З метою забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації в головних управліннях МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Київ та Севастополь, підвищення якості їх відпрацювання та з урахуванням вимог Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої, постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153,

1. Затвердити Примірне положення про структурний підрозділ з документального забезпечення Головного управління МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Київ та Севастополь, що додається.

2. Начальникам головних управлінь МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Київ та Севастополь привести у місячний строк власні акти у відповідність із цим наказом.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Адміністративного департаменту Пачківа І.В.

1. Загальні положення

1.1. Структурний підрозділ з документального забезпечення Головного управління МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Київ та Севастополь утворюється начальником Головного управління (далі - начальник Головного управління) з метою забезпечення єдиного обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації. Структурний підрозділ з документального забезпечення підпорядковується начальнику Головного управління.

1.2. Структурний підрозділ з документального забезпечення (далі - Підрозділ) у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Положенням про МНС України, Інструкцією з діловодства в МНС, Положенням про Головне управління, актами МНС та Головного управління, а також цим Положенням.

1.3. Структуру Підрозділу і граничну чисельність його працівників визначає начальник Головного управління.

1.4. Положення про Підрозділ та посадові інструкції працівників Підрозділу затверджуються начальником Головного управління (підписуються начальником Підрозділу).

1.5. Призначення, переміщення і звільнення працівників Підрозділу здійснюється наказом начальника Головного управління відповідно до чинного законодавства.

1.6. У разі відсутності одного із працівників Підрозділу (відпустка, відрядження, хвороба) його функції тимчасово виконує інший працівник Підрозділу.

2. Основні завдання Підрозділу

2.1. Документальне забезпечення діяльності Головного управління.

2.2. Організація діловодства, встановлення єдиного порядку роботи з документами в усіх структурних підрозділах Головного управління.

2.3. Забезпечення чіткої організації централізованої реєстрації документів та діловодного контролю за їх виконанням.

2.4. Обов'язкова реєстрація у Підрозділі всіх документів, що надходять до Головного управління та видаються ним.

2.5. Ведення архівної справи в Головному управлінні.

2.6. Підготовка проектів наказів і доручень керівництва Головного управління з питань, що належать до компетенції Підрозділу.

3. Функції Підрозділу

Підрозділ згідно з покладеними на нього обов'язками:

3.1. Забезпечує прийом, реєстрацію, облік, зберігання та відправку, оперативний розшук, інформування за документами, своєчасний розподіл документів та кореспонденції для доповіді начальнику Головного управління та його заступникам.

3.2. Доводить у визначені строки до відома структурних підрозділів Головного управління, підвідомчих організацій накази начальника Головного управління, вказівки заступників начальника Головного управління відповідно до порядку, визначеного Інструкцією з діловодства у МНС.

3.3. Здійснює контроль за якістю, правильністю підготовки, оформлення документів та вживає заходів до скорочення термінів проходження документів, узагальнює і аналізує відомості з документообігу в Головному управлінні.

3.4. Здійснює реєстрацію вихідних документів, підготовлених управлінням з питань наглядово-профілактичної діяльності та управлінням (відділом) Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки, які направляються за межі апарату Головного управління.

Реєстрація вихідних документів здійснюється у встановленому порядку в окремих журналах, відповідно до номенклатури справ Головного управління з присвоєнням відповідного індексу особи, що має право першого підпису вихідних документів.

Категорично забороняється реєстрація та відправка зазначених вихідних документів в іншому порядку.

3.5. Здійснює діловодний контроль за строками виконання документів.

3.6. Складає зведену номенклатуру справ Головного управління.

3.7. Забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності Головного управління, для передачі на державне зберігання:

приймає документи від структурних підрозділів Головного управління, впорядковані відповідно до діючих правил, через два роки після завершення їх виробництва;

здійснює облік і забезпечує повну схоронність прийнятих на зберігання справ;

організовує і здійснює експертизу цінності документальних матеріалів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі у державний архів;

уніфікує системи документації та документи з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації, інші нормативи в Головному управлінні та підрозділах, що належать до сфери його управління;

засвідчує негербовою печаткою документи у випадках, передбачених Інструкцією з діловодства у МНС;

видає у встановленому порядку справи та копії документів заінтересованим організаціям і окремим особам з метою службового та наукового використання документальної інформації; видає архівні довідки, дає консультації;

готує зведені описи справ постійного зберігання та по особовому складу;

складає акти на знищення документів, строки яких закінчились;

здійснює передачу справ постійного зберігання Головного управління до місцевих державних архівів;

організовує роботу архіву Головного управління відповідно до Положення про державний архівний фонд України та інших нормативно-правових документів з архівної справи.

3.8. Веде облік бланків наказів і листів Головного управління, у встановленому порядку контролює їх використання за призначенням.