Держкомархів в межах компетенції розглянув звернення від 22.02.2011 р. N Д/36/02 та N Д/48/02 і повідомляє таке.

Щодо терміна "зіпсуття документів", то він не є унормованим. Зіпсувати документ не можна; зіпсованими можуть бути інструмент, прилад, їжа тощо. Документ може бути пошкодженим в будь-якій його частині (інформаційній, носія інформації) в результаті навмисної або ненавмисної людської дії, дії різних чинників: технологічних аварій, порушення режимів зберігання, комах, тварин, грибів тощо. Термін "пошкодження документів" вживається в Законі України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" у статті 21, пункт 3.

Щодо терміна "засвідчена належним чином копія документа", то він легітимний. У Примірній інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153) в п. 4.10 "Оформлення копій документів" є підпункт 4.10.2, в якому регламентується порядок засвідчення службових документів. Термін "засвідчена копія" зафіксовано в термінологічному словнику "Архівістика" (Київ, 1998), де його визначення таке: "копія писемного або графічного документа, на якій відповідно до встановленого порядку проставляють необхідні реквізити, що надають їй юридичну силу оригіналу документа" (с. 31). Втім цей термін може також відноситись до засвідчення не тільки службових, а й особистих документів, наприклад, офіційного походження - паспорта, військового білета, диплома про освіту тощо, зокрема нотаріального чи відбитком штампа "апостиль". Але ці питання знаходяться поза компетенцією архівної служби.