, керівникам підприємств, що входять до сфери управління Держземагентства України, Держкомзему забезпечити розроблення та затвердження положень у відповідних органах та неухильне їх виконання.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Систематизація законодавства - засіб реформування, упорядкування законодавства, зведення його до певної внутрішньоузгодженої системи. За допомогою систематизації усуваються недоліки, повтори, застарілі норми тощо. Це процес зведення актів законодавства до єдності шляхом внутрішньої та зовнішньої обробки їх змісту.

Облік і систематизація актів законодавства в Держземагентстві України здійснюється з метою надання допомоги працівникам в оперативному пошуку законодавчих актів, забезпечення їх точною і повною інформацією про чинне законодавство України.

1.1. Положення про порядок здійснення обліку та систематизації законодавства в Держземагентстві України (далі - Положення) визначає порядок ведення інформаційного фонду Держземагентства України, обліку, зберігання та підтримання в контрольному стані актів законодавства у сфері земельних відносин.

1.2. Акти законодавства України, спеціальна юридична література, електронні інформаційні правові системи, що зберігаються та використовуються в Держземагентстві України становлять інформаційний фонд.

1.3. Інформаційний фонд складається з:

- документального фонду актів законодавства (далі - документальний фонд), до складу якого належить: Конституція України, кодекси України, тексти актів законодавства, отриманих Держземагентством України з Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, бюлетень "Офіційний вісник України", бюлетень "Офіційний вісник України. Із змінами", газета "Урядовий кур'єр" та газета "Голос України";

- бібліотечного фонду юридичної літератури, періодичних видань (далі - бібліотечний фонд), до складу якого належать вітчизняні та зарубіжні публічно-правові видання на всіх видах носіїв інформації у сфері земельних відносин.

1.4. Ведення інформаційного фонду здійснюється спеціалістами Відділу дозвільної та регуляторної діяльності і систематизації нормативно-правових актів Юридичного управління.

1.5. Відповідальність за стан роботи з обліку, підтримання в контрольному стані, використання та зберігання актів законодавства України покладається на керівника Юридичного управління.

2.1. Компетенція Юридичного управління з питань обліку, зберігання та підтримання в контрольному стані актів законодавства:

- здійснення комплектування свого інформаційного фонду Конституцією України, кодексами України, офіційними періодичними друкованими виданнями, науковою і спеціальною юридичною літературою;

- забезпечення обліку, зберігання та підтримання у контрольному стані Конституції України, кодексів України, актів законодавства України, опублікованих в "Офіційному віснику України", "Офіційному віснику України. Із змінами".

2.2. Облік актів законодавства.

2.2.1. Акти законодавства України, що надходять до Держземагентства України, підлягають обліку.

2.2.2. Облік актів законодавства здійснюється шляхом ведення:

- журналу обліку актів законодавства України;

- журналу обліку міжнародних договорів;

- контрольних примірників актів законодавства України.

2.2.3. Ведення журналу обліку актів законодавства здійснюється за кожним видавником актів окремо, шляхом внесення інформації, у якій зазначаються номер, дата прийняття, вид, видавник, назва, джерело опублікування актів законодавства України в офіційних друкованих виданнях.

У журналі обліку міжнародних договорів зазначаються: номер, країна, вид, назва, дата підписання, дата ратифікації (затвердження, приєднання), дата набрання чинності, дата денонсації, дата втрати чинності, термін дії міжнародного договору, який обліковується.

2.3. Техніка підтримання актів законодавства в контрольному стані.

2.3.1. Контрольним примірником акта законодавства є примірник, у якому проставляються відмітки про всі зміни, доповнення, зупинення дії, поширення, продовження або збереження дії та про визнання акта (статті, пункту) таким, що втратив чинність, та зазначається інформація про вид, номер і дату прийняття, офіційне джерело опублікування акта, яким внесені зміни.

На першій сторінці контрольного примірника акта законодавства (збірника актів законодавства) проставляється штамп або робиться напис "Контрольний примірник". Штампи (написи) "Контрольний примірник" проставляються на титульних сторінках контрольних примірників кодексів України, "Офіційного вісника України", "Офіційного вісника України. Із змінами".

Підтримання актів законодавства України у контрольному стані передбачає внесення до тексту акта змін і доповнень на підставі актів законодавства, якими ці зміни вносяться.

2.3.2. При внесенні змін і доповнень до актів законодавства використовуються такі скорочення: